Deze privacyverklaring hebben we voor het laatst aangepast op 27 januari 2024

We doen er alles aan om je privacy te respecteren en de vertrouwelijkheid van je persoonlijke gegevens te behouden. We houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy (onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming). 

In deze verklaring kun je per situatie lezen welke persoonsgegevens wij verwerken,  voor welke doelen en op basis van welke wettelijke grondslag(en).  Ook lees je hoe lang we je persoonsgegevens bewaren, welke beveiligingsmaatregelen we hebben genomen en wat je rechten zijn. We slaan zo min mogelijk persoonsgegevens op. 

Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op via info@adapta.nl                             

Adapta

Deze privacyverklaring geldt voor:

– Adapta Holding B.V.
– Adapta Tech B.V.
– Adapta Transformatie B.V.
– Adapta Innovatie B.V.

Contact
Je kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen. Dat kan telefonisch, via de mail en via Google Agenda. We verwerken dan de volgende persoonsgegevens:

– voor- en achternaam
– e-mailadres
– eventueel informatie die je zelf invult bij een bericht. 

We gebruiken deze gegevens om contact met je op te nemen of een afspraak in te plannen. Deze gegevens bewaren we totdat we zeker weten dat je tevreden bent met onze reactie. 

Nieuwsbrief
Via onze website kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief. Je blijft dan gemiddeld eens per maand op de hoogte van de nieuwste innovaties, uitdagende ideeën, en praktische oplossingen die bijdragen aan het leuker, beter en makkelijker maken van het werkzame leven van zorgprofessionals. We verwerken de volgende persoonsgegevens:

– e-mailadres

We gebruiken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Je kunt je altijd afmelden voor onze nieuwsbrief. Elke nieuwsbrief heeft een afmeldlink. Nadat je je hebt afgemeld, bewaren we jouw gegevens nog maximaal 2 jaar. 

We leveren diensten en/of producten aan jou
Jouw organisatie kan ons opdracht geven om producten en diensten te leveren. We sluiten dan een overeenkomst. We verwerken de volgende persoonsgegevens:

– voor- en achternaam
– geslacht
– organisatienaam
– functie/job title
– adresgegevens
– e-mailadres
– telefoonnummer
– factuurgegevens
– betaalgegevens
– IP-adres
– eventuele inhoud van correspondentie

We hebben deze gegevens nodig om je een offerte te sturen, een overeenkomst met je aan te gaan en uit te voeren en om je een of meer facturen te sturen. Wij bewaren deze gegevens zolang de overeenkomst duurt. Sommige gegevens moeten we langer bewaren vanwege een wettelijke verplichting. Zo geldt er een fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Na deze periode verwijderen we binnen 1 jaar al je persoonsgegevens.

Gebruik van Adapta-applicaties
We gebruiken eigen applicaties voor het uitvoeren van de overeenkomst met jou: IAM Adapta en Hello Adapta. Deze applicaties verwerken de volgende persoonsgegevens.

IAM Adapta

Adapta-medewerker

– voor- en achternaam
– functie/job title
– adresgegevens Adapta
– zakelijk e-mailadres
– telefoonnummer Adapta

Jouw organisatie en medewerkers

– voor- en achternaam
– Geboortedatum
– functie/job title
– contractinformatie
– adresgegevens van jouw organisatie
– zakelijk e-mailadres
– telefoonnummer van jouw organisatie
– werknemer-ID

AFAS-Google Plugin

Jouw organisatie en medewerkers

Hello Adapta

Adapta-medewerker

– voor- en achternaam
– functie/job title
– adresgegevens Adapta
– zakelijk e-mailadres
– telefoonnummer Adapta

Jouw organisatie en medewerkers

– voor- en achternaam
– geboortedatum
– functie/job title
– contractinformatie
– adresgegevens van jouw organisatie
– zakelijk e-mailadres
– telefoonnummer van jouw organisatie
– werknemer-ID

Deelnemen aan een cursus/workshop/webinar/livestreams/videobel-bespreking 

We organiseren regelmatig cursussen en workshops, webinars, livestreams en videobel-besprekingen. Je kunt je hiervoor aanmelden. We kunnen dan de volgende persoonsgegevens verwerken:

– voor- en achternaam
– e-mailadres
– waar je werkt
– je functie/beroep

Na afloop van de cursus, workshop, webinar, livestream of videobel-bespreking kunnen we je een verslag of een korte enquête sturen. Ook gebruiken we je contactgegevens om je te informeren over toekomstige cursussen, workshops, livestreams en webinars. Wil je die informatie niet meer ontvangen? Meld je dan af via info@adapta.nl. We verwijderen dan meteen je persoonsgegevens.  

