Tip van de Week: Vind supersnel de juiste informatie met Google Cloud Search!

Ken je dat gevoel? Je zoekt naar een e-mail met een belangrijke bijlage of een document. Je weet niet meer precies van wie of wanneer het was, maar je weet wel dat het ging over een protocol voor risicovolle handelingen. Frustrerend, toch? Gelukkig kan Google Cloud Search je helpen om binnen enkele seconden precies dat document of die e-mail te vinden!

Wist je dat…..

…Google Cloud Search werkt net zoals de zoekbalk in Gmail of Drive, maar dan over alle bestanden en e-mails in jouw hele Google-domein. Of het nu gaat om een gedeeld document in Drive, een e-mailconversatie met een collega, of een presentatie die in een teammap staat: met één zoekopdracht krijg je direct een overzicht van alle relevante resultaten.

Stel, je zoekt naar een protocol over een risicovolle handeling, maar je weet niet meer wie het heeft verstuurd of waar het precies staat. Typ simpelweg “protocol risicovolle handeling” in Google Cloud Search en je ziet direct alle documenten, e-mails en andere bestanden die met deze zoekopdracht te maken hebben. Zo hoef je niet meer apart in elke app te zoeken en kun je binnen een paar seconden weer verder!

Voor wie?

Dit is een must-have voor elke Google gebruiker die regelmatig op zoek is naar e-mails, documenten, notulen, presentaties of welke bestanden dan ook. Met Google Cloud Search vind je alles wat je nodig hebt in een handomdraai!

Interessant! Maar hoe?

1. Open je browser: Ga naar de startpagina van Google of een andere Google-app zoals Gmail of Drive.

2. Klik op het 9-puntjes menu: Dit icoontje, ook wel het ‘wafelmenu’ genoemd, vind je rechtsboven in je scherm naast je profielfoto.

3. Selecteer ‘Cloud Search’: Scroll door de lijst met Google-apps en klik op het Cloud Search-icoon (een vergrootglas met een blauwe achtergrond).

4. Voer je zoekopdracht in: Typ in de zoekbalk wat je zoekt, bijvoorbeeld een trefwoord zoals “teamnotulen” of “protocol risicovolle handelingen”. Je kunt ook combinaties maken, zoals “presentatie patiëntveiligheid”.

5. Bekijk de resultaten: Google Cloud Search toont nu resultaten uit al je Google-apps, zoals Gmail, Drive, Agenda, en Sites. Dit kunnen e-mails, documenten, presentaties, of zelfs gedeelde notities zijn.

6. Filter je zoekresultaten: Aan de linkerkant kun je je zoekopdracht verfijnen door te filteren op documenttype, datum, of specifieke mensen waarmee de informatie gedeeld is.

7. Klik op het gewenste resultaat: Zodra je het juiste document, e-mail of bestand hebt gevonden, klik je erop om direct naar de bron te gaan. Je kunt het bestand nu bekijken, bewerken of delen, precies zoals je gewend bent in de betreffende Google-app.

Klik op onderstaande link voor een visueel stappenplan.

Bekijk hier de volledige uitleg

Zo simpel is het! Met Google Cloud Search hoef je nooit meer eindeloos te zoeken naar dat ene document of die ene e-mail. Probeer het zelf en ontdek hoe snel je kunt vinden wat je nodig hebt!

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.