Werk jij veel met contracten, of moet je regelmatig OVO’s laten ondertekenen? Dan is deze tip voor jou!

Deze tip kwam van een team van trouwe lezers, namelijk het team Prisma Managementassistentie. Enorm bedankt voor jullie tip!

Wist je dat…..

….E-handtekeningen toevoegen aan een document kan al langer, maar is nu ook beschikbaar in Google Workspace! Dit kan direct vanuit Google Drive, zowel voor Documenten als voor PDF’s. Deze functie is makkelijk en veilig te gebruiken, mede omdat je niet meer afhankelijk bent van externe diensten. Het verzoek is snel te versturen en de status is makkelijk te checken. En wat ook handig is: ondertekenen kan zelfs vanaf je mobiel!

Voor wie?

Voor iedereen die met contracten werkt, bijvoorbeeld het secretariaat of het stagebureau, maar ook voor de HR-afdeling.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je elektronisch ondertekenen aanmaakt in Google Docs en PDF, lichten we stap voor stap toe. Klik op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

 

Wil je snel verwijzen naar een specifiek commentaar in Google Docs naar een collega? Dat kan heel eenvoudig!

Wist je dat…..

….Wil je als zorgprofessional efficiënter feedback geven op documenten zoals patiëntverslagen of behandelplannen? Wil je de samenwerking met collega’s verbeteren en tijd besparen? Deel dan een link naar het specifieke commentaar in Google Docs!

Wat houdt het verder in? 

In de zorg is efficiënte communicatie cruciaal. Met deze tip deel je feedback op een precieze en duidelijke manier. Door direct naar specifiek commentaar in een document te linken, voorkom je misverstanden en zien je collega’s meteen de relevante informatie. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten, wat de patiëntenzorg verbetert.

Voor wie?

Deze tip is relevant voor alle zorgprofessionals die samenwerken aan documenten, zoals:

• Verpleegkundigen: Bespreek zorgplannen, rapporteer incidenten en deel patiëntaantekeningen.
• Therapeuten: Wissel informatie uit over patiëntvoortgang en deel behandelstrategieën.
• Administratief personeel: Deel feedback op beleidsdocumenten, protocollen en kwaliteitsrapportages.

Praktijkvoorbeeld: Stel, je wilt feedback geven op een nieuw behandelprotocol. In plaats van een algemene opmerking als “Ik heb wat feedback op de inleiding”, selecteer je de specifieke tekst, plaats je een commentaar met je feedback en deel je de link. Je collega’s kunnen direct naar de juiste plek in de tekst gaan en je feedback lezen, zonder tijd te verliezen aan zoeken.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een link stuurt naar specifiek commentaar, gaat als volgt:

• Selecteer de tekst: Markeer de tekst waar je commentaar op wilt geven.
• Voeg een commentaar toe: Klik op het commentaaricoon (ballonnetje met een plusje) en schrijf je feedback.
• Deel de link: Klik op de drie puntjes naast het commentaar en selecteer “Link naar deze opmerking”. Kopieer de link.
• Deel de link met je collega’s.

Wil je makkelijker verwijzen naar specifiek commentaar in een Google Doc? Wil je de focus houden op wat belangrijk is? Deel dan een link naar het commentaar.

Extra tips:

• Gebruik @mention om specifieke collega’s te attenderen in het commentaar.
• Geef duidelijke en specifieke feedback om verwarring te voorkomen.
• Reageer op commentaar om een discussie te starten en samen tot een oplossing te komen.

Liever de video bekijken? Klik op onderstaande link voor de video uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

Bespaar tijd door e-mails die je vaak verstuurt als template op te slaan en moeiteloos opnieuw te gebruiken!

Wist je dat…..

….Stuur je vaak dezelfde soort e-mails en typ je deze telkens opnieuw? Met Gmail kun je templates aanmaken om terugkerende berichten snel te versturen, waardoor je tijd bespaart en consistent blijft in je communicatie.

Wat houdt het verder in? 

Met templates in Gmail kun je standaardantwoorden, bevestigingsmails of terugkerende mededelingen met een paar klikken klaarzetten en verzenden. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt voor meer efficiëntie. Bovendien kun je bestaande templates aanpassen of verwijderen, afhankelijk van je behoefte.

Voor wie?

Dit is met name interessant voor de collega’s die vaker dezelfde soort mails schrijven, zoals het stagebureau of het secretariaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verzoeken voor het opvragen van informatie.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je de templates in Gmail maakt en gebruikt, lichten we stap voor stap toe. Klik op het plaatje of onderstaande button voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

Vind je het onhandig om steeds door alle Google Apps te moeten zoeken? Wist je dat je zelf de volgorde kunt aanpassen? Zo heb je jouw meest gebruikte apps altijd binnen handbereik!

Wist je dat…..

….Wanneer je op de negen puntjes rechtsboven in Google klikt, zie je al jouw Google Apps. Wat veel mensen niet weten, is dat je deze apps kunt verslepen en ordenen zoals jij dat wil. Zo zorg je ervoor dat je snel toegang hebt tot de apps die je het meest gebruikt, zonder onnodig te scrollen of zoeken.

