Kost het jou soms moeite om de juiste woorden te vinden voor een heldere rapportage die ook voor collega’s en de cliënt prettig leesbaar is? In deze tip leggen we uit hoe je Gemini (een slimme AI-assistent) kunt gebruiken als jouw persoonlijke redacteur.

Je hebt een cliëntbezoek achter de rug, maar het kost je moeite om de juiste woorden te vinden voor een heldere rapportage die ook voor collega’s en de cliënt prettig leesbaar is. Geen zorgen! Gemini is een digitale hulp die teksten kan herschrijven, inkorten of verduidelijken.

Je typt simpelweg je observaties en aantekeningen in en typt: “Herschrijf dit verslag zodat het overzichtelijk en goed leesbaar is voor het zorgdossier”. Gemini helpt je om er in een handomdraai een professionele, begrijpelijke en gestructureerde tekst van te maken. Zo hoef je niet langer te worstelen met de formulering en krijg je een tekst die altijd van goede kwaliteit is, zonder dat het je extra energie kost.

Ideaal voor zorgprofessionals die veel tijd kwijt zijn aan verslaglegging

Dit is ideaal voor elke zorgprofessional die veel tijd kwijt is aan administratie en verslaglegging. Het bespaart kostbare tijd en zorgt dat de inhoud menselijk en nauwkeurig blijft, terwijl de vorm wordt gepolijst.

Denk bijvoorbeeld aan een drukke dag, waarbij de tijd steeds bleef uitlopen. De aantekeningen waren daardoor gehaast en wat rommelig. Door de tekst in Gemini te plakken met de opdracht: “Herschrijf dit verslag zodat het overzichtelijk en goed leesbaar is voor het zorgdossier”, rolt er binnen seconden een helder verslag uit. Je hoeft de tekst alleen nog even te controleren en te kopiëren. Klaar!

Let op: Gebruik bij het invoeren van teksten in Gemini nooit namen of herleidbare privégegevens van cliënten om de privacy te waarborgen.

Interessant! Maar hoe?

Je kunt Gemini meteen uitproberen, door in je browser te gaan naar: Gemini.google.com.

Plak je aantekeningen en de zin “Herschrijf dit verslag zodat het overzichtelijk en goed leesbaar is voor het zorgdossier” in dezelfde balk en druk op enter. Kijk maar eens wat er gebeurt!

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Word jij ook weleens afgeleid door alle meldingen van verschillende Chat-ruimtes? Wil je alleen een seintje krijgen als het écht belangrijk is? Met het aanpassen van je meldingen per chat-ruimte bepaal jij zelf wanneer je een notificatie ontvangt. Zo houd je focus op je werk en word je niet onnodig gestoord.

Denk jij bij het lezen van deze tip: “….. Wat is eigenlijk een chat-ruimte?” 😳
Dan verwijzen we je eerst graag door naar onze eerdere tip: Beter samenwerken met je team in een Google Chat-ruimte

Gebruik jij wel al chat-ruimtes? Lees dan gauw verder!
Niet elke Chat-ruimte is namelijk even urgent. In de ene ruimte worden misschien belangrijke overdrachten gedeeld, terwijl een andere ruimte meer bedoeld is voor algemene mededelingen of informele praatjes. In Google Chat kun je per ruimte instellen hoe je op de hoogte gehouden wilt worden. Je kunt kiezen voor ‘Altijd meldingen’, ‘Alleen voor @vermeldingen’ (meldingen die aan jou gericht zijn) of de meldingen zelfs helemaal ‘Uitzetten’.

Waarom is dit handig?

• Je pakt de regie terug over je eigen schermtijd
• Je wordt niet meer afgeleid door een telefoon of computer die telkens ‘pingt’

Voor wie interessant?

Deze tip is goud waard voor collega’s die in de directe zorg staan. Denk aan een zorgbegeleider die in verschillende projectgroepen zit, maar tijdens de dienst alleen meldingen wil ontvangen van de actuele ‘Overdracht-ruimte’.

Let op: In de praktijk zie je vaak dat collega’s hun meldingen helemaal uitdoen omdat ze gek worden van het geluid, waardoor ze ook de écht belangrijke berichten missen. Door dit slim in te stellen, mis je nooit meer een directe vraag aan jou (@vermelding), maar heb je geen last van de rest van het gesprek.

Interessant! Maar hoe?

Het instellen van je meldingen is heel eenvoudig:

1. Open Google Chat op je computer of telefoon.

2. Ga naar de Ruimte waarvan je de meldingen wilt wijzigen.

3. Klik bovenaan op de naam van de Ruimte en kies Instellingen voor meldingen.

4. Kies de optie die bij jou past (bijvoorbeeld: ‘Alleen voor jou relevant’).

5. Druk op opslaan.

Liever een visuele uitleg? Klik hier voor de visuele instructie.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Is er een collega afwezig bij het MDO (Multidisciplinair Overleg) of een andere belangrijke bespreking? Wil je voorkomen dat je daarna alles opnieuw moet vertellen? Met de opnamefunctie in Google Meet zorg je ervoor dat de notulen compleet zijn en iedereen snel weer op de hoogte is, zelfs als ze er niet bij waren.

De opnamefunctie in Google Meet maakt een videobestand aan van de hele bespreking, inclusief de audio en alles wat op het scherm gedeeld wordt. Deze opname wordt automatisch opgeslagen in Google Drive en gedeeld met alle deelnemers.

Waarom is dit handig?

• Je bespaart tijd, omdat je niet alles hoeft na te bespreken of zelf uitgebreide notulen hoeft te maken.
• Iedereen blijft op de hoogte, omdat collega’s die er niet bij kunnen zijn ivm een late dienst of verlof, alsnog de cruciale beslissingen of actiepunten terug kunnen luisteren wanneer zij weer aan het werk zijn.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal voor iedereen die deelneemt aan terugkerende overleggen, zoals het MDO, teamvergaderingen, of afstemmingen met de behandelaren.

Praktijkvoorbeelden:

Stel, een van je collega’s is ziek of heeft een cliëntafspraak die precies tijdens het MDO valt. Normaal gesproken zou deze collega na afloop bij jou aankloppen met de vraag: “Wat is er precies besproken over cliënt X en de nieuwe procedure?”.

Door de bespreking op te nemen, kan die collega op een rustig moment de relevante stukken terugkijken. Dat scheelt jou én je collega veel nabesprekingstijd en zorgt ervoor dat de zorg soepel doorloopt met actuele informatie.

Interessant! Maar hoe?

Het opnemen van een vergadering is heel eenvoudig:

1. Start het Google Meet-gesprek.

2. Klik rechtsonder op de ‘Activiteiten’ knop (het icoontje met de driehoek, vierkant en cirkel).

3. Kies voor ‘Opnemen’ (het icoontje van een cirkel).

4. Klik op ‘Opname starten’.

Belangrijk: Vraag altijd vooraf toestemming aan de andere deelnemers voordat je de opname start!

5. Zodra de bespreking klaar is, ga je terug naar ‘Activiteiten’ > ‘Opnemen’ en klik je op ‘Opname stoppen’.

6. De opname wordt automatisch opgeslagen in de Google Drive-map ‘Meet Recordings’ van de persoon die de opname startte, en de link wordt naar alle deelnemers gemaild.

💡 Meer weten over de opnamefunctie en de voorwaarden? Bekijk de officiële handleiding van Google: Video-opnamen van een vergadering maken.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Begin dit jaar concludeerden we samen met KPMG, Google en 15 zorgorganisaties dat veilig mailen prima mogelijk is met Gmail en Google Workspace zónder aanvullende veilig-mailsoftware, dure licenties of ingewikkelde omwegen. In onze whitepapers  en technische implementatiegids lieten we zien dat het technisch kan. Theorie: check.

Maar wij zijn Adapta. Wij houden niet van alleen maar praten. Wij willen zien of het werkt. In het echt. Bij zorgorganisaties die er dagelijks mee moeten werken. Daarom zijn we nu gestart met pilots waarin we de inrichting van veilig mailen met Google écht gaan toepassen bij zorgorganisaties.

Van onderzoek naar doen

Onze technische implementatiegids Gmail beschrijft stap voor stap hoe je Google Workspace zo inricht dat je voldoet aan de eisen van veilig mailen. MFA, SPF, DKIM, DMARC, TLS, vertrouwelijke modi en DLP-regels – alles komt voorbij. In theorie een mooi verhaal.

Dóen dus. Dat is ook één van onze kernwaarden. Met lef, uit liefde. Want pas in de praktijk zie je waar het wringt, welke kinderziektes je tegenkomt en hoe het werkt voor zorgprofessionals die er dagelijks mee moeten werken.

Zo kwamen we in de eerste pilot bijvoorbeeld een grappig maar leerzaam probleem tegen met DLP-regels: een e-mail met het woordje “als” werd gezien als gevoelig, omdat het systeem dacht dat het over de ziekte ALS ging. Zulke situaties haal je er alleen uit door het in te richten, te testen en te gebruiken.

Wie doen er mee?

De eerste die de sprong waagde is Buurtzorg. zij draaien de pilot inmiddels live. Ook BrabantZorg gaat binnenkort beginnen.

Elke organisatie heeft zo zijn eigen reden om mee te doen. Minder kosten. Minder gedoe. En vooral: zorgprofessionals laten werken met de tools die ze toch al gebruiken.

“Wij zijn van mening dat we onze eigen e-mailomgeving technisch gezien op een net zo veilige manier kunnen inrichten en gebruiken als de aanvullende software in de markt.  Het omarmen van een standaardoplossing kan bovendien de exploitatiekosten substantieel verlagen en tegelijkertijd de grip op informatiebeveiliging vergroten. Want onlangs bleek maar weer dat zelfs bij externe oplossingen serieuze vraagtekens gesteld kunnen worden, zoals bij de recente overname van Zivver.
Onze huidige oplossing kent bovendien beperkingen in functionaliteit, bijvoorbeeld bij gebruik op smartphones of in nieuwere browsers, en zorgt soms voor extra drempels waardoor gegevens alsnog via andere kanalen worden gedeeld. Voor onze professionals betekent dit veel frictie in het dagelijkse werk. Door mee te doen aan deze pilot willen we toetsen of we veilig én gebruiksvriendelijk kunnen werken met onze vertrouwde Google Workspace-omgeving, zonder onnodige extra tools.  Uiteindelijk is dan ook het doel dat onze professionals én onze partners zo optimaal mogelijk worden ondersteund in hun kerntaak: het verlenen van goede zorg.”
— Nick Hogt, Projectmedewerker IT, Buurtzorg Nederland

Wat testen we precies?

In de pilots voeren we de stappen uit zoals beschreven in onze Technische Implementatiegids Gmail. Dat betekent onder andere:

• Beveiliging afdwingen met MFA en DNSSEC
• SPF, DKIM en DMARC correct instellen
• TLS en MTA-STS configureren voor veilige verbindingen
• DLP-regels inzetten om datalekken te voorkomen
• Vertrouwelijke modi en classificatielabels beschikbaar stellen

Daarmee testen we of de volledige Gmail-omgeving van een zorginstelling voldoet aan de normen en standaarden voor veilig mailen.

Het doel: aantonen dat Google Workspace – correct ingericht – voldoet aan de compliance-eisen (zoals NTA 7516 en AVG) en tegelijkertijd gebruiksvriendelijk blijft voor de mensen op de werkvloer. Geen extra apps, geen ingewikkelde extensies. Gewoon de vertrouwde mailomgeving, maar dan veilig.

Waarom is dit belangrijk?

Iedere zorgprofessional kent het: weer een extra tool, app of portaal om zogenaamd “veilig” te mailen. Het kost tijd, het frustreert, en in de praktijk wordt het vaak omzeild. Dat is niet veilig, dat is bureaucratisch gedoe.

Daarnaast betekenen extra leveranciers óók extra risico’s. Als je vertrouwelijke communicatie in handen van een derde partij legt, kan dat zomaar leiden tot strategische blunders, zoals bij de overname van Zivver. Precies het soort afhankelijkheid dat we willen vermijden.

Met deze pilots willen we laten zien dat het anders kan. Eenvoudiger. Veiliger. Goedkoper. En werkbaar. Zodat zorgorganisaties zich kunnen richten op wat er echt toe doet: zorg verlenen.

En we zijn daarbij ook eerlijk: als we in de pilots ontdekken dat iets knelt of niet goed werkt, dan zien we dat als een leuke nieuwe puzzel. Want elke les – positief of negatief – brengt ons dichter bij een oplossing die het werk van zorgprofessionals leuker, beter én makkelijker maakt.

Zoals altijd bij Adapta: we blijven leren, verbeteren en ontdekken. Zodat niet alleen de deelnemende organisaties, maar de hele zorgsector profiteert.

Met lef, uit liefde voor de zorg.

 

Op 16 oktober openden we de deuren van Adapta voor onze jaarlijkse IAM User Group. Een dag vol eerlijke gesprekken, scherpe inzichten en een diepe duik in ons eigen product: IAM Adapta. Het doel? Samen met zowel gebruikers als geïnteresseerden terug- én vooruitblikken, en de route naar maximale meerwaarde uit IAM verder uitstippelen.

IAM Adapta?

IAM Adapta is een softwareoplossing die (nieuwe) zorgcollega’s automatisch een account verstrekt, zodat ze overal kunnen inloggen (SSO) en automatisch de juiste rechten in alle benodigde applicaties krijgen en behouden. De kern ligt in het gebruik van:

👉 HR als bron van waarheid: Door het HR-systeem (zoals AFAS) te gebruiken als basis en ‘persona’s’ (profielen) op te stellen, wordt de set digitale faciliteiten per groep collega’s bepaald.

👉 SCIM 2.0: Deze internationale en meest gebruikte standaard (System for Cross-domain Identity Management) maakt het mogelijk om accounts met rechten aan te maken, te updaten en te verwijderen in het hele applicatielandschap.

IAM Adapta bouwt voort op je bestaande Identity Provider (Google Workspace) en maakt slim gebruik van SCIM en SSO (zoals SAML, OIDC, FIDO 2). Het resultaat? Een reductie in complexiteit, lagere kosten en meer grip op de digitale identiteit.

En gelukkig maken al veel zorgorganisaties daar gebruik van.  We doken samen met Zorgcentra de Betuwe, Zorgfederatie Oldenzaal, Prisma, ZuidZorg en Buurtzorg in de materie. 

Terugblik en de kansen in de roadmap

We hebben de belangrijkste updates van het afgelopen jaar gedeeld, die IAM Adapta krachtiger en gebruiksvriendelijker hebben gemaakt. De focus lag onder meer op:

👉 Medimo noodtoedienlijsten: Onze nieuwste feature voor het downloaden van alle Medimo TDL’s via de BI-Light koppeling, die vervolgens in een aparte Google Drive worden geplaatst en automatisch gedeeld kunnen worden met teams.

👉 Toegang & autorisatie via EasySecure: Fysieke toegang op dezelfde wijze als digitale toegang, met specifieke toegangsrechten voor functies en teams.

👉 Het meldingcentrum: Het centrale overzicht van meldingen binnen IAM Adapta. Het houdt automatisch bij wat nog openstaat en wat opgelost is, zodat je altijd actuele statusinformatie hebt.

👉 IAM Adapta zelfservice plugin: Waarbij IAM Adapta gebruikers ook door IAM aangemaakt kunnen worden, momenteel in productie met groepen.

Vervolgens gaven we een blik op de Roadmap, waarin de volgende ontwikkelingen centraal staan:

1️⃣ Uitbreiding Google Plugin  met Admin Rollen en Custom Attributen.

