Tip van de Week: Snellere samenwerking in documenten met @-verwijzingen

Heb je ook genoeg van die eindeloze mailwisselingen over één zorgplan? Wil je direct de aandacht van een collega bij een specifiek onderdeel van een verslag?

Met @-verwijzingen in Google Docs kun je direct in het document communiceren en taken toewijzen. Door het @-symbool te typen in een Google Doc, roep je een menu op waarmee je direct een collega, een datum of zelfs een ander document kunt koppelen.

Waarom is dit handig?

Wanneer je een collega noemt met hun naam, krijgt diegene daar direct een melding van. Je hoeft dus niet meer apart te mailen dat er iets voor hen klaarstaat in het zorgplan; Google Docs regelt dit voor je. Dit zorgt voor een centrale plek waar alle communicatie over de cliënt samenkomt, zonder dat belangrijke informatie verloren gaat in een overvolle mailbox.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is met name interessant voor zorgprofessionals die nauw samenwerken in multidisciplinaire teams. Denk aan een begeleider die een nieuw zorgplan opstelt en direct input nodig heeft van een gedragsdeskundige. In plaats van een mail te sturen, typ je @naam bij de specifieke paragraaf en stel je je vraag.

Drie voorbeelden uit de dagelijkse zorgpraktijk:

• Directe vragen stellen: Bij het schrijven van een dagrapportage kun je een @-verwijzing gebruiken naar de teamleider of een behandelaar om direct om advies te vragen over een specifieke observatie.
• Taken toewijzen: Moet er nog een handtekening worden gezet of een medicatielijst worden gecontroleerd? Wijs dit als taak toe via de @-verwijzing zodat je collega dit op hun eigen takenlijst ziet verschijnen.
• Snel informatie koppelen: Typ @ gevolgd door de naam van een vorig verslag of een protocol. Zo heb je alle relevante informatie direct bij de hand zonder te hoeven zoeken in andere mappen.

Hoe pas ik dit toe?

Het gebruik van @-verwijzingen is heel eenvoudig. Je hoeft niet door ingewikkelde menu’s te zoeken; je begint gewoon met typen.

1. Open een Google Document (bijvoorbeeld een zorgplan of verslag).

2. Typ het symbool @ op de plek waar je iemand wilt noemen of iets wilt toevoegen.

3. Begin de naam van je collega te typen. Er verschijnt direct een lijstje met suggesties. Selecteer de juiste collega.

4. Kies wat je wilt doen: Je kunt de collega alleen noemen, of je kunt direct een ’taak’ aanmaken zodat het in hun persoonlijke takenlijst komt te staan.

5. Bestanden koppelen: Wil je naar een ander document verwijzen? Typ @ en daarna de titel van dat document. Je kunt er dan direct op klikken om het te openen.

Tip: Als je een collega voor het eerst vermeldt in een document, vraagt Google Docs je soms of je dat document met hen wilt delen. Klik op ‘Delen’ zodat je collega ook echt in het document kan kijken!

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!