Tip van de Week: Mis nooit meer een belangrijke mail dankzij filters in Gmail

Heb je soms het gevoel dat je de belangrijkste e-mails mist in je volle inbox? Raakt essentiële communicatie van artsen, managers of andere belangrijke collega’s soms ondergesneeuwd? 

Met de slimme filters in Gmail kun je ervoor zorgen dat deze mails automatisch als ‘belangrijk’ worden gemarkeerd, zodat je ze altijd snel ziet!

Waarom is dit handig?

Filters in Gmail zijn een krachtige manier om je inbox te organiseren zonder dat je er handmatig iets voor hoeft te doen. Je stelt één keer een regel in, en Gmail past die regel direct toe op alle binnenkomende e-mails die aan jouw voorwaarden voldoen.

Voor jou als zorgprofessional is dit ideaal om ervoor te zorgen dat dringende of cruciale informatie, bijvoorbeeld van een leidinggevende, een arts of een specifieke afdeling, direct de aandacht krijgt die het verdient. Je kunt de filter zo instellen dat deze mails automatisch:

• een label krijgen (‘Belangrijk’, ‘Artsen-overleg’, etc.);
• worden gemarkeerd als ‘Belangrijk’ (met een speciaal icoontje);
• worden doorgestuurd of overgeslagen als je dat wilt.

Dit voorkomt dat je tijd verspilt met zoeken naar die ene cruciale mail en zorgt ervoor dat je efficiënter en met meer focus kunt werken.

Voor wie interessant?

Deze tip is ontzettend handig voor iedereen die veel communiceert en snel moet reageren op specifieke berichten.

• Verpleegkundigen en Zorgmanagers: Je kunt automatisch alle e-mails van het managementteam of de roosterplanning markeren, zodat je direct weet wanneer er een belangrijke update is over je dienst of een beleidswijziging.
• Ondersteunend personeel: Als je het contactpunt bent voor specifieke artsen of externe leveranciers, kan je hun mails direct filteren en ze een label geven zodat je ze in één oogopslag kunt groeperen en opvolgen.

Praktijkvoorbeeld:

Je stelt een filter in dat alle mails van de domeinnaam van het ziekenhuis of de praktijk, met als afzender “Dr. Jansen” of “Roosterplanning”, automatisch een rood label krijgen en als belangrijk worden gemarkeerd. Zo springen ze er direct uit in je overvolle inbox!

Wat levert het op?

✅ Een georganiseerde mailbox

✅ Focus op wat belangrijk is

✅ Raak geen belangrijke mail kwijt

Interessant! Maar hoe?

Het aanmaken van een filter is eenvoudig! Je doet dit zo:

1. Open Gmail en klik op de pijl omlaag aan de rechterkant van de zoekbalk bovenaan (of klik op het tandwiel > ‘Alle instellingen bekijken’ > het tabblad ‘Filters en geblokkeerde adressen’).

2. Voer in het veld “Van” de naam of het e-mailadres in van de persoon wiens mails je wilt filteren (bijvoorbeeld: arts.jansen@ziekenhuis.nl).

3. Klik op Filter maken rechts onderaan.

4. Kies vervolgens welke actie Gmail moet uitvoeren. Vink aan: Het label toepassen: en kies of maak een label aan (bijv. ‘CRUCIAAL’).

5. Vink eventueel ook Markeren als belangrijk aan.

6. Klik op Filter maken.

Je kunt ook direct een mail van de betreffende persoon openen, op de drie puntjes (‘Meer’) klikken en dan kiezen voor ‘Berichten zoals deze filteren’.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!