Tip van de Week: Aangepaste bouwstenen

Heb je vaak het gevoel dat je steeds dezelfde informatie moet typen in Google Documenten, zoals een standaard intakeformulier, een overzicht van veelgestelde vragen, of een specifieke notitie voor een cliëntdossier? Wil je een manier om je eigen, veelgebruikte teksten en structuren snel in te voegen? Met Aangepaste Bouwstenen (Custom Building Blocks) in Google Documenten kun je je eigen herbruikbare inhoudsblokken maken en invoegen, wat je enorm veel tijd bespaart!

Aangepaste bouwstenen zijn jouw persoonlijke, vooraf gedefinieerde stukjes tekst, tabellen of opmaak die je zelf hebt opgeslagen. In plaats van steeds opnieuw te typen of te kopiëren en plakken, sla je eenmalig een veelgebruikt fragment op als een ‘bouwsteen’. Denk aan een standaard begroeting, een veelvoorkomende diagnosebeschrijving, een checklist voor een procedure, of de contactgegevens van een afdeling. Zodra je deze hebt opgeslagen, kun je ze met een paar klikken in elk nieuw document invoegen.

Waarom is dit handig?

Dit is handig omdat:

• Maximale tijdsbesparing: Je creëert je eigen bibliotheek van veelgebruikte teksten, wat het opstellen van documenten aanzienlijk versnelt.
• Volledige consistentie: Het zorgt ervoor dat belangrijke informatie, formuleringen en opmaak altijd uniform zijn, ongeacht wie het document opstelt. Dit is cruciaal in de zorg voor eenduidige communicatie.
• Minder fouten: Door goedgekeurde en opgeslagen teksten te gebruiken, minimaliseer je de kans op typefouten of het vergeten van belangrijke details.
• Persoonlijke efficiëntie: Je past de tool volledig aan jouw eigen werkstroom en behoeften aan, waardoor je productiviteit direct toeneemt.

Voor wie interessant?

Deze functie is ideaal voor elke zorgprofessional die regelmatig met Google Documenten werkt en behoefte heeft aan een snellere, consistentere en foutloze manier om documenten op te stellen.

• Voor verpleegkundigen: Maak een aangepaste bouwsteen voor “Dagelijkse observatienotities” met standaardvelden voor vitale functies, medicatie en bijzonderheden. In plaats van deze structuur elke dienst te typen, voeg je deze in een handomdraai in.
• Voor therapeuten/begeleiders: Sla een bouwsteen op voor “Sessieverslag” met vaste rubrieken zoals ‘Doel van de sessie’, ‘Besproken onderwerpen’, ‘Conclusies’ en ‘Actiepunten voor cliënt’. Dit zorgt voor een gestructureerde en complete verslaglegging.
• Voor administratieve medewerkers: Creëer bouwstenen voor standaardantwoorden op veelgestelde vragen over afspraken, verwijzingen of procedures. Zo beantwoord je vragen sneller en altijd met de juiste informatie.
• Voor teamleiders: Een bouwsteen voor “Agenda Teamoverleg” met vaste punten zoals ‘Opening’, ‘Actiepunten vorig overleg’, ‘Rondvraag’ en ‘Afsluiting’. Dit bespaart tijd bij de voorbereiding van elk overleg.

Interessant! Maar hoe?

Het maken en invoegen van je eigen bouwstenen is verrassend eenvoudig:

1. Een aangepaste bouwsteen maken:

• Stap 1: Bereid je tekst voor. Typ of plak de tekst, tabel, of opmaak die je wilt opslaan als een bouwsteen in een Google Document. Zorg ervoor dat het precies zo is zoals je het wilt hebben.
• Stap 2: Selecteer de inhoud. Markeer de complete tekst of het element dat je wilt opslaan.
• Stap 3: Sla op als bouwsteen.
  • Klik in het menu bovenaan op Invoegen.
  • Ga met je muis over Building Blocks.
  • Klik op Nieuwe aangepaste bouwsteen (New custom building block).
• Stap 4: Geef een naam. Er verschijnt een pop-up. Geef je bouwsteen een duidelijke, herkenbare naam (bijvoorbeeld “Standaard Intake Zorg”, “Notitie Medicatie”, “Afsluiting Rapport”).
• Stap 5: Creëer. Klik op Maken (Create). Je aangepaste bouwsteen is nu opgeslagen!

2. Een aangepaste bouwsteen invoegen:

• Optie 1: Via de ‘@-snelkoppeling’ (aanbevolen voor snelheid):
  • Open een Google Document waar je de bouwsteen wilt invoegen.
  • Typ een @-teken (apenstaartje) in je document.
  • Begin met typen van de naam van je aangepaste bouwsteen (bijvoorbeeld “Standaard Intake”).
  • Er verschijnt een lijst met suggesties. Klik op de naam van jouw bouwsteen of gebruik de pijltjestoetsen en druk op ‘Enter’.
  • De bouwsteen wordt direct ingevoegd.
• Optie 2: Via het ‘Invoegen’-menu:
  • Klik in het menu bovenaan op Invoegen.
  • Ga met je muis over Building Blocks.
  • Ga met je muis over Aangepast (Custom).
  • Selecteer de gewenste bouwsteen uit de lijst.

3. Je aangepaste bouwstenen beheren:

• Je kunt je aangepaste bouwstenen bewerken of verwijderen via Invoegen > Building Blocks > Aangepaste bouwstenen beheren (Manage custom building blocks). Hier kun je de naam aanpassen of de bouwsteen definitief verwijderen.

Begin vandaag nog met het creëren van je eigen aangepaste bouwstenen voor de teksten die je het meest gebruikt. Je zult merken hoe snel je documenten kunt opstellen en hoe consistent je communicatie wordt!

Toch liever een visuele uitleg? Klik op de link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!