Wil je snel en eenvoudig weten welke collega’s kunnen aanhaken bij een leuk uitje of een extra dienst kunnen draaien? Is het soms lastig om iedereen in de teamchat mee te krijgen voor een besluit? Met een peiling (poll) in Google Chat verzamel je eenvoudig en snel alle antwoorden

Een poll (peiling) is een korte, snelle manier om een vraag met meerdere antwoordopties aan de hele groep te stellen. In plaats van dat iedereen los moet reageren met ‘Ja, ik kan!’ of ‘Nee, dan ben ik vrij’, selecteren je collega’s gewoon de juiste optie uit een lijstje.

Wanneer gebruik je dit?

Je kunt deze poll-optie super handig gebruiken in de volgende situaties:

• Om snel een meerderheidsbesluit te nemen
  Bijvoorbeeld: welke dag gaan we dat extra uitje doen?
• Om te inventariseren wanneer iemand beschikbaar is
  Bijvoorbeeld: wie kan deze extra avonddienst of dat weekend bijspringen?
• Om meningsverschillen op te lossen
  Bijvoorbeeld: welke film kijken we met de cliënten?
• Om het overzicht in de groepschat te bewaren
  Minder losse berichtjes en met de poll zie je direct wat de stand van zaken is!

Pro tip: Je kunt zelfs een timer én automatische herinnering instellen voor die ene collega (of collega’s) die altijd nét wat later reageren dan de rest. 😉

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal voor collega’s die samen in een Google Chat-groep zitten en dingen moeten regelen waarbij meerdere mensen / meningen betrokken zijn.

Praktijkvoorbeelden:

Voorbeeld 1: Het Teamuitje

Jij wilt met jouw team iets leuks organiseren, bijvoorbeeld een avondje uit na het werk. Je maakt een poll aan:

• Jij wilt met jouw team iets leuks organiseren, bijvoorbeeld een avondje uit na het werk. Je maakt hiervoor een poll aan in Google Chat:
  • Vraag: ‘Op welke dag zijn jullie beschikbaar om een hapje te eten met elkaar?’
  • Opties:
    A. Donderdag 7 december
    B. Vrijdag 8 december
    C. Zaterdag 9 december

  Je ziet in één overzicht precies wie wanneer kan, zonder de hele chat door te hoeven scrollen!

  Voorbeeld 2: De ‘Ruilmaatjes’ dienst

  Je team (bijvoorbeeld De Zonnebloem) heeft een groepsactiviteit. Hiervoor moeten de roosters voor de zorg van de cliënten opvangen worden. Je vraagt de ‘ruilmaatjes’ (bijvoorbeeld team De Narcis) wie kunnen invallen.

  • Vraag: ‘Welke collega’s van De Narcis kunnen op vrijdag 8 december onze diensten overnemen, zodat wij een keer met ons team uiteten kunnen?’
  • Opties:
    A. Ik kan van 15:00-18:00
    B. Ik kan van 18:00-21:00
    C. Helaas, ik kan niet

  Je hebt direct overzicht wie wanneer kan. Dit scheelt veel heen-en-weer berichten!

Interessant! Maar hoe?

Het aanmaken van een poll in Google Chat doe je heel eenvoudig in een paar stappen.

1. Open de groepschat waarin je de vraag wilt stellen.

2. In het vak waar je normaal een bericht typt, klik je op het icoontje van de peiling (een cirkel met een staafdiagram erin of het plusje ‘+’ en dan ‘Peiling’).

3. Type je vraag en voer de antwoordopties in. Je kunt zoveel opties toevoegen als je wilt.

4. Druk op Verzenden.

Je collega’s kunnen nu direct hun stem uitbrengen door op de gewenste optie te klikken. De resultaten zie je direct en zijn up-to-date!

Toch liever een visuele uitleg? Klik om onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Zijn er pagina’s die je heel vaak of eigenlijk altijd open hebt staan omdat je deze steeds nodig hebt? Zie je soms door de bomen (tabbladen) het bos niet meer? Pin dan je tabbladen vast in Chrome, zodat je ze altijd snel kunt terugvinden en openen! Zet je tabbladen vast in de Chrome browser voor belangrijke en/of vaak bezochte pagina’s!

