Word jij ook weleens afgeleid door alle meldingen van verschillende Chat-ruimtes? Wil je alleen een seintje krijgen als het écht belangrijk is? Met het aanpassen van je meldingen per chat-ruimte bepaal jij zelf wanneer je een notificatie ontvangt. Zo houd je focus op je werk en word je niet onnodig gestoord.

Denk jij bij het lezen van deze tip: “….. Wat is eigenlijk een chat-ruimte?” 😳
Dan verwijzen we je eerst graag door naar onze eerdere tip: Beter samenwerken met je team in een Google Chat-ruimte

Gebruik jij wel al chat-ruimtes? Lees dan gauw verder!
Niet elke Chat-ruimte is namelijk even urgent. In de ene ruimte worden misschien belangrijke overdrachten gedeeld, terwijl een andere ruimte meer bedoeld is voor algemene mededelingen of informele praatjes. In Google Chat kun je per ruimte instellen hoe je op de hoogte gehouden wilt worden. Je kunt kiezen voor ‘Altijd meldingen’, ‘Alleen voor @vermeldingen’ (meldingen die aan jou gericht zijn) of de meldingen zelfs helemaal ‘Uitzetten’.

Waarom is dit handig?

• Je pakt de regie terug over je eigen schermtijd
• Je wordt niet meer afgeleid door een telefoon of computer die telkens ‘pingt’

Voor wie interessant?

Deze tip is goud waard voor collega’s die in de directe zorg staan. Denk aan een zorgbegeleider die in verschillende projectgroepen zit, maar tijdens de dienst alleen meldingen wil ontvangen van de actuele ‘Overdracht-ruimte’.

Let op: In de praktijk zie je vaak dat collega’s hun meldingen helemaal uitdoen omdat ze gek worden van het geluid, waardoor ze ook de écht belangrijke berichten missen. Door dit slim in te stellen, mis je nooit meer een directe vraag aan jou (@vermelding), maar heb je geen last van de rest van het gesprek.

Interessant! Maar hoe?

Het instellen van je meldingen is heel eenvoudig:

1. Open Google Chat op je computer of telefoon.

2. Ga naar de Ruimte waarvan je de meldingen wilt wijzigen.

3. Klik bovenaan op de naam van de Ruimte en kies Instellingen voor meldingen.

4. Kies de optie die bij jou past (bijvoorbeeld: ‘Alleen voor jou relevant’).

5. Druk op opslaan.

Liever een visuele uitleg? Klik hier voor de visuele instructie.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Is er een collega afwezig bij het MDO (Multidisciplinair Overleg) of een andere belangrijke bespreking? Wil je voorkomen dat je daarna alles opnieuw moet vertellen? Met de opnamefunctie in Google Meet zorg je ervoor dat de notulen compleet zijn en iedereen snel weer op de hoogte is, zelfs als ze er niet bij waren.

De opnamefunctie in Google Meet maakt een videobestand aan van de hele bespreking, inclusief de audio en alles wat op het scherm gedeeld wordt. Deze opname wordt automatisch opgeslagen in Google Drive en gedeeld met alle deelnemers.

Waarom is dit handig?

• Je bespaart tijd, omdat je niet alles hoeft na te bespreken of zelf uitgebreide notulen hoeft te maken.
• Iedereen blijft op de hoogte, omdat collega’s die er niet bij kunnen zijn ivm een late dienst of verlof, alsnog de cruciale beslissingen of actiepunten terug kunnen luisteren wanneer zij weer aan het werk zijn.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal voor iedereen die deelneemt aan terugkerende overleggen, zoals het MDO, teamvergaderingen, of afstemmingen met de behandelaren.

Praktijkvoorbeelden:

Stel, een van je collega’s is ziek of heeft een cliëntafspraak die precies tijdens het MDO valt. Normaal gesproken zou deze collega na afloop bij jou aankloppen met de vraag: “Wat is er precies besproken over cliënt X en de nieuwe procedure?”.

Door de bespreking op te nemen, kan die collega op een rustig moment de relevante stukken terugkijken. Dat scheelt jou én je collega veel nabesprekingstijd en zorgt ervoor dat de zorg soepel doorloopt met actuele informatie.

