“Zodra je in het systeem zit, kun je direct overal bij.”

Zorgcentra De Betuwe biedt zorg in een geografisch breed gebied. Dat kan mooie ritjes opleveren door Rivierenland, maar als er snel overlegd moet worden, is ‘fysiek afspreken’ eigenlijk te tijdrovend. Toch was dat tot enkele jaren terug de standaard… 

“Tot de overstap naar Adapta Workspace werd er alleen lijfelijk overlegd,” vertelt verpleegkundige Carmen Kruisbeek. “Digitaal via Google Meet bleek al snel een echte uitkomst. Zeker in Corona tijd!” Ook nu ervaart Carmen online vergaderen als positief. “De locaties van Zorgcentra de Betuwe liggen niet heel dicht bij elkaar, dus dit bespaart ons veel tijd.” En het werkt makkelijk. “Als de verbinding goed is, werkt alles!” 

Baas over de agenda

Meet is zeker niet het enige winstpunt. Carmen: “Dat zit soms in kleine dingen. Zo is het met Google Agenda veel makkelijker om ruimtes te reserveren. We kunnen alles zelf inplannen, hoeven niet meer langs de receptie van de locatie.”

 Geen inloggedoe

Ook inloggen verloopt soepeler. “Je moest vroeger vaak opnieuw inloggen. Dat is vanwege privacyoverwegingen wel te begrijpen, maar ervaarden we wel als vervelend. Nu loggen we een keer – veilig! – in en klaar. Zodra je in het systeem zit, kun je direct overal bij: dossiers, documenten, mail, je persoonlijke drive. Je logt in en kunt meteen aan de slag. Zelf, of met collega’s, want we kunnen samen in dezelfde documenten werken. “Zo blijft alles ‘vanzelf’ up to date en hoe je je geen zorgen maken over waar je documenten opslaat!”


Zachte landing op een zorgzame wolk

Ouderenzorg waar ouderen blij van worden. Dat is waar BrabantZorg (6.000 medewerkers, 3.500 vrijwilligers en 10.000 cliënten) voor gaat. Dat lukt alleen als IT toepassingen doen wat ze moeten doen. Maar welke IT-omgeving sluit aan bij de missie en identiteit van de organisatie? Die vraag werd in 2020 ineens heel actueel.

Bas Baars, Head of Northern Europe Field Marketing, Google Cloud: “BrabantZorg kwam vrij snel tot de conclusie dat hun Microsoft 365-omgeving het lastig maakte om ouderenzorg van wereldklasse te leveren. Zo duurde het erg lang om elektronische patiëntendossiers (EPD’s) te openen, was het Identity & Access Management (IAM) niet op orde en kon er niet of nauwelijks digitaal worden samengewerkt.” Tijd voor een herbezinning dus. “Ja. BrabantZorg had behoefte aan een cloud native oplossing, zodat teams autonomer konden werken. Tegelijkertijd moest die omgeving online samenwerken faciliteren en goed zijn beveiligd.”

Partner met lef

In Adapta vond BrabantZorg een Google Partner met lef. “Zij hebben een pilot van zes maanden gedraaid, waarbij 10% van de BrabantZorg collega’s Workspace gebruikten. Van zorgprofessionals tot administratief medewerkers en managers. Als onderdeel van de pilot werd multifactorauthenticatie van Google ingevoerd en werden door Adapta nieuwe systemen geïmplementeerd voor facturatie, HR en elektronische patiëntendossiers. Deelnemers werkten op Chromebooks. Die hun waarde extra bewezen toen Covid het land binnenviel, bijvoorbeeld door Google Meet in te zetten voor e-learning en patiënt / zorgverlener interacties.”

Van pilot naar all good

Het oordeel over de pilot was positief. “Bijna 90% van de medewerkers wilde niet terug naar de oude situatie,” vertelt Arno Boudewijns, Manager Ondersteuning en Advies bij BrabantZorg. “Beslissen was makkelijker dankzij goed op elkaar afgestemde processen. Collega’s konden sneller bij medische dossiers. En Google Chat en Meet gaven de onderlinge samenwerking een boost.“ Het volgende doel? Alle teams overzetten! Arno: “Dankzij de goede ondersteuning van Adapta en de hoge mate van interne buy-in zijn we daar in vijf maanden in geslaagd.”

Positieve bijeffecten

Los van de directe winst voor medewerkers – alles werkt een stuk makkelijker – was sprake van positieve organisatorische bijeffecten. Boudewijns: “Een goed voorbeeld is snelheidswinst. Chromebooks zijn altijd verbonden, waardoor het opleveren van nieuwe zorgplannen nu 9 minuten sneller verloopt. Bovendien hebben onze mensen 60% sneller toegang tot medische dossiers. Daar komt bij dat Adapta Workspace kostenefficiënter is. Onder de streep besparen we bijna 50% ten opzichte van de Microsoft-omgeving!”