Sommige webpagina’s heb je eigenlijk altijd wel openstaan omdat je deze tijdens je werkzaamheden steeds nodig hebt. Het gevolg: veel verschillende tabbladen die open staan, waardoor je het overzicht een beetje kwijt raakt. Heb je eindelijk het tabblad gevonden die je wilt gebruiken, klik je net op de verkeerde plek en poef, tabblad gesloten! 😅 Herkenbaar?

Onze oplossing

Gelukkig is er een handige oplossing! Om tabbladen eenvoudig terug te vinden kan je ze vastzetten in de Chrome browser. Gepinde tabbladen blijven altijd open staan aan de linkerkant van Chrome. Je kan ze niet per ongeluk sluiten, want om deze te sluiten moet je ze eerst ‘losmaken’. Op deze manier kan je de webpagina’s die je altijd nodig hebt eenvoudig terugvinden en per ongeluk sluiten behoort tot de verleden tijd.

Voor wie interessant?

Deze tip is met name interessant voor iedereen die bepaalde pagina’s vaak of bijna altijd open hebt staan voor je taken of werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de webpagina van het ECD, je agenda, je mail of je roosterpagina die je regelmatig moet raadplegen.

Dit kan handig zijn als je een pagina voor een periode open moet hebben staan en deze niet kwijt wil raken tussen het bos van openstaande tabbladen of niet per ongeluk wilt sluiten.

Wat levert het op?

✅ Gemak

✅ Snel toegang tot je favoriete pagina’s

✅ Geen frustratie

Interessant! Maar hoe?

Hoe je tabbladen kan vastmaken in de Chrome browser, lichten we stap voor stap toe. Klik om onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Ben je het zat om wekelijks dezelfde vaste cliëntbezoeken of teamoverleggen handmatig in je agenda te zetten? Dat hoeft niet meer! Door de herhaalfunctie (recurrence) in Google Agenda te gebruiken, zet je een terugkerende afspraak één keer goed in je agenda en regelt het systeem de rest. Dit bespaart je kostbare minuten die je beter aan zorg kunt besteden.

De herhaalfunctie stelt je in staat om een afspraak automatisch te laten terugkeren volgens een vast patroon: dagelijks, wekelijks op specifieke dagen, maandelijks, of tot een bepaalde einddatum.

Waarom is dit handig?

Het grote voordeel hiervan is dat je agenda altijd compleet is, zonder dubbel werk. Dit zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid in je planning. Je hoeft je geen zorgen meer te maken of je de afspraak van volgende week bent vergeten. Bovendien maakt het de planning inzichtelijker voor collega’s die, in overleg, toegang hebben tot jouw agenda voor het verdelen van routes of het inplannen van overleggen.

Voor wie interessant?

Deze tip is essentieel voor alle wijkverpleegkundigen en verzorgende met een vaste cliënten caseload, en voor teamleiders die rooster- of overlegmomenten plannen.

Praktijkvoorbeelden:

1. Vaste medicatieronde: Maak één afspraak voor de dagelijkse medicatieronde om 17:00 uur en stel de herhaling in op ‘Dagelijks’ voor de komende 3 maanden. In één keer staan 90 afspraken correct in je agenda.

2. Tijdelijke intensieve zorg: Een cliënt heeft twee weken, drie keer per dag complexe zwachtelzorg nodig. Maak de afspraak ‘Wondzorg cliënt X’ en stel de herhaling in op ‘Dagelijks, 3 keer per dag, eindigt na 14 dagen’. Zo voorkom je fouten in een drukke, tijdelijke zorgplanning.

3. Terugkerende overleggen: Plan een MDO (Multidisciplinair Overleg) in met de herhaalregel ‘Maandelijks op de eerste donderdag’. Interne én externe agenda’s zijn in één keer gesynchroniseerd.

Wat levert het op?

✅ Consistentie

✅ Nauwkeurige planning

✅ Geen verrassingen

Interessant! Maar hoe?

Hoe je dit precies instelt in je Google Agenda, lichten we stap voor stap toe. Klik om onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Het was al een tijdje mogelijk om afspraken via Gmail te plannen met collega’s door beschikbare tijden voor te stellen, sinds kort is dit vernieuwd en nog makkelijker geworden door Gemini. Je hoeft hiervoor nog minder te doen.

Gemini is de slimme assistent van Google die je helpt met allerlei taken in Google Workspace, waaronder het plannen van afspraken.

Wat is er nieuw?

Wanneer je een e-mail schrijft of beantwoordt waarin je een afspraak wilt maken, verschijnt er nu een handige “Help mij met plannen”-optie waarmee je Gemini kan vragen om hulp:

👉 Gemini kijkt in jouw Google Agenda: De assistent zoekt naar momenten in jouw agenda dat je vrij bent.

 

👉 Gemini stelt beschikbare tijden voor: Op basis van de context van je e-mail (bijvoorbeeld als je vraagt om een meeting van 30 minuten) en je beschikbaarheid, maakt  Gemini een lijstje met geschikte tijden.

👉 Geen gedoe met handmatig controleren: Je hoeft niet meer zelf je agenda te openen en de tijden over te typen in je mail.

 

👉 De ontvanger kiest: Je stuurt de voorgestelde tijden in je e-mail. Zodra de ontvanger één van de opties kiest, wordt de afspraak automatisch in beide agenda’s gezet!

Dit bespaart jou en je collega’s enorm veel tijd en maakt het plannen van een 1-op-1 afspraak soepel en snel.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal als je vaak 1-op-1 afspraken plant.

Praktijkvoorbeelden:

• Als zorgprofessional die met patiënten of cliënten contact heeft:
  Moet je een vervolgafspraak maken? Stuur in de e-mail direct een paar beschikbare momenten mee, zodat de patiënt meteen kan reageren en de afspraak vaststaat. Zo is er snel duidelijkheid!
• Als je samenwerkt met een collega van een andere afdeling:
  Moeten jullie even kort overleggen over een gezamenlijk project? Door Gemini te laten helpen met plannen, voorkom je een lange mailwisseling en staat de afspraak er in een paar klikken in.

Wat levert het op?

✅ Tijdbesparing

✅ Gemak

✅ Geen onnodig heen-en-weer mailen

Interessant! Maar hoe?

Onderstaand de stappen om deze handige functie te gebruiken. Let op: dit werkt vooralsnog vooral voor 1-op-1 afspraken.

1. Ga naar Gmail op je computer.

2. Stel een nieuwe e-mail op of beantwoord een e-mail waarin je een afspraak wilt plannen.

3. Kijk onderaan je e-mailbericht en klik op de knop ‘Help me met plannen’ (soms zit deze knop onder de drie puntjes ‘Meer opties’).

4. Gemini zoekt nu in je Google Agenda en stelt een lijst met tijden voor waarop je vrij bent.

5. Je kunt de details en opties bewerken door op het pennetje te klikken.

6. Verstuur de e-mail. De ontvanger kan nu direct een tijd kiezen en de afspraak wordt automatisch toegevoegd aan jullie agenda’s!

Je kunt dit per afspraak handmatig doen (rechtermuisknop op de afspraak), maar voor herhalende afspraken is het ook mogelijk deze in een keer allemaal aan te passen. We leggen stap voor stap uit hoe je dit doet. Klik op het plaatje of de button voor een uitgebreide uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

In één oogopslag overzicht in je zorgagenda met kleurcodes. Zie je in je agenda door de bomen het bos niet meer? Wil je direct zien wanneer je aan het bed staat en wanneer je administratie moet doen?

Een agenda vol eenvormige blokken kan onrustig ogen, waardoor je niet snel ziet wat de dag je brengt. Google Agenda biedt de mogelijkheid om specifieke kleuren toe te wijzen aan afspraken. Hierdoor creëer je rust in je planning, door bijvoorbeeld visueel onderscheid te maken tussen cliënttijd en overleg.

Waarom is dit handig?

Door slim gebruik te maken van kleuren in je agenda, hoef je niet meer te lezen wat er staat om te begrijpen wat voor soort afspraak het is. Het helpt je om mentaal snel te schakelen tussen verschillende taken en zorgt voor een realistischer beeld van je werkdruk.

Voor wie interessant?

Deze tip is onmisbaar voor zorgteams, wijkverpleegkundigen en ambulant begeleiders met een gevarieerd takenpakket.

Praktijkvoorbeeld: Gebruik vaste kleurcodes voor verschillende type taken. Bijvoorbeeld:

• • 🟢 Groen: Cliëntbezoeken en patiëntenzorg.
  • 🔵 Blauw: MDO’s, teamoverleg en intervisie.
  • 🟡 Geel: Administratie en reistijd.
  • 🟣 Paars: Scholing en opleiding.

Zo zie je in één oogopslag hoe jouw dag is ingedeeld, zonder elke afspraak apart te hoeven openen. Dit is overigens niet alleen handig voor jezelf. Wanneer je met het gehele team dezelfde kleurcodes afspreekt, heb je direct een mooi overzicht in de team agenda.

Wat levert het op?

✅ Rust

✅ Overzicht

✅ Structuur

Interessant! Maar hoe?

Je kunt dit per afspraak handmatig doen (rechtermuisknop op de afspraak), maar voor herhalende afspraken is het ook mogelijk deze in een keer allemaal aan te passen. We leggen stap voor stap uit hoe je dit doet. Klik op het plaatje of de button voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je vaak het gevoel dat je steeds dezelfde informatie moet typen in Google Documenten, zoals een standaard intakeformulier, een overzicht van veelgestelde vragen, of een specifieke notitie voor een cliëntdossier? Wil je een manier om je eigen, veelgebruikte teksten en structuren snel in te voegen? Met Aangepaste Bouwstenen (Custom Building Blocks) in Google Documenten kun je je eigen herbruikbare inhoudsblokken maken en invoegen, wat je enorm veel tijd bespaart!

Aangepaste bouwstenen zijn jouw persoonlijke, vooraf gedefinieerde stukjes tekst, tabellen of opmaak die je zelf hebt opgeslagen. In plaats van steeds opnieuw te typen of te kopiëren en plakken, sla je eenmalig een veelgebruikt fragment op als een ‘bouwsteen’. Denk aan een standaard begroeting, een veelvoorkomende diagnosebeschrijving, een checklist voor een procedure, of de contactgegevens van een afdeling. Zodra je deze hebt opgeslagen, kun je ze met een paar klikken in elk nieuw document invoegen.

Waarom is dit handig?

Dit is handig omdat:

• Maximale tijdsbesparing: Je creëert je eigen bibliotheek van veelgebruikte teksten, wat het opstellen van documenten aanzienlijk versnelt.
• Volledige consistentie: Het zorgt ervoor dat belangrijke informatie, formuleringen en opmaak altijd uniform zijn, ongeacht wie het document opstelt. Dit is cruciaal in de zorg voor eenduidige communicatie.
• Minder fouten: Door goedgekeurde en opgeslagen teksten te gebruiken, minimaliseer je de kans op typefouten of het vergeten van belangrijke details.
• Persoonlijke efficiëntie: Je past de tool volledig aan jouw eigen werkstroom en behoeften aan, waardoor je productiviteit direct toeneemt.

Voor wie interessant?

Deze functie is ideaal voor elke zorgprofessional die regelmatig met Google Documenten werkt en behoefte heeft aan een snellere, consistentere en foutloze manier om documenten op te stellen.

• Voor verpleegkundigen: Maak een aangepaste bouwsteen voor “Dagelijkse observatienotities” met standaardvelden voor vitale functies, medicatie en bijzonderheden. In plaats van deze structuur elke dienst te typen, voeg je deze in een handomdraai in.
• Voor therapeuten/begeleiders: Sla een bouwsteen op voor “Sessieverslag” met vaste rubrieken zoals ‘Doel van de sessie’, ‘Besproken onderwerpen’, ‘Conclusies’ en ‘Actiepunten voor cliënt’. Dit zorgt voor een gestructureerde en complete verslaglegging.
• Voor administratieve medewerkers: Creëer bouwstenen voor standaardantwoorden op veelgestelde vragen over afspraken, verwijzingen of procedures. Zo beantwoord je vragen sneller en altijd met de juiste informatie.
• Voor teamleiders: Een bouwsteen voor “Agenda Teamoverleg” met vaste punten zoals ‘Opening’, ‘Actiepunten vorig overleg’, ‘Rondvraag’ en ‘Afsluiting’. Dit bespaart tijd bij de voorbereiding van elk overleg.

Interessant! Maar hoe?

Het maken en invoegen van je eigen bouwstenen is verrassend eenvoudig:

1. Een aangepaste bouwsteen maken:

• Stap 1: Bereid je tekst voor. Typ of plak de tekst, tabel, of opmaak die je wilt opslaan als een bouwsteen in een Google Document. Zorg ervoor dat het precies zo is zoals je het wilt hebben.
• Stap 2: Selecteer de inhoud. Markeer de complete tekst of het element dat je wilt opslaan.
• Stap 3: Sla op als bouwsteen.
  • Klik in het menu bovenaan op Invoegen.
  • Ga met je muis over Building Blocks.
  • Klik op Nieuwe aangepaste bouwsteen (New custom building block).
• Stap 4: Geef een naam. Er verschijnt een pop-up. Geef je bouwsteen een duidelijke, herkenbare naam (bijvoorbeeld “Standaard Intake Zorg”, “Notitie Medicatie”, “Afsluiting Rapport”).
• Stap 5: Creëer. Klik op Maken (Create). Je aangepaste bouwsteen is nu opgeslagen!

2. Een aangepaste bouwsteen invoegen:

• Optie 1: Via de ‘@-snelkoppeling’ (aanbevolen voor snelheid):
  • Open een Google Document waar je de bouwsteen wilt invoegen.
  • Typ een @-teken (apenstaartje) in je document.
  • Begin met typen van de naam van je aangepaste bouwsteen (bijvoorbeeld “Standaard Intake”).
  • Er verschijnt een lijst met suggesties. Klik op de naam van jouw bouwsteen of gebruik de pijltjestoetsen en druk op ‘Enter’.
  • De bouwsteen wordt direct ingevoegd.
• Optie 2: Via het ‘Invoegen’-menu:
  • Klik in het menu bovenaan op Invoegen.
  • Ga met je muis over Building Blocks.
  • Ga met je muis over Aangepast (Custom).
  • Selecteer de gewenste bouwsteen uit de lijst.

3. Je aangepaste bouwstenen beheren:

• Je kunt je aangepaste bouwstenen bewerken of verwijderen via Invoegen > Building Blocks > Aangepaste bouwstenen beheren (Manage custom building blocks). Hier kun je de naam aanpassen of de bouwsteen definitief verwijderen.

Begin vandaag nog met het creëren van je eigen aangepaste bouwstenen voor de teksten die je het meest gebruikt. Je zult merken hoe snel je documenten kunt opstellen en hoe consistent je communicatie wordt!

Toch liever een visuele uitleg? Klik op de link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Raak je soms het overzicht kwijt in lange e-mailketens over één project of cliënt? Wil je dat alle communicatie en bestanden van je team op één plek staan? Dat je niet meer hoeft te wisselen tussen je mail, chat en je bestanden?

Google Chat biedt de mogelijkheid om een ‘Ruimte’ aan te maken. Dit is een centrale plek waar je met een groep collega’s kunt chatten, bestanden kunt delen en zelfs taken kunt verdelen. Zo kun je alles op één plek organiseren. Dat scheelt een hoop zoekwerk!

Waarom is dit handig?

Het vervangt de lange e-mailgesprekken en zorgt ervoor dat alle informatie over één onderwerp (zoals een team, project of cliënt) bij elkaar staat. Zo heb je altijd één plek voor alle communicatie en bestanden en is iedereen in het team direct op de hoogte.

Voor wie interessant?

Deze tip is handig voor iedereen die in een team of projectgroep werkt.

Praktijkvoorbeeld

Denk aan een vast zorgteam op een afdeling dat snel korte updates moet delen, of een projectgroep die een nieuw protocol opstelt. In plaats van losse e-mails te sturen met updates, plaats je een bericht in de Ruimte. Of je deelt het concept-protocol (een Google Doc) direct in de Ruimte en bespreekt het daar. Dit is niet alleen overzichtelijk voor jezelf, maar ook voor de collega’s die je toevoegt.

Wat levert het op?

✅ Geen onnodig lang zoekwerk

✅ Alle informatie op één plek

✅ Laagdrempelige communicatie

Interessant! Maar hoe?

1. Open Gmail of de aparte Google Chat-app.

2. Klik links in het menu op de knop Ruimtes.

3. Klik op het plus-teken (+) naast ‘Ruimtes’ en kies Een ruimte maken.

4. Geef de ruimte een duidelijke naam (bijvoorbeeld “Team Woonzorg A” of “Project Nieuw Protocol”).

5. Voeg de e-mailadressen van je collega’s toe die je wilt uitnodigen.

6. Je kunt eventueel een beschrijving toevoegen, zodat iedereen weet waar de ruimte voor dient.

7. Klik op Maken.

8. De ruimte is nu aangemaakt! Je kunt direct beginnen met chatten. Onderaan vind je knoppen om bestanden te delen (via het paperclip-icoon) en bovenaan vind je tabbladen voor Bestanden en Taken die in deze ruimte zijn gedeeld.