Interessant! Maar hoe?

Het opnemen van een vergadering is heel eenvoudig:

1. Start het Google Meet-gesprek.

2. Klik rechtsonder op de ‘Activiteiten’ knop (het icoontje met de driehoek, vierkant en cirkel).

3. Kies voor ‘Opnemen’ (het icoontje van een cirkel).

4. Klik op ‘Opname starten’.

Belangrijk: Vraag altijd vooraf toestemming aan de andere deelnemers voordat je de opname start!

5. Zodra de bespreking klaar is, ga je terug naar ‘Activiteiten’ > ‘Opnemen’ en klik je op ‘Opname stoppen’.

6. De opname wordt automatisch opgeslagen in de Google Drive-map ‘Meet Recordings’ van de persoon die de opname startte, en de link wordt naar alle deelnemers gemaild.

💡 Meer weten over de opnamefunctie en de voorwaarden? Bekijk de officiële handleiding van Google: Video-opnamen van een vergadering maken.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Moet je vaak schakelen tussen verschillende tabbladen om informatie te vergelijken of gegevens over te typen? Word je ook weleens moe van het constant heen en weer klikken tussen een brontekst en je e-mail, of een planning en een lijst met cliënten? Met de gesplitste weergave in Chrome kun je twee websites naast elkaar bekijken in één venster.

De gesplitste weergave is een slimme manier om je schermruimte optimaal te benutten. In plaats van te worstelen met twee losse vensters die over elkaar heen vallen, staan je pagina’s netjes en stabiel naast elkaar. Je ziet in één oogopslag welke kant ‘actief’ is aan de dikkere rand, zodat je altijd weet waar je typt of klikt.

Wanneer gebruik je dit?

De gesplitste weergave is ideaal in de volgende situaties:

• Om informatie te vergelijken
  • Bijvoorbeeld: vergelijk twee verschillende zorgprotocollen of roosters.
• Bij het kopiëren en plakken
  • Bijvoorbeeld: gegevens uit een bronbestand direct overnemen in een rapportage of e-mail.
• Om bronnen te raadplegen tijdens het werken
  • Bijvoorbeeld: een instructievideo kijken aan de linkerkant, terwijl je de stappen uitvoert in een systeem aan de rechterkant.
• Om overzicht te houden
  • Je hoeft niet meer te onthouden wat er op het vorige tabblad stond; je ziet het gewoon live naast je huidige werkveld.

Pro tip: Je kunt in de ‘inactieve’ zijde gewoon scrollen zonder deze eerst aan te hoeven klikken. Zo lees je een lange tekst door terwijl je aan de andere kant je aantekeningen blijft maken.

Voor wie interessant?

Deze tip is perfect voor collega’s die veel administratieve taken uitvoeren, rapportages schrijven of vaak brononderzoek doen en daarbij het overzicht niet willen verliezen.

Praktijkvoorbeelden:

Voorbeeld 1: Rapportages bijwerken Je bent bezig met de dag rapportage voor een cliënt. Aan de linkerkant open je het digitale logboek met de overdracht van de afgelopen nacht, en aan de rechterkant open je het rapportageveld. Je ziet direct de belangrijkste punten zonder dat je telkens hoeft te switchen van tabblad.

Voorbeeld 2: Planning en Agenda Je wilt een afspraak inplannen voor een overleg. Aan de linkerkant heb je de gedeelde teamagenda openstaan en aan de rechterkant open je het afsprakenformulier of je mailbox. Zo zie je direct welke gaten er in de planning zitten terwijl je de uitnodiging verstuurt.

Interessant! Maar hoe?

Het inschakelen van de gesplitste weergave in Chrome is heel eenvoudig:

1. Open de twee websites die je naast elkaar wilt gebruiken in afzonderlijke tabbladen.

2. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad dat je wilt splitsen.

3. Selecteer de optie Tabblad splitsen (of klik op het ‘split screen’ icoon rechtsboven in de adresbalk als dit beschikbaar is).