Voor wie?

Deze tip is ideaal voor iedereen die dagelijks met Google producten werkt, zoals Google Drive, Gmail, Agenda of Meet. Door jouw apps slim te ordenen, bespaar je tijd en werk je efficiënter. Bijvoorbeeld: als je vaak Google Drive gebruikt, sleep je deze simpelweg naar de bovenste rij, zodat je er direct bij kunt.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je de Google apps opnieuw indeelt, lichten we stap voor stap toe. Klik op het plaatje of onderstaande button voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

Verdwaal jij ook wel eens in de jungle van mappen en bestanden in je Google Drive?  Met snelkoppelingen creëer je  “shortcuts” naar je meest gebruikte documenten,  zodat je ze altijd direct bij de hand hebt!

Wist je dat…..

….Snelkoppelingen in Google Drive werken net als snelkoppelingen op je computer. Ze verwijzen naar het originele bestand, maar nemen nauwelijks extra ruimte in beslag. Zo heb je  al je belangrijke documenten, spreadsheets en presentaties  binnen handbereik,  zonder  onnodig te hoeven zoeken of kopiëren.

Voor wie?

Eigenlijk voor iedereen die Google Drive gebruikt! Denk bijvoorbeeld aan:

• Verpleegkundigen: snelkoppeling naar protocollen, templates en formulieren.
• Ondersteuning: snelkoppeling naar handleidingen, werkprocessen of aanvraagformulieren.
• Projectmanagers: Snelkoppelingen naar projectplanningen, budgetten en presentaties.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een snelkoppeling maakt in Google Drive, lichten we stap voor stap toe. Klik op onderstaande link voor de video.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

Willen jullie ook “iets doen met AI” maar vind je het belangrijk om eerst beleid op te stellen dat voldoet aan alle relevante normen en wetgeving? Logisch! Daarom organiseerden we een interactieve 1-uur durende sessie waarin we je stap voor stap meenamen hoe je eventueel jouw AI-beleid behapbaar te maken.

Wat is er besproken?

• Een overzicht van de belangrijkste wetgeving, normen en tips aansluitend op de NEN 7510 en NIS 2.

• Een demo van NotebookLM: ontdek hoe je deze tool van Google kunt gebruiken om beleid vorm te geven én beleidsstukken slim te vergelijken.

• Praktische handvatten: welke documenten zijn essentieel en welke onderdelen mogen niet ontbreken?

We eindigden met een live-sessie waarin we NotebookLM in actie lieten zien, van documentanalyse tot slimme AI-ondersteunde chats!

Waarom relevant?

Dit is dé kans om je kennis van AI-strategieën en hoe je een beleid daarvoor opstelt te verdiepen, en te ontdekken hoe NotebookLM jou kan ondersteunen bij het versterken van je beleid of als je zoiets ooit wil opzetten in de organisatie. Of je nu een IT-manager bent die zijn beleid rondom AI wil opstellen of een informatiebeveiliger die zoekt naar praktische oplossingen die aansluiten aan de NEN 7510, dit event bood direct toepasbare inzichten én de mogelijkheid om hierover te sparren met gelijkgestemden uit de zorg.

Gelukkig hebben we de video nog!

Via onderstaande formulier kun je de video opvragen.

De Adapta Workspace Community 

Dit event is onderdeel van de Adapta Workspace Community. Een besloten groep, speciaal voor IT-professionals binnen de zorg die werken met Google, waar we een unieke plek bieden om met gelijkgestemden te sparren, ideeën uit te wisselen en kennis te delen. Of je nu al werkt met Google Workspace of de mogelijkheden verkent, in onze community ontdek je de beste strategieën voor optimalisatie, veiligheid en efficiëntie in jouw organisatie. Geen event meer missen? Meld je aan via deze link en blijf op de hoogte van eerstvolgende events!

 

Weet je zeker dat een bestand ergens in Drive moet staan, maar kan je het niet direct vinden? Levert je zoekopdracht wel resultaten op, maar lijken deze te veel op elkaar, bijvoorbeeld door gelijke titels? Zie je door de zoekresultaat-bomen het bos niet meer? Met geavanceerd zoeken kan je gerichter zoeken en het gezochte bestand vinden!

Wist je dat…..

….Een voor- en nadeel van Google Drive is dat meerdere bestanden dezelfde naam kunnen hebben, wat het moeilijker kan maken om juist dat ene bestand te vinden waar je naar op zoek bent. Om dit makkelijker te maken kan je de zoekopdracht uitbreiden en specifieker maken, zodat je wel kan vinden waar je naar op zoek bent.

Met geavanceerd zoeken kan je zoeken de zoekopdracht uitbreiden met onder andere  specifieke types bestanden, de eigenaar, inhoud, locatie of met wie een bestand is gedeeld. Maar ook op basis van wanneer een bestand is gewijzigd, of er goedkeuring moet worden verleend of er nog vervolgacties uit staan.

Extra tip!

Je kunt ook sneller zoeken in Gedeelde Drives, door alleen te zoeken in een bepaalde Gedeelde Drive. Zodat resultaten buiten de Gedeelde Drive niet worden getoond.

• Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de naam van een Gedeelde Drive. Dit kan zowel bovenaan wanneer een Gedeelde Drive is geopend (onder de zoekbalk), of aan de linkerkant van de webpagina in het navigatiepaneel.
• Klik vervolgens op Zoeken in “Naam Gedeelde Drive”.
• Vul vervolgens de opdracht in de zoekbalk om het zoeken te starten. Alleen de resultaten uit de betreffende Gedeelde Drive worden getoond.

Voor wie?

Deze tip is interessant voor iedereen die niet altijd even snel de juist bestanden kan vinden bij het zoeken in Drive, bijvoorbeeld als je werkt met veel protocollen in de zorg. Dit kan zijn voor bestanden onder Mijn Drive die in een mappenstructuur zijn begraven of op locaties waar je (nog) niet bekend mee bent.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je geavanceerd zoekt in Google Drive, lichten we stap voor stap toe. Klik op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

Ben je het zat dat je meerdere versies van hetzelfde document hebt? Of wil je wel eens weten wie nu die ene cel in een spreadsheet heeft aangepast? Dan is deze tip voor jou. Met de versiegeschiedenis kun je alle versies van je Google Documenten en Spreadsheets terugzien en herstellen. Ook kun je zien wie wat heeft aangepast!

Wist je dat…..

….Als je met meerdere personen in een document werkt, of een document een tijd niet hebt gelezen, wil je soms alleen de wijzigingen zien. Het kan ook zijn dat je graag een oude versie van het document terug wilt lezen. Daarnaast is het soms ook handig om te zien wie nu die ene cel in Google Spreadsheets heeft bewerkt, om deze eventueel te kunnen herstellen.

Voor wie?

Of je nu als verpleegkundige, arts of in de ondersteuning werkzaam bent, dit is handig voor iedereen die met meerdere in documenten werkt. Maar ook voor de gebruikers die nog steeds meerdere versies maken van eenzelfde document. Met deze tip kun je namelijk 1 document gebruiken die je kunt delen, zo heeft iedereen altijd de meest recente versie en kun je in de revisiegeschiedenis altijd alle oude versies terugzien.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je de versiegeschiedenis of wijzigingen in een document of sheet kan vinden, lichten we stap voor stap toe. Klik op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

Wist je dat je bestanden in Google Drive eenvoudig kunt verplaatsen naar andere mappen of gedeelde drives, zonder de rechtermuisknop te gebruiken? Dat kan nog sneller en intuïtiever!

Wist je dat…..

….Met Google Drive kun je bestanden simpelweg slepen naar een andere map of gedeelde drive. Dit is handig als je snel bestanden wilt reorganiseren of delen met je team. In plaats van via de opties organiseren → verplaatsen, kun je direct het bestand selecteren en naar de gewenste map slepen. Dit werkt vooral goed als je jouw mappenstructuur al hebt geopend in het linker navigatiemenu.

Waarom is dit handig?

• Je werkt sneller en efficiënter.
• Het voorkomt onnodige klikken en vergissingen.
• Het is overzichtelijker, vooral bij het verplaatsen van meerdere bestanden.

Voor wie?

Deze tip is ideaal voor iedereen die veel met bestanden werkt in Google Drive, zoals zorgprofessionals, secretaresses en teamleden die regelmatig documenten delen en organiseren. Vooral handig bij drukke mappenstructuren of gedeelde drives met veel documenten.

Interessant! Maar hoe?

• Open Google Drive en zorg dat je het linker menu zichtbaar hebt.
• Selecteer het bestand dat je wilt verplaatsen.
• Sleep het bestand naar de gewenste map of drive.
• Klaar! Het bestand is direct verplaatst.

Wil je een stap-voor-stap uitleg voor verplaatsen van bestanden binnen Google Drive? Klik op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

Heb je een document in “Mijn Drive” staan waarvan je eigenlijk het eigenaarschap wilt overdragen aan iemand anders? Dat kan heel eenvoudig!

Wist je dat…..

….Het komt weleens voor dat je wisselt van team of functie, of je hebt een andere baan en je wilt dat een collega toegang behoudt tot belangrijke documenten. In dat geval kan het handig zijn dat je het eigendomsrecht van een bestand overdraagt. Door het eigenaarschap van een bestand over te dragen, zorg je voor continuïteit, bijvoorbeeld bij projectdocumenten, handleidingen, financiële analyses of beleidsstukken. Het is een handige oplossing als verplaatsen naar een gedeelde drive geen optie is.

Tip!

Het is natuurlijk nog beter om dergelijke bestanden op te slaan in een gedeelde drive, zodat het niet nodig is om het eigenaarschap over te dragen!

Voor wie?

Voor iedereen die verantwoordelijk is voor belangrijke documenten en deze wil overdragen aan een collega. Denk aan projectplannen, trainingsmateriaal, financiële rapporten en meer.

Interessant! Maar hoe?

Wil je precies zien hoe dit werkt? Klik op onderstaande link, en bekijk deze korte handleiding voor een stap-voor-stap uitleg!

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.