Herken je dit: eindeloos e-mailconcepten heen en weer sturen voor feedback of aanpassingen? Dat kan makkelijker! Met Google Docs stel je direct een e-mailconcept op dat je eenvoudig deelt en samen bewerkt, klaar om (later) vanuit Gmail te versturen.

Wist je dat…..

….Soms is het handig om een e-mailbericht in overleg op te stellen en vervolgens door iemand anders te laten verzenden. Hiervoor ben je wellicht gewend om een concept steeds heen en weer te versturen met de mail, maar dit is niet nodig!

In Google Docs kun je nu direct een e-mailbericht opmaken. Het grote voordeel is dat je dit document kunt delen met collega’s, net zoals je elk ander Google Document deelt. Hierdoor kunnen jullie tegelijkertijd aan de tekst werken, commentaar toevoegen en wijzigingen doorvoeren zonder steeds bestanden of e-mails heen en weer te sturen.

Ook kan je op deze manier een e-mailconcept aanmaken voor jezelf, dat je later weer opnieuw kan gebruiken. Zodra het concept definitief is, kan degene die het moet versturen (jijzelf of je collega met toegang) met één klik op de knop het concept direct openen in zijn of haar eigen Gmail mailbox. Van daaruit kan de mail direct verzonden worden.

Voor wie?

Deze tip is vooral interessant voor diegenen die regelmatig e-mailberichten moeten opstellen in overleg met collega’s of goedkeuring nodig heeft, voordat iets verzonden wordt. Bijvoorbeeld het communicatieteam, of de HR-afdeling voor belangrijke aankondigingen of nieuws updates.

Dit zal een hoop tijd besparen vergeleken met het heen- en weer sturen van concepten met aanpassingen om uiteindelijk tot het bericht te komen. Daarnaast kan het eenvoudig met een druk op de knop worden omgezet naar een actueel concept bericht in de mailbox en zelf direct worden verzonden. De concepten en verzonden berichten zijn zoals je gewend bent gewoon terug te vinden in de verzonden items of concepten in je Gmail mailbox.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je eenvoudig een E-mailconcept opstelt en deelt in Google docs, lichten we stap voor stap toe. Klik op het plaatje of onderstaande button voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

Ben je aan het chatten, maar heb je liever een face-to-face overleg? Dat kan! Vanuit Google Chat kan je eenvoudig een Google Meet-link genereren en delen.

Wist je dat…..

….In Google Chat kun je eenvoudig een nieuwe Google Meet starten met twee keer klikken. Direct verschijnt een link naar een nieuwe Google Meet, die jij en je collega’s meteen kunnen gebruiken. Geen extra stappen, geen zoekwerk, gewoon snel en efficiënt.

Voor wie?

Deze tip is perfect voor iedereen die wel eens ad-hoc overleggen heeft, zoals projectteams of helpdeskmedewerkers die snel moeten schakelen. In plaats van tijd te verliezen met het plannen van meetings of heen-en-weer gechat, stuur je binnen seconden een link en start je direct met samenwerken!

Interessant! Maar hoe?

Hoe je eenvoudig een Meet start vanuit Chat, lichten we stap voor stap toe. Klik op  onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

Ken jij de bouwblokken in Google Docs al? Met bouwblokken kun je makkelijk en snel slimme elementen toevoegen aan je document, zoals checklists, tabellen, data en meer. Dit bespaart tijd en zorgt voor een overzichtelijk en professioneel ogend document.

Wist je dat…..

….Bouwblokken voor-gedefinieerde elementen zijn die je met één klik kunt toevoegen en aanpassen aan je document? Ze zijn ideaal voor het maken van notulen, projectplanningen, rapporten en andere documenten waarbij structuur en functionaliteit belangrijk zijn.

Voor wie?

Deze tip is handig voor zorgprofessionals en projectmanagers, secretaresses en iedereen die mooie, functionele documenten wil maken. Of je nu een eenvoudige checklist wilt maken of een complex rapport, bouwblokken kunnen je helpen om efficiënter te werken.

Tip: Experimenteer met de verschillende bouwblokken en ontdek hoe ze je workflow kunnen verbeteren.

Interessant! Maar hoe?

1. Open een Google Document.
2. Typ “@” in het document. Er verschijnt nu een lijst met alle beschikbare bouwblokken.
3. Selecteer het gewenste bouwblok.
4. Vul de benodigde informatie in.

Handige bouwblokken:

• Checklist: Maak takenlijsten en volg de voortgang.
• Kalender: Voeg data toe en plan deadlines.
• Tabel: Structureer data overzichtelijk in een tabel.
• Aanpasbare bouwblokken: Bewaar je eigen gemaakte bouwblokken voor herhaald gebruik.

Wil je meer weten over bouwblokken? Klik op onderstaande link voor uitgebreide informatie.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

Heb je genoeg van een overvolle inbox en wil je meer controle over je e-mails? Met Gmail kun je je inbox aanpassen aan jouw specifieke behoeften. Kies uit verschillende inbox-types, pas je achtergrond aan, voeg een leesvenster toe en integreer andere Google Workspace apps zoals Chat en Meet.