4. Kies het tweede tabblad dat je aan de andere kant wilt weergeven.

5. Beheren: Wil je stoppen of wisselen? Gebruik de knoppen in de werkbalk om de posities om te wisselen of de weergave weer te sluiten.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Wil je snel en eenvoudig weten welke collega’s kunnen aanhaken bij een leuk uitje of een extra dienst kunnen draaien? Is het soms lastig om iedereen in de teamchat mee te krijgen voor een besluit? Met een peiling (poll) in Google Chat verzamel je eenvoudig en snel alle antwoorden

Een poll (peiling) is een korte, snelle manier om een vraag met meerdere antwoordopties aan de hele groep te stellen. In plaats van dat iedereen los moet reageren met ‘Ja, ik kan!’ of ‘Nee, dan ben ik vrij’, selecteren je collega’s gewoon de juiste optie uit een lijstje.

Wanneer gebruik je dit?

Je kunt deze poll-optie super handig gebruiken in de volgende situaties:

• Om snel een meerderheidsbesluit te nemen
  Bijvoorbeeld: welke dag gaan we dat extra uitje doen?
• Om te inventariseren wanneer iemand beschikbaar is
  Bijvoorbeeld: wie kan deze extra avonddienst of dat weekend bijspringen?
• Om meningsverschillen op te lossen
  Bijvoorbeeld: welke film kijken we met de cliënten?
• Om het overzicht in de groepschat te bewaren
  Minder losse berichtjes en met de poll zie je direct wat de stand van zaken is!

Pro tip: Je kunt zelfs een timer én automatische herinnering instellen voor die ene collega (of collega’s) die altijd nét wat later reageren dan de rest. 😉

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal voor collega’s die samen in een Google Chat-groep zitten en dingen moeten regelen waarbij meerdere mensen / meningen betrokken zijn.

Praktijkvoorbeelden:

Voorbeeld 1: Het Teamuitje

Jij wilt met jouw team iets leuks organiseren, bijvoorbeeld een avondje uit na het werk. Je maakt een poll aan:

• Jij wilt met jouw team iets leuks organiseren, bijvoorbeeld een avondje uit na het werk. Je maakt hiervoor een poll aan in Google Chat:
  • Vraag: ‘Op welke dag zijn jullie beschikbaar om een hapje te eten met elkaar?’
  • Opties:
    A. Donderdag 7 december
    B. Vrijdag 8 december
    C. Zaterdag 9 december

  Je ziet in één overzicht precies wie wanneer kan, zonder de hele chat door te hoeven scrollen!

  Voorbeeld 2: De ‘Ruilmaatjes’ dienst

  Je team (bijvoorbeeld De Zonnebloem) heeft een groepsactiviteit. Hiervoor moeten de roosters voor de zorg van de cliënten opvangen worden. Je vraagt de ‘ruilmaatjes’ (bijvoorbeeld team De Narcis) wie kunnen invallen.

  • Vraag: ‘Welke collega’s van De Narcis kunnen op vrijdag 8 december onze diensten overnemen, zodat wij een keer met ons team uiteten kunnen?’
  • Opties:
    A. Ik kan van 15:00-18:00
    B. Ik kan van 18:00-21:00
    C. Helaas, ik kan niet

  Je hebt direct overzicht wie wanneer kan. Dit scheelt veel heen-en-weer berichten!

Interessant! Maar hoe?

Het aanmaken van een poll in Google Chat doe je heel eenvoudig in een paar stappen.

1. Open de groepschat waarin je de vraag wilt stellen.

2. In het vak waar je normaal een bericht typt, klik je op het icoontje van de peiling (een cirkel met een staafdiagram erin of het plusje ‘+’ en dan ‘Peiling’).

3. Type je vraag en voer de antwoordopties in. Je kunt zoveel opties toevoegen als je wilt.

4. Druk op Verzenden.

Je collega’s kunnen nu direct hun stem uitbrengen door op de gewenste optie te klikken. De resultaten zie je direct en zijn up-to-date!

Toch liever een visuele uitleg? Klik om onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Zijn er pagina’s die je heel vaak of eigenlijk altijd open hebt staan omdat je deze steeds nodig hebt? Zie je soms door de bomen (tabbladen) het bos niet meer? Pin dan je tabbladen vast in Chrome, zodat je ze altijd snel kunt terugvinden en openen! Zet je tabbladen vast in de Chrome browser voor belangrijke en/of vaak bezochte pagina’s!

