In deze case behandelen we de transformatie van BrabantZorg, waarbij uiteindelijk 89,4% van de organisatie niet meer terug wil naar de ‘oude’ situatie.
Wij nemen je graag mee in de stappen die we hebben gezet en die geleid hebben tot deze nieuwe situatie.
BrabantZorg is een grote zorgorganisatie en biedt thuiszorg, welzijn, zorg en wonen op maat. 6600 zorgprofessionals en vrijwilligers werken dagelijks vanuit 34 locaties verdeeld over 4 regio’s aan betere zorg voor hun cliënten.
BrabantZorg wil de IT beter aan laten sluiten op de visie van zorg “elke dag zo fijn mogelijk” en het organiseren van zorg. Hoe kunnen we de visie beter operationaliseren? Hoe kunnen we onze zorgprofessionals nog meer met elkaar samen laten werken? Hoe kunnen we de complexiteit van het IT-landschap aanpakken en daarmee de ontevredenheid over de bestaande IT-systemen wegnemen?
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de visie een perfect fit zou worden met de cultuur, de structuur en de processen?
Gebruiksvriendelijk staat voorop
De aanpak is integraal
We kiezen voor het best passende uit de markt en wat er niet is, maken we zelf
We gaan 100% online
We gebruiken software die voor een beroepsgroep is gemaakt, in plaats van een op maat gemaakte softwareoplossing die je zelf gaat inrichten
We zorgen dat alle informatie veilig is
Waarbij de 0-meting nog de oorspronkelijke structuur van de ondersteunende diensten betreft (losse eilandjes).
Waarbij de 0-meting nog de oorspronkelijke structuur van de ondersteunende diensten betreft (losse eilandjes).
van de organisatie wil niet terug naar oude situatie/omgeving met MijnCaress, de Surface en Office 365.
Neem dan contact op met Matthias van Alphen
E-mail
matthias@adapta.nl
Telefoon
+31 85 06 06 119
De Spelregels zijn bij BrabantZorg een set aan kaders. Kaders die verantwoordelijkheden voor zowel de zorgteams, de ondersteuning en het management definiëren. Ze geven aan waar autonomie begint en eindigt. De zorgteams zijn bijvoorbeeld aan de slag gegaan met het kader ‘basisrooster’ en rooster volgens de 80/20 regel. Hiermee maken de teams hetgeen waar BrabantZorg voor staat concreet met werkafspraken.
Spelregels geven inzicht in waarom kleinschalig organiseren zo belangrijk is; het echt kennen van de cliënt en zorgen voor zoveel mogelijk vaste gezichten bij de cliënt.
De (digitale) ondersteuning sluit aan bij de visie op zorg en op het organiseren van zorg. De afstand van de centrale ondersteuning naar de zorg wordt kleiner en de ondersteuning naar de zorgteams gaat naar 7 dagen per week.
Na akkoord op de aanpak en inrichting van de architectuur ging het project in een pilot - genaamd de ‘Speeltuin’ - van start.
10% van de organisatie, aangevuld met 30 deelnemers die niet direct in bedrijfsonderdelen werken werden onderdeel van de Speeltuin die de nieuwe manier van werken gingen hanteren gedurende een half jaar.
zowel technisch als organisatorisch. Na de proefperiode waren de resultaten zeer positief. Dit leidde tot de uitrol over de gehele organisatie per 1 januari 2021.
Covid 19 zou een grote spelbreker kunnen zijn in het project, als daar niet adequaat op werd ingesprongen. Maar, ieder nadeel heeft zijn voordeel en creatief denken leidde bijvoorbeeld tot het versneld opzetten van videobellen tussen zorgprofessionals en hun cliënten en naasten met behulp van Google Meet. De organisatie zat midden in het episch centrum van de eerste corona-golf en besloot toch door te zetten. Daar was durf en lef voor nodig.
Voorafgaand aan de pilot de ’Speeltuin’ vond een 0-meting plaats. Gedurende de pilot werd een 3-tal evaluatierondes ingebouwd. Bij voldoende positieve eindresultaten werd besloten wel/niet uit te rollen over de gehele organisatie.
De resultaten van de evaluaties waren zeer positief. Op praktisch alle geëvalueerde onderdelen werd de nieuwe werkwijze als beter ervaren, waarna besloten werd het project organisatie-breed uit te rollen.
Voorafgaand aan de pilot de ’Speeltuin’ vond een 0-meting plaats. Gedurende de pilot werd een 3-tal evaluatierondes ingebouwd. Bij voldoende positieve eindresultaten werd besloten wel/niet uit te rollen over de gehele organisatie.
