Zachte landing op een zorgzame wolk

Ouderenzorg waar ouderen blij van worden. Dat is waar BrabantZorg (6.000 medewerkers, 3.500 vrijwilligers en 10.000 cliënten) voor gaat. Dat lukt alleen als IT toepassingen doen wat ze moeten doen. Maar welke IT-omgeving sluit aan bij de missie en identiteit van de organisatie? Die vraag werd in 2020 ineens heel actueel.

Bas Baars, Head of Northern Europe Field Marketing, Google Cloud: “BrabantZorg kwam vrij snel tot de conclusie dat hun Microsoft 365-omgeving het lastig maakte om ouderenzorg van wereldklasse te leveren. Zo duurde het erg lang om elektronische patiëntendossiers (EPD’s) te openen, was het Identity & Access Management (IAM) niet op orde en kon er niet of nauwelijks digitaal worden samengewerkt.” Tijd voor een herbezinning dus. “Ja. BrabantZorg had behoefte aan een cloud native oplossing, zodat teams autonomer konden werken. Tegelijkertijd moest die omgeving online samenwerken faciliteren en goed zijn beveiligd.”

Partner met lef

In Adapta vond BrabantZorg een Google Partner met lef. “Zij hebben een pilot van zes maanden gedraaid, waarbij 10% van de BrabantZorg collega’s Workspace gebruikten. Van zorgprofessionals tot administratief medewerkers en managers. Als onderdeel van de pilot werd multifactorauthenticatie van Google ingevoerd en werden door Adapta nieuwe systemen geïmplementeerd voor facturatie, HR en elektronische patiëntendossiers. Deelnemers werkten op Chromebooks. Die hun waarde extra bewezen toen Covid het land binnenviel, bijvoorbeeld door Google Meet in te zetten voor e-learning en patiënt / zorgverlener interacties.”

Van pilot naar all good

Het oordeel over de pilot was positief. “Bijna 90% van de medewerkers wilde niet terug naar de oude situatie,” vertelt Arno Boudewijns, Manager Ondersteuning en Advies bij BrabantZorg. “Beslissen was makkelijker dankzij goed op elkaar afgestemde processen. Collega’s konden sneller bij medische dossiers. En Google Chat en Meet gaven de onderlinge samenwerking een boost.“ Het volgende doel? Alle teams overzetten! Arno: “Dankzij de goede ondersteuning van Adapta en de hoge mate van interne buy-in zijn we daar in vijf maanden in geslaagd.”

Positieve bijeffecten

Los van de directe winst voor medewerkers – alles werkt een stuk makkelijker – was sprake van positieve organisatorische bijeffecten. Boudewijns: “Een goed voorbeeld is snelheidswinst. Chromebooks zijn altijd verbonden, waardoor het opleveren van nieuwe zorgplannen nu 9 minuten sneller verloopt. Bovendien hebben onze mensen 60% sneller toegang tot medische dossiers. Daar komt bij dat Adapta Workspace kostenefficiënter is. Onder de streep besparen we bijna 50% ten opzichte van de Microsoft-omgeving!”