Sommige webpagina’s heb je eigenlijk altijd wel openstaan omdat je deze tijdens je werkzaamheden steeds nodig hebt. Het gevolg: veel verschillende tabbladen die open staan, waardoor je het overzicht een beetje kwijt raakt. Heb je eindelijk het tabblad gevonden die je wilt gebruiken, klik je net op de verkeerde plek en poef, tabblad gesloten! 😅 Herkenbaar?

Onze oplossing

Gelukkig is er een handige oplossing! Om tabbladen eenvoudig terug te vinden kan je ze vastzetten in de Chrome browser. Gepinde tabbladen blijven altijd open staan aan de linkerkant van Chrome. Je kan ze niet per ongeluk sluiten, want om deze te sluiten moet je ze eerst ‘losmaken’. Op deze manier kan je de webpagina’s die je altijd nodig hebt eenvoudig terugvinden en per ongeluk sluiten behoort tot de verleden tijd.

Voor wie interessant?

Deze tip is met name interessant voor iedereen die bepaalde pagina’s vaak of bijna altijd open hebt staan voor je taken of werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de webpagina van het ECD, je agenda, je mail of je roosterpagina die je regelmatig moet raadplegen.

Dit kan handig zijn als je een pagina voor een periode open moet hebben staan en deze niet kwijt wil raken tussen het bos van openstaande tabbladen of niet per ongeluk wilt sluiten.

Wat levert het op?

✅ Gemak

✅ Snel toegang tot je favoriete pagina’s

✅ Geen frustratie

Interessant! Maar hoe?

Hoe je tabbladen kan vastmaken in de Chrome browser, lichten we stap voor stap toe. Klik om onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Ben je het zat om wekelijks dezelfde vaste cliëntbezoeken of teamoverleggen handmatig in je agenda te zetten? Dat hoeft niet meer! Door de herhaalfunctie (recurrence) in Google Agenda te gebruiken, zet je een terugkerende afspraak één keer goed in je agenda en regelt het systeem de rest. Dit bespaart je kostbare minuten die je beter aan zorg kunt besteden.

De herhaalfunctie stelt je in staat om een afspraak automatisch te laten terugkeren volgens een vast patroon: dagelijks, wekelijks op specifieke dagen, maandelijks, of tot een bepaalde einddatum.

Waarom is dit handig?

Het grote voordeel hiervan is dat je agenda altijd compleet is, zonder dubbel werk. Dit zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid in je planning. Je hoeft je geen zorgen meer te maken of je de afspraak van volgende week bent vergeten. Bovendien maakt het de planning inzichtelijker voor collega’s die, in overleg, toegang hebben tot jouw agenda voor het verdelen van routes of het inplannen van overleggen.

Voor wie interessant?

Deze tip is essentieel voor alle wijkverpleegkundigen en verzorgende met een vaste cliënten caseload, en voor teamleiders die rooster- of overlegmomenten plannen.

Praktijkvoorbeelden:

1. Vaste medicatieronde: Maak één afspraak voor de dagelijkse medicatieronde om 17:00 uur en stel de herhaling in op ‘Dagelijks’ voor de komende 3 maanden. In één keer staan 90 afspraken correct in je agenda.

2. Tijdelijke intensieve zorg: Een cliënt heeft twee weken, drie keer per dag complexe zwachtelzorg nodig. Maak de afspraak ‘Wondzorg cliënt X’ en stel de herhaling in op ‘Dagelijks, 3 keer per dag, eindigt na 14 dagen’. Zo voorkom je fouten in een drukke, tijdelijke zorgplanning.

3. Terugkerende overleggen: Plan een MDO (Multidisciplinair Overleg) in met de herhaalregel ‘Maandelijks op de eerste donderdag’. Interne én externe agenda’s zijn in één keer gesynchroniseerd.

Wat levert het op?

✅ Consistentie

✅ Nauwkeurige planning

✅ Geen verrassingen

Interessant! Maar hoe?