De resultaten van de evaluaties waren zeer positief. Op praktisch alle geëvalueerde onderdelen werd de nieuwe werkwijze als beter ervaren, waarna besloten werd het project organisatie-breed uit te rollen.
Het serviceteam wordt de nieuwe manier van organiseren van de ondersteuning voor de zorgprofessionals. Het team fungeert als vraagbaak en zorgt voor tijdwinst bij de zorgcollega’s.
7 dagen per week en 24 uur per dag bereikbaar, want ook de zorg gaat 24/7 door.
In de oude situatie (met veel afdelingen) werd de zorgprofessional vaak van het kastje naar de muur gestuurd. Ze stonden regelmatig lang in de wacht en werden onvoldoende geholpen. Dit belemmerde de manier van werken.
In de oude situatie (met veel afdelingen) werd de zorgprofessional vaak van het kastje naar de muur gestuurd. Ze stonden regelmatig lang in de wacht en werden onvoldoende geholpen. Dit belemmerde de manier van werken.
Bij de keuze van de zorgdossiers keken we naar die integrale zorgdossiers die aansloten op op de visie van BrabantZorg, ‘Elke dag zo fijn mogelijk’ en op de verschillende disciplines binnen BrabantZorg.
De dossiers ‘dwingen’ BrabantZorg te vertrouwen op de werking van de dossiers ‘as is’ en dat de manier van werken wordt afgestemd op het systeem. Niet andersom. Het voordeel van deze aanpak is ook dat de leveranciers van de dossiers verantwoordelijk zijn om de software te laten voldoen aan de wet- en regelgeving.
Behandelaren, professionals Woonzorg, professionals Wijkzorg en de Huishoudelijke zorg kregen ieder een dossier dat aansloot op hun vakgebied. Deze dossiers zijn wel met elkaar verbonden ten behoeve van de samenwerking tussen de disciplines.
De dossiers ‘dwingen’ BrabantZorg te vertrouwen op de werking van de dossiers ‘as is’ en dat de manier van werken wordt afgestemd op het systeem. Niet andersom. Het voordeel van deze aanpak is ook dat de leveranciers van de dossiers verantwoordelijk zijn om de software te laten voldoen aan de wet- en regelgeving.
Behandelaren, professionals Woonzorg, professionals Wijkzorg en de Huishoudelijke zorg kregen ieder een dossier dat aansloot op hun vakgebied. Deze dossiers zijn wel met elkaar verbonden ten behoeve van de samenwerking tussen de disciplines.
Van Microsoft naar Google Cloud (Google Workspace, Chrome OS en Chromebooks)
Voortaan werken we met Chromebooks, die sneller werken dan de tablets die voorheen werden gebruikt.
Voortaan werken we met Chromebooks, die sneller werken dan de tablets die voorheen werden gebruikt.
Hierdoor hoeven zorgprofessionals van BrabantZorg niet meer iedere drie maanden hun wachtwoord te wijzigen. Hiermee is een nieuwe manier geïntroduceerd binnen de visie op ‘digitale identiteit’-denken (Single Sign On i.c.m. SCIM protocol).
Gebruikt een organisatie Google Chrome dan vinden updates automatisch plaats zodra er verbinding wordt gemaakt met internet. Systemen zijn dus niet meer afhankelijk van mensen die wel of niet de updates uitvoeren.
Hierdoor hoeven zorgprofessionals van BrabantZorg niet meer iedere drie maanden hun wachtwoord te wijzigen. Hiermee is een nieuwe manier geïntroduceerd binnen de visie op ‘digitale identiteit’-denken (Single Sign On i.c.m. SCIM protocol).
Gebruikt een organisatie Google Chrome dan vinden updates automatisch plaats zodra er verbinding wordt gemaakt met internet. Systemen zijn dus niet meer afhankelijk van mensen die wel of niet de updates uitvoeren.
Doordat de chats nu onderdeel zijn van BrabantZorg zijn aparte WhatsApp groepen overbodig. We voorkomen hiermee dat cliënt-informatie buiten de organisatie wordt gedeeld. De informatie is en blijft van BrabantZorg.
Doordat de chats nu onderdeel zijn van BrabantZorg zijn aparte WhatsApp groepen overbodig. We voorkomen hiermee dat cliënt-informatie buiten de organisatie wordt gedeeld. De informatie is en blijft van BrabantZorg.
Alle IT is cloud based gemaakt. Dit brengt de volgende voordelen met zich mee:
Alle IT is cloud based gemaakt. Dit brengt de volgende voordelen met zich mee:
