Tip van de Week: Vernieuwde manier om snel afspraken in te plannen in Gmail!

Het was al een tijdje mogelijk om afspraken via Gmail te plannen met collega’s door beschikbare tijden voor te stellen, sinds kort is dit vernieuwd en nog makkelijker geworden door Gemini. Je hoeft hiervoor nog minder te doen.

Gemini is de slimme assistent van Google die je helpt met allerlei taken in Google Workspace, waaronder het plannen van afspraken.

Wat is er nieuw?

Wanneer je een e-mail schrijft of beantwoordt waarin je een afspraak wilt maken, verschijnt er nu een handige “Help mij met plannen”-optie waarmee je Gemini kan vragen om hulp:

👉 Gemini kijkt in jouw Google Agenda: De assistent zoekt naar momenten in jouw agenda dat je vrij bent.

 

👉 Gemini stelt beschikbare tijden voor: Op basis van de context van je e-mail (bijvoorbeeld als je vraagt om een meeting van 30 minuten) en je beschikbaarheid, maakt  Gemini een lijstje met geschikte tijden.

👉 Geen gedoe met handmatig controleren: Je hoeft niet meer zelf je agenda te openen en de tijden over te typen in je mail.

 

👉 De ontvanger kiest: Je stuurt de voorgestelde tijden in je e-mail. Zodra de ontvanger één van de opties kiest, wordt de afspraak automatisch in beide agenda’s gezet!

Dit bespaart jou en je collega’s enorm veel tijd en maakt het plannen van een 1-op-1 afspraak soepel en snel.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal als je vaak 1-op-1 afspraken plant.

Praktijkvoorbeelden:

• Als zorgprofessional die met patiënten of cliënten contact heeft:
  Moet je een vervolgafspraak maken? Stuur in de e-mail direct een paar beschikbare momenten mee, zodat de patiënt meteen kan reageren en de afspraak vaststaat. Zo is er snel duidelijkheid!
• Als je samenwerkt met een collega van een andere afdeling:
  Moeten jullie even kort overleggen over een gezamenlijk project? Door Gemini te laten helpen met plannen, voorkom je een lange mailwisseling en staat de afspraak er in een paar klikken in.

Wat levert het op?

✅ Tijdbesparing

✅ Gemak

✅ Geen onnodig heen-en-weer mailen

Interessant! Maar hoe?

Onderstaand de stappen om deze handige functie te gebruiken. Let op: dit werkt vooralsnog vooral voor 1-op-1 afspraken.

1. Ga naar Gmail op je computer.

2. Stel een nieuwe e-mail op of beantwoord een e-mail waarin je een afspraak wilt plannen.

3. Kijk onderaan je e-mailbericht en klik op de knop ‘Help me met plannen’ (soms zit deze knop onder de drie puntjes ‘Meer opties’).

4. Gemini zoekt nu in je Google Agenda en stelt een lijst met tijden voor waarop je vrij bent.

5. Je kunt de details en opties bewerken door op het pennetje te klikken.

6. Verstuur de e-mail. De ontvanger kan nu direct een tijd kiezen en de afspraak wordt automatisch toegevoegd aan jullie agenda’s!

Je kunt dit per afspraak handmatig doen (rechtermuisknop op de afspraak), maar voor herhalende afspraken is het ook mogelijk deze in een keer allemaal aan te passen. We leggen stap voor stap uit hoe je dit doet. Klik op het plaatje of de button voor een uitgebreide uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!