Tip van de Week: Zorg voor rust tijdens vrije dagen met een duidelijke afwezigheidsassistent

Heb je binnenkort vakantie of een paar dagen vrij, maar ben je bang dat dringende mailtjes doorlopen? Wil je na je vrije dagen niet verzopen worden in de vragen?

Met een automatische afwezigheidsassistent (Out of Office) in Gmail informeer je afzenders direct dat je er niet bent.

Waarom is dit handig?

Met de afwezigheidsassistent stel je in dat Gmail automatisch een vooraf ingesteld bericht terugstuurt naar iedereen die jou mailt tijdens je afwezigheid. Hierin geef je aan van wanneer tot wanneer je afwezig bent én naar wie ze kunnen uitwijken voor dringende zaken. Het instellen kost slechts twee minuten, maar zorgt ervoor dat je je werk écht even kunt loslaten zodra de dienst erop zit.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is essentieel voor wijkverpleegkundigen en casemanagers die direct contact onderhouden met cliënten, mantelzorgers, huisartsen en ketenpartners.

Praktijkvoorbeeld:
In de wijkzorg lopen vragen en zorgverzoeken continu door. Als een huisarts of transferverpleegkundige jou een e-mail stuurt over een dringende medicatiewijziging of een nieuwe zorgaanvraag, willen ze snel weten waar ze aan toe zijn.

Zonder afwezigheidsbericht blijft je mail openstaan tot je terug bent. Met een duidelijke afwezigheidsassistent zien cliënten en ketenpartners direct dat je vrij bent én weten ze bij welke collega of welk centraal wijkteam-nummer ze terechtkunnen voor spoedgevallen. Dat geeft de afzender helderheid en jou volledige rust tijdens je vrije dagen!

Hoe pas ik dit toe?

Het instellen van je afwezigheidsassistent in Gmail is zo gebeurd. We leggen het stap voor stap uit:

1. Open Gmail op je computer of laptop.

2. Klik rechtsboven op het Tandwiel-icoon (Instellingen) en kies voor Alle instellingen bekijken.

3. Scroll op het tabblad Algemeen helemaal naar beneden naar het onderdeel Afwezigheidsassistent.

4. Schakel de Afwezigheidsassistent in.

5. Vul de Eerste dag en (optioneel) de Laatste dag van je afwezigheid in.

6. Vul een Onderwerp in (bijv. “Afwezig: [Jouw Naam]”).

7. Schrijf je Bericht. Tip voor de wijkzorg: vermeld duidelijk dat e-mails niet worden doorgestuurd en noteer het algemene telefoonnummer/e-mailadres van jouw wijkteam of achterwacht voor spoedgevallen.

8. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Bekijk de video.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!