Tip van de Week: Twee versies van een document? Vergelijk ze in een handomdraai!

Heb je weleens getwijfeld of je wel in de meest recente versie van een behandelplan of protocol aan het werken bent? Vraag je je af wat een collega precies heeft aangepast in dat lange verslag?

Met de functie ‘Documenten vergelijken’ in Google Documenten zie je de verschillen direct, zonder dat je zelf tekst voor tekst hoeft na te lopen.

Waarom is dit handig?

Soms zwerven er verschillende versies van hetzelfde document rond, of wil je een concept vergelijken met de definitieve versie van vorig jaar. In plaats van twee schermen naast elkaar te zetten en handmatig te zoeken naar verschillen, doet Google Documenten het werk voor je. Het blijft uiteraard beter om in 1 versie van een document te werken. 😉

De functie maakt automatisch een nieuw, derde document aan waarin alle verschillen als ‘voorstellen’ gemarkeerd staan. Zo zie je precies wat er is toegevoegd, verwijderd of gewijzigd. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten in belangrijke zorgdocumentatie.

Voor wie is dit interessant?

Deze functie is perfect voor jou en je collega’s in de zorg, bijvoorbeeld in deze situaties:

1. Protocollen updaten: Moet een jaarlijks protocol worden herzien? Vergelijk de oude versie met de nieuwe versie om er 100% zeker van te zijn dat alle wettelijke wijzigingen correct zijn doorgevoerd en er niet per ongeluk belangrijke info is gewist.

2. Sjablonen en cliëntovereenkomsten controleren: Stel dat een cliënt of een externe organisatie een ingevulde overeenkomst of zorgcontract naar je terugstuurt als een los document. Door dit document te vergelijken met jouw originele, lege sjabloon, zie je in één oogopslag of er ergens stiekem tekst is aangepast of verwijderd voordat ze tekenden.

3. Kwaliteitshandboeken: Bij het opstellen van kwaliteitsdocumenten kun je de feedback van verschillende afdelingen eenvoudig vergelijken met het origineel om te zien welke suggesties de meeste impact hebben.

Hoe pas ik dit toe?

Je vindt deze functie heel eenvoudig in een geopend Google Document:

1. Open het document dat je wilt vergelijken.

2. Klik bovenin het menu op Extra.

3. Kies voor Documenten vergelijken.

4. Selecteer het tweede document uit je Google Drive waarmee je wilt vergelijken.

5. Klik op Vergelijken.

Toch liever een visuele uitleg? Klik op onderstaande link, dan leggen we het stap voor stap uit!

Bekijk de uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!