Tip van de Week: Notulen maken met Google Documenten

Heb je na elk overleg moeite om de belangrijkste besluiten en actiepunten te onthouden? Mis je weleens een cruciaal detail van een bespreking? Met Google Documenten maak je moeiteloos professionele notulen die iedereen makkelijk kan inzien en die altijd up-to-date zijn. Weg met onleesbare krabbels en verspreide informatie!

Met Google Documenten maak je eenvoudig digitale notulen voor al je overleggen. Je kunt tijdens de meeting direct typen, actiepunten toevoegen, besluiten vastleggen en zelfs de notulen live met anderen delen. Het biedt een gestructureerde manier om informatie vast te leggen en zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde, actuele versie van de notulen. Een bijzonder handige functie is de mogelijkheid om direct vergaderingsnotulen in te voegen die automatisch details uit je Google Agenda halen.

Waarom is dit handig?

Overzicht en structuur: Je legt alle belangrijke informatie, besluiten en actiepunten gestructureerd vast, waardoor je na het overleg direct een helder overzicht hebt.

Snelle start: Met de speciale @-functie voor notulen worden datum, deelnemers en agendapunten automatisch ingevuld, wat je veel tijd bespaart.

Realtime samenwerking: Meerdere personen kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken, notities toevoegen en aanvullen, wat ideaal is voor teamoverleggen.

Altijd toegankelijk: Je notulen zijn veilig opgeslagen in de cloud en overal en altijd toegankelijk via elk apparaat met internettoegang (computer, tablet, smartphone).

Geen informatieverlies: Belangrijke details gaan niet verloren, omdat alles direct digitaal wordt vastgelegd.

Eenvoudig delen: Deel notulen eenvoudig met deelnemers en afwezigen, zodat iedereen op de hoogte is van de uitkomsten en actiepunten.

Zoekfunctionaliteit: Vind specifieke informatie snel terug met de zoekfunctie, zelfs maanden later.

Voor wie interessant?

Deze tip is interessant voor iedereen die regelmatig deelneemt aan of verantwoordelijk is voor het notuleren van overleggen, zoals zorgmanagers, teamleiders, coördinatoren en verpleegkundigen. Eigenlijk voor iedereen die gestructureerd wil werken en ervoor wil zorgen dat informatie na een overleg helder en toegankelijk is.

Wat levert het op?

✅ Structuur
✅ Duidelijke taken & informatie
✅ Meer aandacht

Interessant! Maar hoe?

1. Open Google Documenten:

• Ga naar docs.google.com in je webbrowser.
  Of klik op het Docs-icoontje (blauw vel papier met lijntjes) in de Google apps launcher (het negenpuntjes-raster) in Gmail, Google Drive, of Google Agenda.

2. Maak een nieuw document aan of start direct met notuleren:

• Als je al in een leeg Google Document bent, typ je simpelweg @notulen. Er verschijnt dan een pop-up met je aankomende vergaderingen uit Google Agenda. Selecteer de vergadering waarvoor je notulen wilt maken. Google Documenten voegt dan automatisch de datum, deelnemers en agendapunten in.

3. Geef je notulen een titel:

• Typ bovenaan de pagina (waar ‘Naamloos document’ staat) een duidelijke titel, bijvoorbeeld “Notulen Teamoverleg [Datum]” of “Bespreking Cliënt X – [Datum]”.

4.  Voeg structuur toe:

• Als je de @notulen-functie hebt gebruikt, staat de basisinformatie (datum, deelnemers, agenda) er al. Vul deze eventueel aan met afwezigen, voorzitter en notulist.
• Gebruik koppen (Kop 1, Kop 2) voor agendapunten. Ga naar het menu ‘Opmaak’ > ‘Alineastijlen’ of selecteer een stijl in de werkbalk bovenaan. Dit maakt je notulen overzichtelijk en zorgt dat je later makkelijk door het document kunt navigeren via de inhoudsopgave.
• Maak voor actiepunten een opsomming of nummering. Je kunt zelfs de taak aan een persoon toewijzen en een deadline noemen.

5. Mail je notulen:

Wil je de notulen direct vanuit Google Documenten versturen of delen? Dat is zo geregeld!

• Via e-mail: Klik rechtsboven op het blauwe envelop-icoontje. Er opent dan automatisch een e-mailconcept in Gmail met de link naar je notulen al in de body. Voeg de ontvangers toe, schrijf een korte boodschap en verstuur!
• Via Drive: Natuurlijk kun je de notulen ook altijd delen via Google Drive. Dit is handig als je al een gedeelde map hebt voor je team. Klik rechtsboven op de groene knop ‘Delen’ om specifieke personen toe te voegen met lees- of bewerkrechten, of om de link te kopiëren en ergens anders te plakken. Alle wijzigingen die je in het document aanbrengt, zijn direct zichtbaar voor iedereen met wie je het document hebt gedeeld.

Optionele handige functies:

• Opmerkingen toevoegen: Selecteer een stuk tekst en klik op het ‘Opmerking toevoegen’-icoontje (plusje in een tekstballonnetje) om een vraag te stellen of een suggestie te doen. Handig voor discussiepunten.

Toch behoefte aan een visuele uitleg? We leggen het ook met een video uit!

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!