Tip van de Week: Laat anderen eenvoudig afspraken met je inplannen via Google Agenda

Ben je veel tijd kwijt met het heen en weer mailen om een afspraak in te plannen? Zou het niet handig zijn als collega’s of cliënten zelf een beschikbaar moment in jouw agenda kunnen prikken? Met het afspraakschema in Google Agenda maak je eenvoudig je eigen boekingspagina!

Wist je dat…..

….Met het Afspraakschema in Google Agenda kun je specifieke tijdsblokken instellen waarop je beschikbaar bent voor afspraken (bijvoorbeeld elke dinsdagmiddag van 14:00 tot 16:00 uur, in blokken van 30 minuten). Je deelt vervolgens een link naar jouw persoonlijke boekingspagina. Anderen (collega’s, cliënten, externe contacten) zien alleen de openstaande momenten en kunnen zelf een tijd kiezen die hen past.

De geboekte afspraak verschijnt automatisch in jouw Google Agenda én in die van de ander. Je kunt zelfs instellen dat er automatisch een link voor Google Meet wordt toegevoegd voor een videogesprek, of aangeven dat het om een telefonische of fysieke afspraak gaat. Dit bespaart enorm veel tijd en voorkomt dubbele boekingen of eindeloos mailen over wie wanneer kan.

Voor wie?

Deze functie is superhandig voor iedereen die regelmatig afspraken plant. Denk bijvoorbeeld aan een zorgprofessional die cliënten zelf een intakegesprek laat inboeken op vaste momenten. Of een teamleider die tijdslots openzet waar collega’s zich kunnen inschrijven voor een werkoverleg of functioneringsgesprek. Ook voor het plannen van overlegmomenten met externe partners of familieleden van cliënten kan dit veel tijd besparen. Stel je voor: je stuurt één link en jouw agenda vult zich vanzelf met de nodige afspraken op de momenten dat jij beschikbaar bent!

Interessant! Maar hoe?

• Open Google Agenda op je computer.
• Klik linksboven op de knop + Maken.
• Kies Afspraakplanning.
• Volg de stappen: Geef je planning een duidelijke naam (bijv. “Overlegmoment 30 min”), stel de duur per afspraak in, en geef aan op welke dagen en tijden je beschikbaar bent.
• Configureer de boekingspagina: Stel in hoe en waar je wilt afspreken (Google Meet, telefoon, fysieke locatie), voeg eventueel een beschrijving toe en bepaal welke informatie mensen moeten invullen (naam en e-mailadres zijn standaard).
• Klik op Opslaan. Je krijgt nu een link naar jouw boekingspagina die je kunt delen!

Wil je liever de handleiding rustig doornemen? Klik dan op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.