Tip van de Week: Laat AI je lange teksten in Google Sheets samenvatten 🤖

Zit je vaak met lange(re) teksten in je spreadsheet die je eigenlijk kort en bondig wilt weergeven? Denk aan uitgebreide verslagen, patiëntnotities (liever in het ECD natuurlijk!) of projectstatussen die je snel wilt kunnen scannen? Met AI-extensies in Google Sheets kun je nu binnen enkele seconden slimme samenvattingen maken van je teksten!

Met AI-extensies zoals SheetGPT en SheetAI kun je lange(re) tekstblokken in cellen automatisch laten samenvatten door kunstmatige intelligentie. Dit is vooral handig wanneer je snel de hoofdpunten wilt begrijpen zonder elke cel volledig door te lezen, of wanneer je overzichtelijke rapporten wilt maken van uitgebreide data.

Helaas heb je nu nog een extensie hiervoor nodig. Gemini ondersteund deze functie nog niet in het Nederlands.

Waarom is dit handig?

Deze functie bespaart tijd bij het verwerken van grote hoeveelheden tekstuele informatie in Google Sheets. In plaats van handmatig door lange teksten te spitten, krijg je binnen enkele seconden de kern van de informatie. Het helpt ook om complexe informatie toegankelijker te maken voor collega’s die niet alle details hoeven te weten.

Voor wie interessant?

Deze tip is waardevol voor iedereen die regelmatig werkt met uitgebreide tekstuele data in spreadsheets:

Zorgcoördinatoren die dagverslagen of incidentmeldingen snel willen samenvatten voor rapportages aan het management.

Kwaliteitsmedewerkers die evaluaties en feedback van verschillende afdelingen overzichtelijk willen presenteren.

Projectleiders die uitgebreide projectupdates kort willen weergeven voor team-updates.

Praktijkvoorbeeld:

Je hebt een spreadsheet met uitgebreide updates van verschillende projecten. In plaats van elke cel volledig te lezen, laat je AI een korte samenvatting maken zoals: “Voortgang project X, status loopt achter, acties zijn ondernomen. Geen reden tot uitstellen” Perfect voor je project update rapportage!

Wat levert het op?

✅ Tijdsbesparing bij tekstverwerking

✅ Overzichtelijkere rapporten en presentaties

✅ Sneller inzicht in grote hoeveelheden informatie

✅ Meer focus op de werkelijk belangrijke details

Interessant! Maar hoe?

Het is eenvoudiger dan je denkt! Volg deze stappen:

Stap 1: Installeer een AI-extensie

• Ga naar de Google Workspace Marketplace
• Zoek naar “SheetAI” of “SheetGPT”
• Klik op “Installeren” en volg de instructies

Stap 2: Open je Google Sheets document

• Ga naar de cel waar je de samenvatting wilt plaatsen
• Deze moet naast of onder de cel staan met de lange tekst

Stap 3: Gebruik de AI-functie

• Voor SheetGPT: typ =GPT(“Vat deze tekst kort samen: “, A1) (vervang A1 door je tekstcel)
• Voor SheetAI: typ =SHEETAI_SUMMARIZE(A1, 30, “beknopt”) voor een samenvatting van 30 woorden

Stap 4: Druk op Enter

• De AI genereert automatisch een samenvatting
• Pas indien nodig de lengte of stijl aan door de parameters te wijzigen

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!