Beeldmateriaal

Foto’s en video’s
Tijdens een cursus, event of workshop maken we soms foto’s of video-opnamen van de deelnemers om op onze website en social media-kanalen te plaatsen. Als jij deelnemer bent, kan het dus zijn dat we foto’s of video-opnamen van jou maken. Het beeldmateriaal linken we niet aan je naam.

We vragen altijd eerst toestemming aan jou voordat we beeldmateriaal van je maken en dit beeldmateriaal gebruiken voor onze website en social media-kanalen. Heb je toestemming gegeven voor het plaatsen van beeldmateriaal, waarop je herkenbaar te zien bent op onze website en social media-kanalen, en wil je deze toestemming weer intrekken? Stuur dan een e-mail naar info@adapta.nl. We verwijderen het beeldmateriaal dan meteen.  

Schermopnamen
Tijdens een webinar, livestream en videobel-bespreking maken kunnen we schermopnamen maken, zodat je op een later moment de webinar, livestream of videobel-bespreking kunt terugkijken. Deze opnamen kunnen openbaar zijn, maar in de meeste gevallen zijn ze alleen bedoeld voor de deelnemers. Het kan zijn dat ook andere opdrachtgevers tegelijk met jou deelnemen aan de (online) cursus, workshop, webinar, livestream of videobel-bespreking. 

Voordat we de (scherm)opnamen starten vragen we altijd eerst toestemming aan jou, omdat je mogelijk herkenbaar in beeld bent. Geef je geen toestemming, dan vragen we je om je camera uit te zetten. Je komt dan niet in beeld. 

De schermopnamen bewaren we maximaal 1 jaar. 

Solliciteren
Je kunt solliciteren op een van onze openstaande vacatures of je kunt solliciteren door een open sollicitatie te sturen. Ook voor een stage ben je bij ons van harte welkom. Hiervoor kunnen we je vragen de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

– voor- en achternaam
– geslacht
– adresgegevens
– e-mailadres
– telefoonnummer
– geboortedatum
– motivatiebrief
– curriculum vitae (cv)
– kopieën van je diploma’s en certificaten
– kopie van een geldig legitimatiebewijs
– referenties
– andere informatie die je meestuurt met je sollicitatie

We gebruiken deze gegevens als voorbereiding op het sluiten van een mogelijke overeenkomst. Dat kan een arbeidsovereenkomst zijn, maar ook een stageovereenkomst. 

Screening
Een onderdeel van de procedure kan screening zijn. Dit houdt in dat we openbaar toegankelijke informatie over jou online opzoeken, zoals je social media-profiel(en). We kunnen gevonden informatie gebruiken tijdens het sollicitatieproces voor verdere beoordeling. Natuurlijk bespreken we de bevindingen altijd met jou. We wijzen mensen niet af enkel op resultaten van een screening. Heb je bezwaar tegen de screening? Laat ons het weten op het moment dat je solliciteert. 

Na afloop van de procedure
Kom je bij ons in dienst of start je bij ons je stage? Dan verwerken we de persoonsgegevens die wetgeving van ons eist. Treed je niet bij ons in dienst of kom je  niet je stage bij ons lopen? Dan bewaren we je persoonsgegevens tot maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Met jouw toestemming – om bijvoorbeeld je gegevens in portefeuille te houden voor een toekomstige vacature of stageplaats – bewaren we je persoonsgegevens tot maximaal 1 jaar na het einde van de sollicitatieprocedure.

Wie ontvangen jouw gegevens?
Je persoonsgegevens delen we niet met andere partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of vanuit een wettelijke verplichting vereist is. Het kan dus voorkomen dat we jouw persoonsgegevens aan andere partijen verstrekken, omdat:

– wij ze opdracht hebben gegeven om bepaalde gegevens te verwerken;
– het nodig is om de overeenkomst met jou(w organisatie) uit te voeren;
– je hiervoor toestemming hebt gegeven;
– wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben;
– wij dat wettelijk verplicht zijn. 