Hoe je dit precies instelt in je Google Agenda, lichten we stap voor stap toe. Klik om onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Begin dit jaar concludeerden we samen met KPMG, Google en 15 zorgorganisaties dat veilig mailen prima mogelijk is met Gmail en Google Workspace zónder aanvullende veilig-mailsoftware, dure licenties of ingewikkelde omwegen. In onze whitepapers  en technische implementatiegids lieten we zien dat het technisch kan. Theorie: check.

Maar wij zijn Adapta. Wij houden niet van alleen maar praten. Wij willen zien of het werkt. In het echt. Bij zorgorganisaties die er dagelijks mee moeten werken. Daarom zijn we nu gestart met pilots waarin we de inrichting van veilig mailen met Google écht gaan toepassen bij zorgorganisaties.

Van onderzoek naar doen

Onze technische implementatiegids Gmail beschrijft stap voor stap hoe je Google Workspace zo inricht dat je voldoet aan de eisen van veilig mailen. MFA, SPF, DKIM, DMARC, TLS, vertrouwelijke modi en DLP-regels – alles komt voorbij. In theorie een mooi verhaal.

Dóen dus. Dat is ook één van onze kernwaarden. Met lef, uit liefde. Want pas in de praktijk zie je waar het wringt, welke kinderziektes je tegenkomt en hoe het werkt voor zorgprofessionals die er dagelijks mee moeten werken.

Zo kwamen we in de eerste pilot bijvoorbeeld een grappig maar leerzaam probleem tegen met DLP-regels: een e-mail met het woordje “als” werd gezien als gevoelig, omdat het systeem dacht dat het over de ziekte ALS ging. Zulke situaties haal je er alleen uit door het in te richten, te testen en te gebruiken.

Wie doen er mee?

De eerste die de sprong waagde is Buurtzorg. zij draaien de pilot inmiddels live. Ook BrabantZorg gaat binnenkort beginnen.

Elke organisatie heeft zo zijn eigen reden om mee te doen. Minder kosten. Minder gedoe. En vooral: zorgprofessionals laten werken met de tools die ze toch al gebruiken.

“Wij zijn van mening dat we onze eigen e-mailomgeving technisch gezien op een net zo veilige manier kunnen inrichten en gebruiken als de aanvullende software in de markt.  Het omarmen van een standaardoplossing kan bovendien de exploitatiekosten substantieel verlagen en tegelijkertijd de grip op informatiebeveiliging vergroten. Want onlangs bleek maar weer dat zelfs bij externe oplossingen serieuze vraagtekens gesteld kunnen worden, zoals bij de recente overname van Zivver.
Onze huidige oplossing kent bovendien beperkingen in functionaliteit, bijvoorbeeld bij gebruik op smartphones of in nieuwere browsers, en zorgt soms voor extra drempels waardoor gegevens alsnog via andere kanalen worden gedeeld. Voor onze professionals betekent dit veel frictie in het dagelijkse werk. Door mee te doen aan deze pilot willen we toetsen of we veilig én gebruiksvriendelijk kunnen werken met onze vertrouwde Google Workspace-omgeving, zonder onnodige extra tools.  Uiteindelijk is dan ook het doel dat onze professionals én onze partners zo optimaal mogelijk worden ondersteund in hun kerntaak: het verlenen van goede zorg.”
— Nick Hogt, Projectmedewerker IT, Buurtzorg Nederland

Wat testen we precies?

In de pilots voeren we de stappen uit zoals beschreven in onze Technische Implementatiegids Gmail. Dat betekent onder andere:

• Beveiliging afdwingen met MFA en DNSSEC
• SPF, DKIM en DMARC correct instellen
• TLS en MTA-STS configureren voor veilige verbindingen
• DLP-regels inzetten om datalekken te voorkomen
• Vertrouwelijke modi en classificatielabels beschikbaar stellen

Daarmee testen we of de volledige Gmail-omgeving van een zorginstelling voldoet aan de normen en standaarden voor veilig mailen.

Het doel: aantonen dat Google Workspace – correct ingericht – voldoet aan de compliance-eisen (zoals NTA 7516 en AVG) en tegelijkertijd gebruiksvriendelijk blijft voor de mensen op de werkvloer. Geen extra apps, geen ingewikkelde extensies. Gewoon de vertrouwde mailomgeving, maar dan veilig.

Waarom is dit belangrijk?