FLIPJE VERHUIST NAAR DE (WERK)HEMEL

“Het hele traject heeft maar vier maanden gekost. Inclusief de datamigratie en het trainen van onze collega’s. Als je me nu zou vertellen wat we vorig jaar hebben gedaan, zou ik nog steeds niet geloven dat het haalbaar was.” (Christiaan van Driel, CIO van Zorgcentra de Betuwe)

Zorg is mensenwerk! Dat is de overtuiging van Zorgcentra De Betuwe. Die gedachte is te herkennen in de manier van werken: het individu staat centraal. Dat gold lange tijd niet voor de digitale werkplekken van de medewerkers en vrijwilligers (in totaal 1100 zorgharten), want de IT omgeving was behoorlijk verouderd.

“De architectuur werd gerund door een consortium. Toen dat werd opgeheven, bleek ineens hoe ‘braak’ het landschap er eigenlijk bij lag,” vertelt Adapta Founder Matthias van Alphen. “Er werd gewerkt met een on premise omgeving die duur in onderhoud was en, misschien nog wel belangrijker, niet prettig werkte. In nauw overleg met De Betuwe hebben we in kaart gebracht hoe we dit slimmer konden inrichten. We hebben andere architectuurkeuzes gemaakt en het daaruit voortvloeiende migratieproject gemanaged. Van de technische inrichting tot datamigratie en het integreren van Google Cloud binnen de enterprise architectuur.”

Vuurtoren

De vuurtoren in het nieuwe landschap is Adapta Workspace, een op De Betuwe toegespitste variant van Google Workspace. Matthias: “Daar werken alle collega’s nu mee, ongeacht hun rol binnen de organisatie. Tegelijkertijd hebben we de ondersteunende software gemoderniseerd, zoals de tooling voor financiën, HR, werving, procurement, enzovoorts. En oude hardware is vervangen door Chromebooks die veel minder onderhoudsgevoelig zijn dan Windows bakken.”

Positief ongeloof

Christiaan van Driel, CIO van Zorgcentra de Betuwe is enthousiast. “De inlogtijd is met meer dan 30 seconden verkort, waardoor gebruikers snel online kunnen samenwerken. Ook vanuit huis, wat in de oude situatie maar beperkt mogelijk was. Los van de dagelijkse voordelen, ben ik te spreken over de projectuitvoering. Het hele traject heeft maar vier maanden gekost. Inclusief de datamigratie en het trainen van onze collega’s. Als je me nu zou vertellen wat we vorig jaar hebben gedaan, zou ik nog steeds niet geloven dat het haalbaar was.”


Verhaal van een collega: de IT manager

“Onder de streep ben ik zeer positief over de samenwerking. Tijdens het project. En erna.” (Harald Timmerman, Ecare) 

Zorg leuker, beter en makkelijker maken. Dat is waar Adapta voor staat. Dat lukt alleen als zorg anders wordt georganiseerd. Minder ‘hoogover’. Meer door zorgprofessionals zelf. Die aanpak sluit naadloos aan op de filosofie van Ecare, want ook zij geloven in de meerwaarde van zelforganiserende teams. Kortom, beide organisaties vinden dat zorgprofessionals een heleboel zelf moeten kunnen en mogen beslissen. Maar hoe? In het geval van Ecare is het antwoord PUUR, een laagdrempelig elektronisch cliëntdossier (ECD) voor S-GGZ, ouderen- en gehandicaptenzorg.

PUUR een softwareontwikkelaar dus? “Nou, niet helemaal,” vertelt Harald Timmerman. “We implementeren en onderhouden namelijk ook hardware. Ecare is voortgekomen uit Buurtzorg. Zij wilden een jaar of 15 geleden alles anders gaan doen. Zorg slimmer organiseren, zodat mensen in de wijk makkelijker konden werken. Daar heb je de juiste software én goed functionerende hardware voor nodig. Denk aan PC’s, mobiele devices, printers en internet. Maar ook aan goede support. Dat verzorgt ons team van 15 hardware specialisten. Nog steeds voor Buurtzorg, maar ook voor collega-zorgaanbieders.”

Hello kan meer

Hoe is de samenwerking met Adapta gestart? “Ons team is de implementatie-partij voor Hello. Die oplossing kwam in beeld toen onze oude bereikbaarheidsoplossing, Teamtelefoon, werd uitgefaseerd. Daar was wel een opvolger voor, maar die overgang had nogal wat voeten in de aarde. En Hello kan uiteindelijk natuurlijk meer dan ‘alleen’ de bereikbaarheid organiseren, omdat het, in tegenstelling tot Teamtelefoon, steeds verder wordt uitgebreid. Bijvoorbeeld met medicijndispenser signaleringen. En het is de bedoeling dat wijkzorg medewerkers straks via Hello toegang krijgen tot ons ECD, PUUR.”