De partijen die in onze of in jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

– IT-leveranciers- en dienstverleners, waaronder voor geautomatiseerde e-mailverzending, samenwerkingstools
– hoster van onze website
– content management systeem (CMS);
– webbouwer
– bezorgdienst
– leveranciers van de (HRM-)administratie- en boekhoudpakketten
– extern ingehuurde professionals, waaronder marketing, juristen en andere adviseurs – en Google Analytics. 

We kunnen jouw persoonsgegevens aan partijen verstrekken die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dit alleen als er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij zo veel mogelijk naar partijen zoeken die meedoen aan het Data Privacy Framework. Doet een partij niet mee aan het Data Privacy Framework, dan gebruiken we een modelovereenkomst van de Europese Commissie of maken we aparte afspraken over de omgang met persoonsgegevens. 

Cookies
Op onze website gebruiken we alleen functionele cookies. Dit zijn cookies om onze website goed te laten werken, waarvoor we je geen toestemming hoeven te vragen. 

Reviews
Tijdens of na afronding van onze overeenkomst kunnen we je om een review vragen. We verwerken de volgende persoonsgegevens:

– voor- en achternaam
– organisatienaam
– e-mailadres

We vragen altijd eerst toestemming om je review, voorzien van je voornaam, achternaam en bedrijfsnaam, op onze website of op een van onze sociale mediakanalen te mogen plaatsen. 

We vragen je ook om je e-mailadres. Je e-mailadres plaatsen we natuurlijk niet bij de review, maar gebruiken we alleen als we nog vragen hebben over je review en/of om rechtstreeks naar je te kunnen reageren op je review. 

Je review blijft zichtbaar voor anderen totdat we hem zelf verwijderen of totdat je zelf je toestemming intrekt via info@adapta.nl. Als je je toestemming intrekt, verwijderen we je review meteen van onze website en sociale mediakanalen.

Klanttevredenheidsonderzoek
We onderzoeken regelmatig de kwaliteit van onze dienstverlening om deze nog beter te maken. Hiervoor gebruiken wij klanttevredenheidsonderzoeken. We kunnen klanten en/of gebruikers van de website uitnodigen om een vragenlijst in te vullen en daarna met ons een gesprek aan te gaan. We gebruiken daarvoor de volgende persoonsgegevens:

– voor- en achternaam
– e-mailadres
– organisatie
– functie
– de input op de vragenlijst

Monitoren
We verzamelen en analyseren algemene gebruikersstatistieken met als doel onze producten en diensten continu te optimaliseren. Daarnaast streven we ernaar om (anonieme) statistieken uit de gebruikers-/klantomgeving te gebruiken om onze dienstverlening en website voortdurend te verbeteren en te verfijnen. We hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang. Deze aanpak, in lijn met onze dienstverlenende insteek, stelt ons namelijk in staat om op positieve wijze te evalueren en aan de verwachtingen van onze opdrachtgevers te voldoen.

Beveiliging persoonsgegevens
We zijn ISO 27001 gecertificeerd en als onderdeel daarvan hebben we verschillende organisatorische, technische en fysieke maatregelen genomen.

Je mag altijd een kopie van ons certificaat aanvragen.

Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. We kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. We raden je dan ook aan om de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat je van deze websites gebruik gaat maken.

Jouw rechten
Als je wilt, kun je altijd inzage krijgen in je persoonsgegevens die we van je verwerken en je mag ze ook altijd laten aanpassen of verwijderen. Daarnaast mag je ons vragen om het vastleggen van de gegevens te beperken, of bezwaar te maken tegen het vastleggen van je gegevens.

Wil je gebruik maken van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@adapta.nl. We controleren wel eerst of het verzoek echt van jou komt.

Niet eens met de (wijze van) verwerking van je persoonsgegevens?
Ben je het niet eens met hoe we je persoonsgegevens verwerken? Stuur ons dan eerst een bericht via info@adapta.nl. We zoeken dan samen naar een oplossing.

Je hebt altijd het recht om een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen via deze link.

We kunnen deze privacyverklaring wijzigen
Van tijd tot tijd kunnen we deze privacyverklaring wijzigen. De actuele versie vind je altijd op onze website. 

Dit zijn onze algemene contactgegevens

Adapta B.V.
Spoetnik 48
3824 MG Amersfoort 
Telefoonnummer: 085-060 6119
Contactpersonen: Matthias van Alphen en Lonneke Scheper
E-mail: info@adapta.nl
www.adapta.nl