Wist je dat…..

….Gmail biedt verschillende opties om je inbox te organiseren en je productiviteit te verhogen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor de ‘Prioriteitsinbox‘ om belangrijke e-mails bovenaan te plaatsen, of voor ‘Meerdere inboxen’ om e-mails op basis van labels of afzenders te sorteren. Door je achtergrond aan te passen en een leesvenster toe te voegen, maak je je inbox visueel aantrekkelijker en efficiënter. Bovendien kun je met de integratie van Chat en Meet direct vanuit je inbox communiceren en samenwerken.

Voor wie?

Deze tip is vooral handig voor:

• Collega’s met een drukke inbox: Denk aan collega’s van de servicedesk, projectleiders of secretaresses. Zij kunnen hun inbox ordenen op basis van klant, project of urgentie.
• Collega’s die samenwerken aan projecten: Door e-mails over een bepaald project automatisch te labelen of te verplaatsen naar een specifieke map, blijft alle communicatie overzichtelijk.
• Iedereen die tijd wil besparen: Door je e-mail automatisch te laten sorteren, voorkom je dat je kostbare tijd kwijt bent aan het handmatig ordenen van je inbox.

Interessant! Maar hoe?

Alle instellingen kun je gemakkelijk vinden door op het tandwieltje te klikken. Als je naar onderen scrolt kun je je inboxtype aanpassen:

Als je naar onderen scrolt kun je je inboxtype aanpassen:

Voor gedetailleerde instructies kun je het Helpcentrum van Gmail raadplegen:

• Uw inboxtype kiezen
• Je gmail thema wijzigen
• Leesvenster inschakelen in Gmail
• Chat en Meet in gmail
• Sneltoetsen aanpassen

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

 

Heb jij ook weleens een e-mail verstuurd met een spelfout, een vergeten bijlage of naar de verkeerde persoon? Gelukkig biedt Gmail de mogelijkheid om de annuleringsperiode van verzonden e-mail te verlengen!

Wist je dat…..

….In Gmail kun je standaard binnen 5 seconden een verzonden e-mail ongedaan maken, maar wist je dat je deze annuleringsperiode kunt verlengen tot 30 seconden? Zo heb je nét wat meer tijd om een foutje te corrigeren voordat de e-mail echt verstuurd wordt.

Voor wie?

Deze tip is vooral handig voor collega’s die dagelijks veel e-mails versturen. Of je nu een afspraakbevestiging verstuurt, patiëntgegevens deelt of een belangrijke interne update mailt, een foutje is zo gemaakt. Door de annuleringsperiode te verlengen, voorkom je dat een incorrecte e-mail direct bij de ontvanger belandt.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je jouw annuleringsperiode van een e-mail verlengd, lichten we stap voor stap toe. Klik op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

 

Werk jij regelmatig aan langere documenten en wil je deze graag overzichtelijk houden met een inhoudsopgave? Heb je geen zin om deze constant handmatig aan te moeten passen? Dan is deze tip interessant voor jou!

Wist je dat…..

….Google Docs kan automatisch een inhoudsopgave genereren in je document en deze past zich direct aan wanneer je wijzigingen doorvoert. Dit is vooral handig bij langere documenten waarin je een duidelijke structuur wilt aanbrengen. Als je regelmatig aanpassingen doet of samenwerkt in een document, kan het onhandig zijn om de inhoudsopgave steeds handmatig bij te moeten werken. Met de ingebouwde functie in Google Docs gebeurt dit volledig automatisch.

Voor wie?

Deze tip is interessant voor iedereen die langere documenten maakt met Google Docs en daarin structuur wil aanbrengen. Denk bijvoorbeeld aan een handleiding voor zorgtechnologie die af en toe wordt aangepast. Bij deze aanpassingen verandert de inhoudsopgave automatisch mee en hoef je hier niet meer over na te denken!

Interessant! Maar hoe?

Hoe je automatisch een inhoudsopgave genereert in Google Docs, lichten we stap voor stap toe. Klik op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

 

Werk jij veel met contracten, of moet je regelmatig OVO’s laten ondertekenen? Dan is deze tip voor jou!

Deze tip kwam van een team van trouwe lezers, namelijk het team Prisma Managementassistentie. Enorm bedankt voor jullie tip!

Wist je dat…..

….E-handtekeningen toevoegen aan een document kan al langer, maar is nu ook beschikbaar in Google Workspace! Dit kan direct vanuit Google Drive, zowel voor Documenten als voor PDF’s. Deze functie is makkelijk en veilig te gebruiken, mede omdat je niet meer afhankelijk bent van externe diensten. Het verzoek is snel te versturen en de status is makkelijk te checken. En wat ook handig is: ondertekenen kan zelfs vanaf je mobiel!

Voor wie?

Voor iedereen die met contracten werkt, bijvoorbeeld het secretariaat of het stagebureau, maar ook voor de HR-afdeling.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je elektronisch ondertekenen aanmaakt in Google Docs en PDF, lichten we stap voor stap toe. Klik op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

 

Wil je snel verwijzen naar een specifiek commentaar in Google Docs naar een collega? Dat kan heel eenvoudig!

Wist je dat…..

….Wil je als zorgprofessional efficiënter feedback geven op documenten zoals patiëntverslagen of behandelplannen? Wil je de samenwerking met collega’s verbeteren en tijd besparen? Deel dan een link naar het specifieke commentaar in Google Docs!

Wat houdt het verder in? 

In de zorg is efficiënte communicatie cruciaal. Met deze tip deel je feedback op een precieze en duidelijke manier. Door direct naar specifiek commentaar in een document te linken, voorkom je misverstanden en zien je collega’s meteen de relevante informatie. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten, wat de patiëntenzorg verbetert.

Voor wie?

Deze tip is relevant voor alle zorgprofessionals die samenwerken aan documenten, zoals:

• Verpleegkundigen: Bespreek zorgplannen, rapporteer incidenten en deel patiëntaantekeningen.
• Therapeuten: Wissel informatie uit over patiëntvoortgang en deel behandelstrategieën.
• Administratief personeel: Deel feedback op beleidsdocumenten, protocollen en kwaliteitsrapportages.

Praktijkvoorbeeld: Stel, je wilt feedback geven op een nieuw behandelprotocol. In plaats van een algemene opmerking als “Ik heb wat feedback op de inleiding”, selecteer je de specifieke tekst, plaats je een commentaar met je feedback en deel je de link. Je collega’s kunnen direct naar de juiste plek in de tekst gaan en je feedback lezen, zonder tijd te verliezen aan zoeken.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een link stuurt naar specifiek commentaar, gaat als volgt:

• Selecteer de tekst: Markeer de tekst waar je commentaar op wilt geven.
• Voeg een commentaar toe: Klik op het commentaaricoon (ballonnetje met een plusje) en schrijf je feedback.
• Deel de link: Klik op de drie puntjes naast het commentaar en selecteer “Link naar deze opmerking”. Kopieer de link.
• Deel de link met je collega’s.

Wil je makkelijker verwijzen naar specifiek commentaar in een Google Doc? Wil je de focus houden op wat belangrijk is? Deel dan een link naar het commentaar.

Extra tips:

• Gebruik @mention om specifieke collega’s te attenderen in het commentaar.
• Geef duidelijke en specifieke feedback om verwarring te voorkomen.
• Reageer op commentaar om een discussie te starten en samen tot een oplossing te komen.

Liever de video bekijken? Klik op onderstaande link voor de video uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

Bespaar tijd door e-mails die je vaak verstuurt als template op te slaan en moeiteloos opnieuw te gebruiken!

Wist je dat…..

….Stuur je vaak dezelfde soort e-mails en typ je deze telkens opnieuw? Met Gmail kun je templates aanmaken om terugkerende berichten snel te versturen, waardoor je tijd bespaart en consistent blijft in je communicatie.

Wat houdt het verder in? 

Met templates in Gmail kun je standaardantwoorden, bevestigingsmails of terugkerende mededelingen met een paar klikken klaarzetten en verzenden. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt voor meer efficiëntie. Bovendien kun je bestaande templates aanpassen of verwijderen, afhankelijk van je behoefte.

Voor wie?

Dit is met name interessant voor de collega’s die vaker dezelfde soort mails schrijven, zoals het stagebureau of het secretariaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verzoeken voor het opvragen van informatie.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je de templates in Gmail maakt en gebruikt, lichten we stap voor stap toe. Klik op het plaatje of onderstaande button voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 

 

 

 

Vind je het onhandig om steeds door alle Google Apps te moeten zoeken? Wist je dat je zelf de volgorde kunt aanpassen? Zo heb je jouw meest gebruikte apps altijd binnen handbereik!

Wist je dat…..

….Wanneer je op de negen puntjes rechtsboven in Google klikt, zie je al jouw Google Apps. Wat veel mensen niet weten, is dat je deze apps kunt verslepen en ordenen zoals jij dat wil. Zo zorg je ervoor dat je snel toegang hebt tot de apps die je het meest gebruikt, zonder onnodig te scrollen of zoeken.

Voor wie?

Deze tip is ideaal voor iedereen die dagelijks met Google producten werkt, zoals Google Drive, Gmail, Agenda of Meet. Door jouw apps slim te ordenen, bespaar je tijd en werk je efficiënter. Bijvoorbeeld: als je vaak Google Drive gebruikt, sleep je deze simpelweg naar de bovenste rij, zodat je er direct bij kunt.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je de Google apps opnieuw indeelt, lichten we stap voor stap toe. Klik op het plaatje of onderstaande button voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.