850 teams

Harald heeft, samen met zijn team en medewerkers van Adapta, de overgang begeleid en uitgerold. “Dat was best een ingrijpend project. Elk wijkteam heeft een eigen mobiel nummer en met 850 teams is dat een hele operatie. Bovendien waren veel teams de oorspronkelijke simkaart inmiddels kwijt. Die hebben we dus voor aanvang van dit project vernieuwd. Daarna moesten de oude doorschakelingen worden aangepast. Dat klinkt simpel, maar veel zorgprofessionals zijn niet zo technisch ingesteld.” Na wat aanloopproblemen –  de telefoonservers hadden moeite met het grote volume – werkt alles naar behoren. Harald: “Beter dan de oude Teamtelefoon app! We hebben nog wel wat wensen – ik zou eindbestemmingen graag ook via een webbrowser willen kunnen wijzigen – maar daar wordt aan gewerkt. Onder de streep ben ik zeer positief over de samenwerking. Tijdens het project. En erna, want de ondersteuning vanuit de backoffice is goed geregeld. En als we binnenkort extra opties – denk aan signaleringen – toevoegen, wordt Hello nog waardevoller.”


Verhaal van een collega: de partner

Het verhaal verschijnt binnenkort hier!


Verhaal van een collega: de zorgbestuurder

“Adapta past bij ons. Open. Innovatief. Vriendelijk. En altijd bereid om informatie en inzichten te delen.” (Joost de Blok, Buurtzorg) 

Kun je als grote zorgorganisatie ‘strikt persoonlijke’ ondersteuning bieden? Als het aan Joost de Blok, van Buurtzorg Nederland ligt, is het antwoord een volmondig ‘ja!’, want ondanks de omvang – Buurtzorg is de grootste aanbieder van wijkverpleging in Nederland – staat de relatie cliënt – professional centraal. “Dat zit in het DNA van onze organisatie. We zijn gestart vanuit onvrede over de omslag die in de wijkverpleging gaande was. Zorg werd steeds meer als een product gezien. En het ‘einddoel’ was niet het leveren van de beste zorg, maar het draaien van volume.”

“Professionals moeten zelf kunnen bepalen hoe ze de best mogelijke zorg kunnen leveren. Om die reden werken we met zelfsturende teams. Bovendien willen we de omgeving intensiever bij zorg gaan betrekken. De buurt als ecosysteem dus.” De eigenzinnige visie en de daarvan afgeleide way of working, stellen specifieke eisen aan de manier waarop zorg wordt georganiseerd. Joost: “We hebben IT altijd omarmd. En Adapta past bij ons. Open. Innovatief. Vriendelijk. En altijd bereid om informatie en inzichten te delen. We maken inmiddels gebruik van IAM en Hello. Ook begeleidt Adapta ons bij de gefaseerde overgang naar ons nieuwe payroll- en HRM systeem, AFAS 2.0.”

99% vrijwillige adoptie

Hello vervangt sinds eind 2022 een verouderde bereikbaarheidsoplossing. “Daar was wel een opvolger van, maar die overstap had nogal wat voeten in de aarde. In Hello dachten we een mooi alternatief te hebben gevonden.” Is die verwachting uitgekomen? “Zeker! We hebben gebruik niet verplicht, maar ik schat dat 99% van onze collega’s met Hello werkt. In het begin raakte de doorschakelserver nog wel eens overbelast door ons hoge volume, maar dat is keurig opgelost. Ook de reacties vanuit de teams zijn positief. Ik krijg regelmatig terug dat het roosteren via Hello een stuk makkelijker gaat dan met de ‘oude’ oplossing.”

Alle signalen op groen

Inmiddels komen ook signalen van Medido, een automatische medicijndispenser, via Hello binnen. “Daar zie ik grote voordelen in. Veel organisaties kiezen ervoor om dergelijke signalen naar een zorgcentrale te versturen. Dat deden wij eerst ook. Maar wat je merkt, is dat er bij een melding – denk aan een zakje dat niet is afgescheurd – snel wordt geëscaleerd. Op zich logisch, want een zorgcentrale kent de cliënt niet en dus wordt er meteen gebeld. Naar de cliënt, naar mantelzorgers, enzovoorts. Alleen: dat is lang niet altijd nodig. Nu de signalen bij de teams binnenkomen, kijken mensen mee die de situatie begrijpen. Gaat het om een cliënt die ‘s middags altijd lekker in de huiskamer zit en daarna medicatie inneemt? Dan hoeft er niet direct actie te worden ondernomen. Zo kunnen we slimmer, effectiever en cliëntvriendelijker handelen. Ik verwacht dat integratie met andere signalen vergelijkbare winst oplevert. Denk aan Sensara leefstijlmonitoring, aan valdetectie technologie en aan een koppeling met het ECD. Zo maakt Hello zorg niet alleen beter, maar ook makkelijker en minder tijdrovend voor onze collega’s.”


Verhaal van een collega: de zorgprofessional

“Ik raad Hello zeker aan. Ook in verband met de toekomst. Als je ziet wat er allemaal op aangesloten kan worden!” (Dieke Diteweg, Zorgcentra de Betuwe)

Een zorgveteraan. Dat is Dieke Ditewig. Al 33 jaar. En nog even gepassioneerd als toen zij bij Zorgcentra de Betuwe startte. “Het blijft leuk! Afwisselend ook, want we hebben negen huizen met allerlei afdelingen – van somatiek tot psycho-geriatrische zorg – dus je kunt alle kanten op.” Na jarenlang in diverse huizen te hebben gewerkt, is Dieke overgestapt naar ‘het buitenleven’. Thuiszorg dus. “Steeds meer mensen blijven steeds langer thuis wonen, dus de behoefte aan thuiszorg stijgt. Ook bij mensen met dementie. Thuis hebben ze alle rituelen en vaak is het fijn om in de eigen omgeving te worden ondersteund.”

Met haar lange staat van dienst, heeft Dieke de zorg flink zien veranderen, ook door automatisering. Soms was ze daar enthousiast over. Soms minder. Sinds Zorgcentra De Betuwe Hello gebruikt, valt die balans positiever uit. Dieke: “Voor die tijd hadden we drie mobiele telefoons op zak. Een persoonlijke, waar ook het digitale zorgdossier op stond en medicatie werd afgetekend. Mobieltje twee was de algemene waarmee iedereen de thuiszorg kon bereiken. De derde was voor de alarmcentrale. Aan het einde van de dag moesten we het mobiele nummer voor de alarmcentrale steeds handmatig doorschakelen naar de nachtdienst, en testen of het doorschakelen gelukt was. Heel omslachtig en foutgevoelig.” En nu? “We hebben, los van de alarmlijn, nog maar één mobieltje bij ons. Voor zorgdossiers, toegang tot apps, om mee te bellen én om gebeld te worden. Onze wat oudere medewerkers vinden dat fijn, want het is een stuk overzichtelijker. Alles zit achter ‘één mobiele deur’.”

Van wennen naar winst

De Hello app staat bij iedereen op de werkmobiel en alle namen van de medewerkers staan in de app. “Bij aanvang dienst vinken we onze naam aan en bij afronding weer uit. Ook kunnen medewerkers elkaar aan- en afmelden. Het was even wennen, maar het werkt makkelijk.” Wat was er in het begin lastig? “Ons team kwam erachter dat als ik niet kon opnemen –  bijvoorbeeld omdat ik met mijn handen in een pot zalf zat – de telefoon naar mijn voicemail doorschakelde. En niet naar een collega. De voicemail moest dus worden uitgezet, zodat bellers altijd bij een collega uitkomen. Sinds dat is aangepast, kunnen we de telefoon gewoon laten overgaan en aandacht aan de cliënt blijven besteden. Als ik niet opneem, gaat de beller door naar de volgende aangemelde collega. De bereikbaarheid is dus flink verbeterd. Ook handig: als ik bovenaan de lijst in de app sta, krijg ik ook als eerste een telefoontje binnen. Heb ik daar even geen tijd voor, dan kan ik mijn naam in de app naar beneden schuiven. Dan komen gesprekken eerst bij andere collega’s binnen.”

Op afstand dichtbij

Hoewel er nog niet mee wordt gewerkt, ziet Dieke ook de integratie van andere zorgapps als voordeel. “We onderzoeken nu welke we precies willen aansluiten. Voorbeelden zijn valdetectie, cliënten waarschuwen op afstand en live meekijken met camerabeelden. Ik denk dat dit heel handig kan zijn, ook voor mensen met een PG indicatie. Als we kunnen – en mogen – meekijken, weten we wat er speelt en kunnen we direct met de cliënt praten. Ik raad Hello zeker aan. Ook in verband met de toekomst. Als je ziet wat er allemaal op aangesloten kan worden! De angst dat digitale techniek ons werk overneemt, heb ik trouwens totaal niet: het biedt gewoon veel meer kansen om mensen op afstand te begeleiden, zodat ze langer thuis kunnen wonen. Plus, als je iets op afstand kunt oplossen, scheelt dat je veel reistijd!”