Toch liever een visuele uitleg? Klik op het onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Ben je het zat om na een drukke ochtendronde te zoeken naar die ene losse notitie met de taken die nog gedaan moeten worden? Wil je een slimme en mobiele manier om snel taken te noteren en overzicht te houden? Kijk dan eens naar Google Keep!

Google Keep is een notitie-app die perfect is voor het bijhouden van korte, praktische takenlijsten. Het grote voordeel is dat het overal toegankelijk is (via je telefoon, tablet of Chromebook) en dat je takenlijsten eenvoudig kunt aanmaken én afstrepen met vinkjes.

Waarom is dit handig?

Je noteert snel een taak en vinkt deze af wanneer hij voltooid is. Dit houdt overzicht zonder losse briefjes die je kwijt kunt raken en zorgt ervoor dat je altijd de meest actuele to-do lijst bij de hand hebt, ongeacht waar je bent. Het is ook mogelijk om gesproken berichten of foto’s toe te voegen aan je notities.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal voor iedereen in de zorg die onderweg taken moet noteren en snel moet kunnen schakelen.

Praktijkvoorbeeld

Denk bijvoorbeeld aan een wijkverpleegkundige die bezig is met haar ochtendronde. Terwijl ze bij cliënten is, komen er taken in haar op die nog moeten gebeuren, zoals medicatie klaarzetten of de familie van een cliënt bellen. In plaats van dit op verschillende briefjes te schrijven (en deze te vergeten of kwijt te raken), opent ze de Google Keep-app op haar telefoon en voegt de taken direct toe aan haar ‘Dagtaken’-lijst. Later, wanneer ze tijd heeft om de taken af te werken, opent ze de lijst en vinkt ze de voltooide taken af. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces en dat er niets vergeten wordt.

Wat levert het op?

✅ Geen handgeschreven lijstjes

✅ Duidelijk overzicht

✅ Altijd bij de hand

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een takenlijst aanmaakt in Google Keep, lichten we hier toe. Klik op onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je soms het gevoel dat je de belangrijkste e-mails mist in je volle inbox? Raakt essentiële communicatie van artsen, managers of andere belangrijke collega’s soms ondergesneeuwd? 

Met de slimme filters in Gmail kun je ervoor zorgen dat deze mails automatisch als ‘belangrijk’ worden gemarkeerd, zodat je ze altijd snel ziet!

Waarom is dit handig?

Filters in Gmail zijn een krachtige manier om je inbox te organiseren zonder dat je er handmatig iets voor hoeft te doen. Je stelt één keer een regel in, en Gmail past die regel direct toe op alle binnenkomende e-mails die aan jouw voorwaarden voldoen.

Voor jou als zorgprofessional is dit ideaal om ervoor te zorgen dat dringende of cruciale informatie, bijvoorbeeld van een leidinggevende, een arts of een specifieke afdeling, direct de aandacht krijgt die het verdient. Je kunt de filter zo instellen dat deze mails automatisch:

• een label krijgen (‘Belangrijk’, ‘Artsen-overleg’, etc.);
• worden gemarkeerd als ‘Belangrijk’ (met een speciaal icoontje);
• worden doorgestuurd of overgeslagen als je dat wilt.

Dit voorkomt dat je tijd verspilt met zoeken naar die ene cruciale mail en zorgt ervoor dat je efficiënter en met meer focus kunt werken.

Voor wie interessant?

Deze tip is ontzettend handig voor iedereen die veel communiceert en snel moet reageren op specifieke berichten.

• Verpleegkundigen en Zorgmanagers: Je kunt automatisch alle e-mails van het managementteam of de roosterplanning markeren, zodat je direct weet wanneer er een belangrijke update is over je dienst of een beleidswijziging.
• Ondersteunend personeel: Als je het contactpunt bent voor specifieke artsen of externe leveranciers, kan je hun mails direct filteren en ze een label geven zodat je ze in één oogopslag kunt groeperen en opvolgen.

Praktijkvoorbeeld:

Je stelt een filter in dat alle mails van de domeinnaam van het ziekenhuis of de praktijk, met als afzender “Dr. Jansen” of “Roosterplanning”, automatisch een rood label krijgen en als belangrijk worden gemarkeerd. Zo springen ze er direct uit in je overvolle inbox!

Wat levert het op?

