Tip van de Week: Vervaldatum instellen voor gedeelde bestanden in Google Drive

Heb je weleens een bestand gedeeld met iemand, om er later achter te komen dat die persoon nog steeds toegang heeft terwijl dat niet meer de bedoeling is?

Wil je voorkomen dat je handmatig de toegang moet intrekken voor documenten die slechts tijdelijk beschikbaar moeten zijn? Met de vervaldatum-functie in Google Drive kun je dit eenvoudig instellen. Dit zorgt voor meer veiligheid en gemak, en je hoeft je geen zorgen meer te maken over langdurige toegang.

De vervaldatum-functie geeft je de mogelijkheid om de toegang tot een bestand of map automatisch te laten vervallen na een bepaalde periode. Je kunt per gebruiker instellen hoe lang het gedeelde bestand toegankelijk blijft, of het nu een dag, een week of een maand is. Na de ingestelde datum wordt de toegang van de gebruiker automatisch omgezet naar ‘Geen toegang’. De gebruiker wordt hiervan per e-mail op de hoogte gesteld.

Waarom is dit handig?

Het grootste voordeel hiervan is dat je de controle behoudt over je bestanden, zonder dat je er handmatig naar hoeft om te kijken. Dit is essentieel voor documenten die gevoelige informatie bevatten of die slechts voor een specifieke periode gedeeld mogen worden. Het vermindert het risico op ongeautoriseerde toegang op de lange termijn en bespaart je tijd en moeite.

Voor wie interessant?

Deze tip is met name handig voor iedereen die regelmatig bestanden deelt, zoals:

• Verpleegkundigen: Om tijdelijk toegang te verlenen tot tijdelijke protocollen of richtlijnen.
• Artsen en specialisten: Een externe consultant of gastspecialist krijgt tijdelijk toegang tot een specifiek patiëntendossier voor een eenmalige second opinion.
• Projectmanagers: Voor het delen van tijdelijke projectdocumenten met externe partijen of freelancers.
• HR-afdelingen: Voor het delen van vertrouwelijke documenten, zoals contracten of kandidaatprofielen, die na een bepaalde tijd niet meer toegankelijk hoeven te zijn.

Stel je voor dat je een projectverslag deelt met een externe consultant. Je wilt dat hij het rapport kan inzien en bewerken, maar slechts tot de deadline van volgende week. Door een vervaldatum in te stellen, weet je zeker dat de toegang na die deadline automatisch wordt ingetrokken. Zo hoef je het niet te onthouden en ben je ervan verzekerd dat de informatie alleen toegankelijk is zolang dat nodig is.

Hoe kun je dit toepassen?

Het instellen van een vervaldatum voor een gedeeld bestand is een fluitje van een cent:

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map in Google Drive.

2. Kies Delen en klik vervolgens nogmaals op Delen.

3. Er verschijnt een venster waarin je de personen ziet met wie het bestand is gedeeld.

4. Klik op het dropdownmenu naast de naam van de gebruiker (bijvoorbeeld ‘Bewerker’ of ‘Lezer’).

5. Selecteer de optie Vervaldatum instellen.

6. Kies de gewenste datum waarop de toegang moet vervallen. Je kunt de vervaldatum ook handmatig wijzigen of verwijderen als dat nodig is.

7. Klik op Opslaan.

Toch liever een visuele uitleg? Klik dan op onderstaande link voor een stap voor stap uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!