2️⃣ Drive Inventarisatie om in kaart te brengen welke documenten intern en extern worden gedeeld, zodat organisaties grip krijgen op toegang en eenvoudig kunnen opschonen waar nodig.

3️⃣ KeyCloak voor Single Sign-On (SSO) met meerdere Identity Providers. Met andere woorden: de sleutel tot toegang voor externen.

Waardevolle inzichten om verder mee te gaan

We sloten af met een waardevolle discussie over deze nieuwe punten, die ons meerdere inzichten gaf! 

Drive inventarisatie
De inventarisatie, die overzichten van ‘extern delen’ en ‘laatste toegang’ geeft, is enorm handig. De praktijk leert echter dat organisaties nog niet zover zijn met het classificeren van documenten. Hier ligt een grote kans! We zagen dat organisaties verschillend omgaan met wat er gedeeld mag worden, sommigen gebruiken al labels, anderen nog niet.

“Misschien is het een goed idee dat Adapta maandelijks een inzicht naar ons stuurt om te laten zien hoeveel bestanden/linkjes er extern (dus buiten de organisatie) zijn gedeeld.”, werd er geopperd. Een waardevol inzicht, we nemen het mee!

KeyCloak: de sleutel tot toegang voor externen

De grootste uitdaging die KeyCloak in één klap kan oplossen, is de toegang voor externen die geen inloggegevens hebben. De kern is: op basis van wie jij bent (in plaats van waar jij werkt) toegang krijgen op een organisatie. Het maakt flexibiliteit mogelijk, wat essentieel is voor een sector die steeds meer met een flexibele schil  werkt.

Interesse gewekt? Binnenkort zullen we hierover een sessie organiseren. Laat ons graag weten als je interesse hebt om erbij te zijn! 

Proactieve offboarding van custom-users
 
Een heel concreet feature-request kwam naar voren uit de gesprekken tijdens de lunch: de wens om proactief te signaleren wanneer de einddatum van een ‘custom-user’ nadert. Zo kunnen organisaties tijdig signaleren welke accounts binnenkort aflopen en waar nodig verlengen — voordat iemand plots niet meer kan inloggen. De suggestie om dit te koppelen aan het Meldingencentrum, of via een automatisch Looker-rapport met een overzicht van aflopende contracten, is een mogelijke  feature die we verder gaan verkennen.

IAM is nog lang niet uitontwikkeld. We zijn dankbaar voor zo’n actieve gebruikersgroep. Samen hebben we kennis gedeeld, van elkaar geleerd en laten zien hoe IAM in de praktijk wordt ingezet. Door alle features te benoemen, werden nieuwe kansen ontdekt om écht aan de slag te gaan en werkprocessen te verlichten.

Dat is precies waarom we dit doen: leren, verbeteren, scherp blijven en vooral technologie inzetten die het werkbare leven van de zorgprofessional leuker, beter en makkelijker maakt. 

Nieuwschierig wat IAM Adapta voor jouw organisatie kan betekenen? 
Neem gerust contact met ons op!

 

Je hebt een Google Form gebruikt om informatie te verzamelen. De reacties stromen binnen. Yes! …. En nu? Gemini kan je helpen om snel inzichten uit enquêtes en registraties te halen. 

Binnen zorgorganisaties kan veel informatie verzameld via Google Forms. Denk aan:

1. Cliënttevredenheidsvragenlijsten na een thuiszorgbezoek.
2. Medewerkerstevredenheidsonderzoekenin een verpleeghuis of woonlocatie.
3. Registraties van scholingen en trainingen voor zorgprofessionals.
4. Feedbackformulieren na een intake of digitaal consult.

Het is altijd fijn om de reacties binnen te zien komen, maar daarna komt de volgende uitdaging: hoe maak je er overzichtelijke inzichten van, zonder uren te besteden in Google Sheets?

Daar komt Gemini in beeld.

Gemini analyseert jouw verzamelde data, zoals jij dat wilt

De antwoorden die via jouw Google Form zijn binnengekomen, worden verzameld in Google Sheets. In Google Sheets zit een handige functionaliteit, waarbij je met Gemini  direct kunt aangeven wat je graag wilt weten uit de resultaten, bijvoorbeeld:

“Wat zijn de belangrijkste verbeterpunten die cliënten noemen?”

“Laat de gemiddelde tevredenheid per wijkteam zien.”

“Maak een grafiek die de verschillen tussen locaties zichtbaar maakt.”

Zo kan een teamleider snel zien waar cliënten tevreden over zijn, of een HR-adviseur direct inzicht krijgen in de opleidingsbehoefte van medewerkers. Ook kwaliteitsmedewerkers besparen veel tijd doordat ze trends en signalen sneller boven water krijgen voor hun rapportages.

Waarom is dit handig?

De Gemini functionaliteit bespaart je op deze manier een hoop tijd! Je vraagt aan Gemini wat je graag uit de resultaten wilt weten, et voila, het antwoord staat er binnen seconden. Daarnaast geef je makkelijk aan hoe je dit wilt weergeven, bijvoorbeeld in een grafiek of een tabel.

Voor wie interessant?

Deze tip is vooral erg handig voor zorgprofessionals die wel graag data of reviews verzamelen, maar niet zo sterk zijn (of weinig tijd hebben) in de analyse daarvan. Denk hierbij aan:

1. Teamleiders in de wijkzorg: snel overzicht van feedback uit cliëntvragenlijsten.
2. HR- en opleidingscoördinatoren: analyseren van medewerkerstevredenheid of scholingsregistraties.
3. Kwaliteitsmedewerkers: trends en patronen in cliënt- en medewerkerdata zichtbaar maken voor audits en verbeterplannen.

Met Gemini wordt het analyseren van de antwoorden geen lastige en tijdrovende klus meer, maar een slimme ondersteuning om sneller te leren en betere zorg te leveren.

Probeer het eens uit!

Klik hier om te zien hoe je de Gemini functionaliteit gebruikt om je Google Form resultaten te analyseren.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je na elk overleg moeite om de belangrijkste besluiten en actiepunten te onthouden? Mis je weleens een cruciaal detail van een bespreking? Met Google Documenten maak je moeiteloos professionele notulen die iedereen makkelijk kan inzien en die altijd up-to-date zijn. Weg met onleesbare krabbels en verspreide informatie!

Met Google Documenten maak je eenvoudig digitale notulen voor al je overleggen. Je kunt tijdens de meeting direct typen, actiepunten toevoegen, besluiten vastleggen en zelfs de notulen live met anderen delen. Het biedt een gestructureerde manier om informatie vast te leggen en zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde, actuele versie van de notulen. Een bijzonder handige functie is de mogelijkheid om direct vergaderingsnotulen in te voegen die automatisch details uit je Google Agenda halen.

Waarom is dit handig?

Overzicht en structuur: Je legt alle belangrijke informatie, besluiten en actiepunten gestructureerd vast, waardoor je na het overleg direct een helder overzicht hebt.

Snelle start: Met de speciale @-functie voor notulen worden datum, deelnemers en agendapunten automatisch ingevuld, wat je veel tijd bespaart.

Realtime samenwerking: Meerdere personen kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken, notities toevoegen en aanvullen, wat ideaal is voor teamoverleggen.

Altijd toegankelijk: Je notulen zijn veilig opgeslagen in de cloud en overal en altijd toegankelijk via elk apparaat met internettoegang (computer, tablet, smartphone).

Geen informatieverlies: Belangrijke details gaan niet verloren, omdat alles direct digitaal wordt vastgelegd.

Eenvoudig delen: Deel notulen eenvoudig met deelnemers en afwezigen, zodat iedereen op de hoogte is van de uitkomsten en actiepunten.

Zoekfunctionaliteit: Vind specifieke informatie snel terug met de zoekfunctie, zelfs maanden later.

Voor wie interessant?