Iedere zorgprofessional kent het: weer een extra tool, app of portaal om zogenaamd “veilig” te mailen. Het kost tijd, het frustreert, en in de praktijk wordt het vaak omzeild. Dat is niet veilig, dat is bureaucratisch gedoe.

Daarnaast betekenen extra leveranciers óók extra risico’s. Als je vertrouwelijke communicatie in handen van een derde partij legt, kan dat zomaar leiden tot strategische blunders, zoals bij de overname van Zivver. Precies het soort afhankelijkheid dat we willen vermijden.

Met deze pilots willen we laten zien dat het anders kan. Eenvoudiger. Veiliger. Goedkoper. En werkbaar. Zodat zorgorganisaties zich kunnen richten op wat er echt toe doet: zorg verlenen.

En we zijn daarbij ook eerlijk: als we in de pilots ontdekken dat iets knelt of niet goed werkt, dan zien we dat als een leuke nieuwe puzzel. Want elke les – positief of negatief – brengt ons dichter bij een oplossing die het werk van zorgprofessionals leuker, beter én makkelijker maakt.

Zoals altijd bij Adapta: we blijven leren, verbeteren en ontdekken. Zodat niet alleen de deelnemende organisaties, maar de hele zorgsector profiteert.

Met lef, uit liefde voor de zorg.

 

Het was al een tijdje mogelijk om afspraken via Gmail te plannen met collega’s door beschikbare tijden voor te stellen, sinds kort is dit vernieuwd en nog makkelijker geworden door Gemini. Je hoeft hiervoor nog minder te doen.

Gemini is de slimme assistent van Google die je helpt met allerlei taken in Google Workspace, waaronder het plannen van afspraken.

Wat is er nieuw?

Wanneer je een e-mail schrijft of beantwoordt waarin je een afspraak wilt maken, verschijnt er nu een handige “Help mij met plannen”-optie waarmee je Gemini kan vragen om hulp:

👉 Gemini kijkt in jouw Google Agenda: De assistent zoekt naar momenten in jouw agenda dat je vrij bent.

 

👉 Gemini stelt beschikbare tijden voor: Op basis van de context van je e-mail (bijvoorbeeld als je vraagt om een meeting van 30 minuten) en je beschikbaarheid, maakt  Gemini een lijstje met geschikte tijden.

👉 Geen gedoe met handmatig controleren: Je hoeft niet meer zelf je agenda te openen en de tijden over te typen in je mail.

 

👉 De ontvanger kiest: Je stuurt de voorgestelde tijden in je e-mail. Zodra de ontvanger één van de opties kiest, wordt de afspraak automatisch in beide agenda’s gezet!

Dit bespaart jou en je collega’s enorm veel tijd en maakt het plannen van een 1-op-1 afspraak soepel en snel.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal als je vaak 1-op-1 afspraken plant.

Praktijkvoorbeelden:

• Als zorgprofessional die met patiënten of cliënten contact heeft:
  Moet je een vervolgafspraak maken? Stuur in de e-mail direct een paar beschikbare momenten mee, zodat de patiënt meteen kan reageren en de afspraak vaststaat. Zo is er snel duidelijkheid!
• Als je samenwerkt met een collega van een andere afdeling:
  Moeten jullie even kort overleggen over een gezamenlijk project? Door Gemini te laten helpen met plannen, voorkom je een lange mailwisseling en staat de afspraak er in een paar klikken in.

Wat levert het op?

✅ Tijdbesparing

✅ Gemak

✅ Geen onnodig heen-en-weer mailen

Interessant! Maar hoe?

Onderstaand de stappen om deze handige functie te gebruiken. Let op: dit werkt vooralsnog vooral voor 1-op-1 afspraken.

1. Ga naar Gmail op je computer.

2. Stel een nieuwe e-mail op of beantwoord een e-mail waarin je een afspraak wilt plannen.

3. Kijk onderaan je e-mailbericht en klik op de knop ‘Help me met plannen’ (soms zit deze knop onder de drie puntjes ‘Meer opties’).

