Tip van de Week: Beter samenwerken met je team in een Google Chat ‘Ruimte’

Raak je soms het overzicht kwijt in lange e-mailketens over één project of cliënt? Wil je dat alle communicatie en bestanden van je team op één plek staan? Dat je niet meer hoeft te wisselen tussen je mail, chat en je bestanden?

Google Chat biedt de mogelijkheid om een ‘Ruimte’ aan te maken. Dit is een centrale plek waar je met een groep collega’s kunt chatten, bestanden kunt delen en zelfs taken kunt verdelen. Zo kun je alles op één plek organiseren. Dat scheelt een hoop zoekwerk!

Waarom is dit handig?

Het vervangt de lange e-mailgesprekken en zorgt ervoor dat alle informatie over één onderwerp (zoals een team, project of cliënt) bij elkaar staat. Zo heb je altijd één plek voor alle communicatie en bestanden en is iedereen in het team direct op de hoogte.

Voor wie interessant?

Deze tip is handig voor iedereen die in een team of projectgroep werkt.

Praktijkvoorbeeld

Denk aan een vast zorgteam op een afdeling dat snel korte updates moet delen, of een projectgroep die een nieuw protocol opstelt. In plaats van losse e-mails te sturen met updates, plaats je een bericht in de Ruimte. Of je deelt het concept-protocol (een Google Doc) direct in de Ruimte en bespreekt het daar. Dit is niet alleen overzichtelijk voor jezelf, maar ook voor de collega’s die je toevoegt.

Wat levert het op?

✅ Geen onnodig lang zoekwerk

✅ Alle informatie op één plek

✅ Laagdrempelige communicatie

Interessant! Maar hoe?

1. Open Gmail of de aparte Google Chat-app.

2. Klik links in het menu op de knop Ruimtes.

3. Klik op het plus-teken (+) naast ‘Ruimtes’ en kies Een ruimte maken.

4. Geef de ruimte een duidelijke naam (bijvoorbeeld “Team Woonzorg A” of “Project Nieuw Protocol”).

5. Voeg de e-mailadressen van je collega’s toe die je wilt uitnodigen.

6. Je kunt eventueel een beschrijving toevoegen, zodat iedereen weet waar de ruimte voor dient.

7. Klik op Maken.

8. De ruimte is nu aangemaakt! Je kunt direct beginnen met chatten. Onderaan vind je knoppen om bestanden te delen (via het paperclip-icoon) en bovenaan vind je tabbladen voor Bestanden en Taken die in deze ruimte zijn gedeeld.

Toch liever een visuele uitleg? Klik op het onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!