Tip van de Week: Grote bestanden delen met Google Drive

Wil je een groot bestand versturen, maar krijg je soms nog een foutmelding dat de bijlage te groot is? Of ben je bang dat de mailbox van je collega volloopt? Dan is deze tip voor jou.

Het versturen van video’s, uitgebreide protocollen of grote fotobestanden via e-mail loopt vaak vast. E-mailsystemen hebben namelijk een limiet voor de grootte van bijlagen. Door een bestand niet als bijlage te versturen, maar te delen via Google Drive, omzeil je dit probleem volledig. Je verstuurt eigenlijk alleen een beveiligd linkje.

Waarom is dit handig?

Het bestand blijft op één centrale plek staan, je mailbox blijft opgeruimd en de ontvanger kan het bestand direct bekijken of downloaden zonder dat hun computer vastloopt.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is goud waard voor zorgverleners en ondersteunende collega’s die veel informatie moeten uitwisselen.

• Praktijkvoorbeeld intern: Je hebt een video-opname gemaakt van een overdracht of een scholingssessie voor je team. In plaats van te worstelen met de bestandsgrootte, zet je de video in Drive en deel je de link met je collega’s.
• Praktijkvoorbeeld extern: Je werkt samen met een externe partij (zoals een gemeente of een andere zorginstelling) aan een nieuw zorgplan of een dik beleidsstuk met veel afbeeldingen. Door het bestand te delen via Drive, werk je altijd in de meest recente versie en hoef je niet eindeloos versies heen en weer te mailen.

Hoe pas ik dit toe?

Het is heel simpel: wanneer je in Gmail een nieuw bericht opstelt, klik je onderaan op het Google Drive-icoontje in plaats van de paperclip. Selecteer je bestand en kies voor “Invoegen”.

Wil je precies weten hoe je de toegangsrechten instelt (zodat alleen de juiste personen het kunnen zien)? Bekijk dan deze officiële handleiding van Google: Bestanden delen vanuit Google Drive

Bekijk visuele uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!