4. Gemini zoekt nu in je Google Agenda en stelt een lijst met tijden voor waarop je vrij bent.

5. Je kunt de details en opties bewerken door op het pennetje te klikken.

6. Verstuur de e-mail. De ontvanger kan nu direct een tijd kiezen en de afspraak wordt automatisch toegevoegd aan jullie agenda’s!

Je kunt dit per afspraak handmatig doen (rechtermuisknop op de afspraak), maar voor herhalende afspraken is het ook mogelijk deze in een keer allemaal aan te passen. We leggen stap voor stap uit hoe je dit doet. Klik op het plaatje of de button voor een uitgebreide uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

In één oogopslag overzicht in je zorgagenda met kleurcodes. Zie je in je agenda door de bomen het bos niet meer? Wil je direct zien wanneer je aan het bed staat en wanneer je administratie moet doen?

Een agenda vol eenvormige blokken kan onrustig ogen, waardoor je niet snel ziet wat de dag je brengt. Google Agenda biedt de mogelijkheid om specifieke kleuren toe te wijzen aan afspraken. Hierdoor creëer je rust in je planning, door bijvoorbeeld visueel onderscheid te maken tussen cliënttijd en overleg.

Waarom is dit handig?

Door slim gebruik te maken van kleuren in je agenda, hoef je niet meer te lezen wat er staat om te begrijpen wat voor soort afspraak het is. Het helpt je om mentaal snel te schakelen tussen verschillende taken en zorgt voor een realistischer beeld van je werkdruk.

Voor wie interessant?

Deze tip is onmisbaar voor zorgteams, wijkverpleegkundigen en ambulant begeleiders met een gevarieerd takenpakket.

Praktijkvoorbeeld: Gebruik vaste kleurcodes voor verschillende type taken. Bijvoorbeeld:

• • 🟢 Groen: Cliëntbezoeken en patiëntenzorg.
  • 🔵 Blauw: MDO’s, teamoverleg en intervisie.
  • 🟡 Geel: Administratie en reistijd.
  • 🟣 Paars: Scholing en opleiding.

Zo zie je in één oogopslag hoe jouw dag is ingedeeld, zonder elke afspraak apart te hoeven openen. Dit is overigens niet alleen handig voor jezelf. Wanneer je met het gehele team dezelfde kleurcodes afspreekt, heb je direct een mooi overzicht in de team agenda.

Wat levert het op?

✅ Rust

✅ Overzicht

✅ Structuur

Interessant! Maar hoe?

Je kunt dit per afspraak handmatig doen (rechtermuisknop op de afspraak), maar voor herhalende afspraken is het ook mogelijk deze in een keer allemaal aan te passen. We leggen stap voor stap uit hoe je dit doet. Klik op het plaatje of de button voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je vaak het gevoel dat je steeds dezelfde informatie moet typen in Google Documenten, zoals een standaard intakeformulier, een overzicht van veelgestelde vragen, of een specifieke notitie voor een cliëntdossier? Wil je een manier om je eigen, veelgebruikte teksten en structuren snel in te voegen? Met Aangepaste Bouwstenen (Custom Building Blocks) in Google Documenten kun je je eigen herbruikbare inhoudsblokken maken en invoegen, wat je enorm veel tijd bespaart!

Aangepaste bouwstenen zijn jouw persoonlijke, vooraf gedefinieerde stukjes tekst, tabellen of opmaak die je zelf hebt opgeslagen. In plaats van steeds opnieuw te typen of te kopiëren en plakken, sla je eenmalig een veelgebruikt fragment op als een ‘bouwsteen’. Denk aan een standaard begroeting, een veelvoorkomende diagnosebeschrijving, een checklist voor een procedure, of de contactgegevens van een afdeling. Zodra je deze hebt opgeslagen, kun je ze met een paar klikken in elk nieuw document invoegen.

Waarom is dit handig?

Dit is handig omdat:

• Maximale tijdsbesparing: Je creëert je eigen bibliotheek van veelgebruikte teksten, wat het opstellen van documenten aanzienlijk versnelt.
• Volledige consistentie: Het zorgt ervoor dat belangrijke informatie, formuleringen en opmaak altijd uniform zijn, ongeacht wie het document opstelt. Dit is cruciaal in de zorg voor eenduidige communicatie.
• Minder fouten: Door goedgekeurde en opgeslagen teksten te gebruiken, minimaliseer je de kans op typefouten of het vergeten van belangrijke details.
• Persoonlijke efficiëntie: Je past de tool volledig aan jouw eigen werkstroom en behoeften aan, waardoor je productiviteit direct toeneemt.

