Tip van de Week: Rust in je Drive: geef belangrijke versies een eigen naam

Worstel jij ook weleens met bestandsnamen zoals “Projectplan_V2_DEF_v3”? Ben je de draad kwijt in welk document de laatste aanpassingen staan?

Het is zonde van je tijd om te moeten zoeken naar de juiste versie. In Google Drive hoef je gelukkig geen kopieën meer te maken van je bestanden. Met de functie ‘Versiegeschiedenis’ houd je alles overzichtelijk in één document en kun je belangrijke momenten zelfs een eigen naam geven.

Waarom is dit handig?

Wellicht ben je al bekend met de versiegeschiedenis uit een van onze eerdere tips. Google Drive bewaart automatisch versies van een document, sheet of presentatie zodat deze eventueel later kan worden hersteld. Indien je regelmatig een bestand bewerkt en/of wanneer een bestand langer meegaat, ontstaan er uiteraard meerdere versies. Soms raak je dan het overzicht kwijt en wordt het steeds minder eenvoudig om een specifieke versie terug te vinden.

Maar wist je dat je een specifieke versie van een document ook een naam kunt geven? Denk aan: “Versie na overleg teamvergadering 20 april” of “Concept voor goedkeuring teamleider”.

Hierdoor hoef je niet door een lange lijst met tijdstippen te spitten om te zien wanneer er iets belangrijks is aangepast. Je ziet in één oogopslag welke versie de juiste is, zonder dat je Drive volstroomt met losse bestanden.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is met name interessant voor iedereen die met enige regelmaat een andere, eerdere of latere versie van een bestand eenvoudiger zou willen kunnen terugvinden (en eventueel herstellen).

Een praktijkvoorbeeld:

Stel dat je met je team een nieuw zorgprotocol voor wondverzorging opstelt. Gedurende de week vullen verschillende collega’s informatie aan. In plaats van vijf losse documenten in de map, werk je in één bestand. Hebben jullie op dinsdag een definitieve knoop doorgehakt? Geef die versie dan de naam “Definitieve werkwijze april 2026”.

Mocht er later per ongeluk iets belangrijks worden gewist door een collega, dan is er geen paniek. Je klikt op de naam die je hebt opgeslagen en je ziet direct de juiste informatie weer terug. Dit geeft rust en zekerheid.

Hoe pas ik dit toe?

Je kunt belangrijke versies heel eenvoudig een naam geven zodat je ze later makkelijk terugvindt:

1. Open het bestand (bijvoorbeeld een Google Document of Spreadsheet).

2. Ga bovenin naar Bestand > Versiegeschiedenis > Naam geven aan huidige versie.

3. Typ een duidelijke naam en klik op Opslaan.

Wil je alle versies terugzien? Ga dan naar Bestand > Versiegeschiedenis > Versiegeschiedenis bekijken. Rechts in het menu zie je nu jouw benoemde versies tussen de automatische back-ups staan.

Bekijk de uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!