✅ Een georganiseerde mailbox

✅ Focus op wat belangrijk is

✅ Raak geen belangrijke mail kwijt

Interessant! Maar hoe?

Het aanmaken van een filter is eenvoudig! Je doet dit zo:

1. Open Gmail en klik op de pijl omlaag aan de rechterkant van de zoekbalk bovenaan (of klik op het tandwiel > ‘Alle instellingen bekijken’ > het tabblad ‘Filters en geblokkeerde adressen’).

2. Voer in het veld “Van” de naam of het e-mailadres in van de persoon wiens mails je wilt filteren (bijvoorbeeld: arts.jansen@ziekenhuis.nl).

3. Klik op Filter maken rechts onderaan.

4. Kies vervolgens welke actie Gmail moet uitvoeren. Vink aan: Het label toepassen: en kies of maak een label aan (bijv. ‘CRUCIAAL’).

5. Vink eventueel ook Markeren als belangrijk aan.

6. Klik op Filter maken.

Je kunt ook direct een mail van de betreffende persoon openen, op de drie puntjes (‘Meer’) klikken en dan kiezen voor ‘Berichten zoals deze filteren’.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Zit je vaak met lange(re) teksten in je spreadsheet die je eigenlijk kort en bondig wilt weergeven? Denk aan uitgebreide verslagen, patiëntnotities (liever in het ECD natuurlijk!) of projectstatussen die je snel wilt kunnen scannen? Met AI-extensies in Google Sheets kun je nu binnen enkele seconden slimme samenvattingen maken van je teksten!

Met AI-extensies zoals SheetGPT en SheetAI kun je lange(re) tekstblokken in cellen automatisch laten samenvatten door kunstmatige intelligentie. Dit is vooral handig wanneer je snel de hoofdpunten wilt begrijpen zonder elke cel volledig door te lezen, of wanneer je overzichtelijke rapporten wilt maken van uitgebreide data.

Helaas heb je nu nog een extensie hiervoor nodig. Gemini ondersteund deze functie nog niet in het Nederlands.

Waarom is dit handig?

Deze functie bespaart tijd bij het verwerken van grote hoeveelheden tekstuele informatie in Google Sheets. In plaats van handmatig door lange teksten te spitten, krijg je binnen enkele seconden de kern van de informatie. Het helpt ook om complexe informatie toegankelijker te maken voor collega’s die niet alle details hoeven te weten.

Voor wie interessant?

Deze tip is waardevol voor iedereen die regelmatig werkt met uitgebreide tekstuele data in spreadsheets:

Zorgcoördinatoren die dagverslagen of incidentmeldingen snel willen samenvatten voor rapportages aan het management.

Kwaliteitsmedewerkers die evaluaties en feedback van verschillende afdelingen overzichtelijk willen presenteren.

Projectleiders die uitgebreide projectupdates kort willen weergeven voor team-updates.

Praktijkvoorbeeld:

Je hebt een spreadsheet met uitgebreide updates van verschillende projecten. In plaats van elke cel volledig te lezen, laat je AI een korte samenvatting maken zoals: “Voortgang project X, status loopt achter, acties zijn ondernomen. Geen reden tot uitstellen” Perfect voor je project update rapportage!

Wat levert het op?

✅ Tijdsbesparing bij tekstverwerking

✅ Overzichtelijkere rapporten en presentaties

✅ Sneller inzicht in grote hoeveelheden informatie

✅ Meer focus op de werkelijk belangrijke details

Interessant! Maar hoe?

Het is eenvoudiger dan je denkt! Volg deze stappen:

Stap 1: Installeer een AI-extensie

• Ga naar de Google Workspace Marketplace
• Zoek naar “SheetAI” of “SheetGPT”
• Klik op “Installeren” en volg de instructies

Stap 2: Open je Google Sheets document

• Ga naar de cel waar je de samenvatting wilt plaatsen
• Deze moet naast of onder de cel staan met de lange tekst

Stap 3: Gebruik de AI-functie

• Voor SheetGPT: typ =GPT(“Vat deze tekst kort samen: “, A1) (vervang A1 door je tekstcel)
• Voor SheetAI: typ =SHEETAI_SUMMARIZE(A1, 30, “beknopt”) voor een samenvatting van 30 woorden

Stap 4: Druk op Enter

• De AI genereert automatisch een samenvatting
• Pas indien nodig de lengte of stijl aan door de parameters te wijzigen

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!