Voor wie interessant?

Deze functie is ideaal voor elke zorgprofessional die regelmatig met Google Documenten werkt en behoefte heeft aan een snellere, consistentere en foutloze manier om documenten op te stellen.

• Voor verpleegkundigen: Maak een aangepaste bouwsteen voor “Dagelijkse observatienotities” met standaardvelden voor vitale functies, medicatie en bijzonderheden. In plaats van deze structuur elke dienst te typen, voeg je deze in een handomdraai in.
• Voor therapeuten/begeleiders: Sla een bouwsteen op voor “Sessieverslag” met vaste rubrieken zoals ‘Doel van de sessie’, ‘Besproken onderwerpen’, ‘Conclusies’ en ‘Actiepunten voor cliënt’. Dit zorgt voor een gestructureerde en complete verslaglegging.
• Voor administratieve medewerkers: Creëer bouwstenen voor standaardantwoorden op veelgestelde vragen over afspraken, verwijzingen of procedures. Zo beantwoord je vragen sneller en altijd met de juiste informatie.
• Voor teamleiders: Een bouwsteen voor “Agenda Teamoverleg” met vaste punten zoals ‘Opening’, ‘Actiepunten vorig overleg’, ‘Rondvraag’ en ‘Afsluiting’. Dit bespaart tijd bij de voorbereiding van elk overleg.

Interessant! Maar hoe?

Het maken en invoegen van je eigen bouwstenen is verrassend eenvoudig:

1. Een aangepaste bouwsteen maken:

• Stap 1: Bereid je tekst voor. Typ of plak de tekst, tabel, of opmaak die je wilt opslaan als een bouwsteen in een Google Document. Zorg ervoor dat het precies zo is zoals je het wilt hebben.
• Stap 2: Selecteer de inhoud. Markeer de complete tekst of het element dat je wilt opslaan.
• Stap 3: Sla op als bouwsteen.
  • Klik in het menu bovenaan op Invoegen.
  • Ga met je muis over Building Blocks.
  • Klik op Nieuwe aangepaste bouwsteen (New custom building block).
• Stap 4: Geef een naam. Er verschijnt een pop-up. Geef je bouwsteen een duidelijke, herkenbare naam (bijvoorbeeld “Standaard Intake Zorg”, “Notitie Medicatie”, “Afsluiting Rapport”).
• Stap 5: Creëer. Klik op Maken (Create). Je aangepaste bouwsteen is nu opgeslagen!

2. Een aangepaste bouwsteen invoegen:

• Optie 1: Via de ‘@-snelkoppeling’ (aanbevolen voor snelheid):
  • Open een Google Document waar je de bouwsteen wilt invoegen.
  • Typ een @-teken (apenstaartje) in je document.
  • Begin met typen van de naam van je aangepaste bouwsteen (bijvoorbeeld “Standaard Intake”).
  • Er verschijnt een lijst met suggesties. Klik op de naam van jouw bouwsteen of gebruik de pijltjestoetsen en druk op ‘Enter’.
  • De bouwsteen wordt direct ingevoegd.
• Optie 2: Via het ‘Invoegen’-menu:
  • Klik in het menu bovenaan op Invoegen.
  • Ga met je muis over Building Blocks.
  • Ga met je muis over Aangepast (Custom).
  • Selecteer de gewenste bouwsteen uit de lijst.

3. Je aangepaste bouwstenen beheren:

• Je kunt je aangepaste bouwstenen bewerken of verwijderen via Invoegen > Building Blocks > Aangepaste bouwstenen beheren (Manage custom building blocks). Hier kun je de naam aanpassen of de bouwsteen definitief verwijderen.

Begin vandaag nog met het creëren van je eigen aangepaste bouwstenen voor de teksten die je het meest gebruikt. Je zult merken hoe snel je documenten kunt opstellen en hoe consistent je communicatie wordt!

Toch liever een visuele uitleg? Klik op de link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!