Tip van de Week: Nooit meer gegevens kwijt dankzij automatische versiegeschiedenis

Heb je het ook weleens meegemaakt dat je in een Microsoft Word-bestand per ongeluk iets verwijderde… en dat er geen weg terug meer was? Of dat je na een drukke dienst in paniek denkt: “O nee… heb ik dit nou overschreven?!”

In Google Docs, Sheets en Slides is dat verleden tijd.
Dankzij automatische versiegeschiedenis kun je altijd terug naar eerdere versies, zelfs als iemand anders iets heeft aangepast.

Waarom is dit handig?

✔ Je raakt nooit meer informatie kwijt
✔ Je kunt altijd terug naar een oudere versie
✔ Je ziet precies wie wat heeft aangepast
✔ Minder fouten tijdens overdrachten en rapportages
✔ Je hoeft niet meer meerdere versies te mailen

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is vooral goud waard voor collega’s die dagelijks werken met documenten die door meerdere mensen worden bijgehouden, zoals dagrapportages, cliëntplannen, overdrachtsdocumenten, gedeelde protocollen of formulieren die door verschillende teamleden worden ingevuld.

Juist in dit soort bestanden wil je voorkomen dat informatie per ongeluk wordt overschreven of verwijderd. Met versiegeschiedenis behoud je altijd overzicht, zie je precies wie welke wijziging heeft gedaan en voorkom je miscommunicatie én fouten.

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1: Per ongeluk tekst verwijderd

Je collega verwijdert per ongeluk een belangrijke observatie in de dagrapportage.
Dankzij versiegeschiedenis klik je gewoon op: ➡️ Vorige versie herstellen
…en de tekst is weer terug. Geen stress, geen zoekwerk.

Voorbeeld 2: Verschillende medewerkers passen hetzelfde document aan

Drie collega’s werken tegelijk aan het begeleidingsplan.
Iemand maakt een fout, maar niemand weet wie wat heeft gewijzigd.

Met versiegeschiedenis zie je per persoon:

• welke aanpassing is gedaan
• op welk tijdstip
• in welke paragraaf

Je kunt gericht corrigeren, zonder discussie.

Voorbeeld 3: Een verkeerd document overschreven

Tijdens een drukke avonddienst wordt een bestaand document per ongeluk overschreven met nieuwe informatie. Geen probleem: je opent de geschiedenis en herstelt simpelweg de juiste versie.

Hoe pas ik dit toe?

1. Open je Google Document

2. Klik linksboven in het menu op ‘Bestand’

3. Selecteer ‘Versiegeschiedenis’

4. Klik op ‘Versiegeschiedenis bekijken’

5. Kies in het overzicht de gewenste datum/tijd

6. Bekijk de wijzigingen

7. Klik bovenaan op blauwe button ‘Deze versie herstellen’

Probeer het direct maar eens uit met een Google Document waar je momenteel mee bezig bent.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!