Deze tip is interessant voor iedereen die regelmatig deelneemt aan of verantwoordelijk is voor het notuleren van overleggen, zoals zorgmanagers, teamleiders, coördinatoren en verpleegkundigen. Eigenlijk voor iedereen die gestructureerd wil werken en ervoor wil zorgen dat informatie na een overleg helder en toegankelijk is.

Wat levert het op?

✅ Structuur
✅ Duidelijke taken & informatie
✅ Meer aandacht

Interessant! Maar hoe?

1. Open Google Documenten:

• Ga naar docs.google.com in je webbrowser.
  Of klik op het Docs-icoontje (blauw vel papier met lijntjes) in de Google apps launcher (het negenpuntjes-raster) in Gmail, Google Drive, of Google Agenda.

2. Maak een nieuw document aan of start direct met notuleren:

• Als je al in een leeg Google Document bent, typ je simpelweg @notulen. Er verschijnt dan een pop-up met je aankomende vergaderingen uit Google Agenda. Selecteer de vergadering waarvoor je notulen wilt maken. Google Documenten voegt dan automatisch de datum, deelnemers en agendapunten in.

3. Geef je notulen een titel:

• Typ bovenaan de pagina (waar ‘Naamloos document’ staat) een duidelijke titel, bijvoorbeeld “Notulen Teamoverleg [Datum]” of “Bespreking Cliënt X – [Datum]”.

4.  Voeg structuur toe:

• Als je de @notulen-functie hebt gebruikt, staat de basisinformatie (datum, deelnemers, agenda) er al. Vul deze eventueel aan met afwezigen, voorzitter en notulist.
• Gebruik koppen (Kop 1, Kop 2) voor agendapunten. Ga naar het menu ‘Opmaak’ > ‘Alineastijlen’ of selecteer een stijl in de werkbalk bovenaan. Dit maakt je notulen overzichtelijk en zorgt dat je later makkelijk door het document kunt navigeren via de inhoudsopgave.
• Maak voor actiepunten een opsomming of nummering. Je kunt zelfs de taak aan een persoon toewijzen en een deadline noemen.

5. Mail je notulen:

Wil je de notulen direct vanuit Google Documenten versturen of delen? Dat is zo geregeld!

• Via e-mail: Klik rechtsboven op het blauwe envelop-icoontje. Er opent dan automatisch een e-mailconcept in Gmail met de link naar je notulen al in de body. Voeg de ontvangers toe, schrijf een korte boodschap en verstuur!
• Via Drive: Natuurlijk kun je de notulen ook altijd delen via Google Drive. Dit is handig als je al een gedeelde map hebt voor je team. Klik rechtsboven op de groene knop ‘Delen’ om specifieke personen toe te voegen met lees- of bewerkrechten, of om de link te kopiëren en ergens anders te plakken. Alle wijzigingen die je in het document aanbrengt, zijn direct zichtbaar voor iedereen met wie je het document hebt gedeeld.

Optionele handige functies:

• Opmerkingen toevoegen: Selecteer een stuk tekst en klik op het ‘Opmerking toevoegen’-icoontje (plusje in een tekstballonnetje) om een vraag te stellen of een suggestie te doen. Handig voor discussiepunten.

Toch behoefte aan een visuele uitleg? We leggen het ook met een video uit!

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Wil je tijdens een grote vergadering deelnemers opsplitsen in kleinere groepen? Of organiseer je een workshop en wil je de deelnemers laten brainstormen in subgroepen? Dat kan eenvoudig met break-outruimtes in Google Meet. Deze functie maakt het mogelijk om deelnemers tijdelijk te verdelen over aparte, kleinere sessies, zodat ze gericht kunnen samenwerken of discussiëren, om daarna weer terug te keren naar de hoofdvergadering.

Waarom is dit handig?

Soms zijn grotere groepen lastig te managen, zeker bij workshops, trainingen of brainstormsessies. Door deelnemers in kleinere groepen te verdelen, moedig je betrokkenheid aan. Deelnemers voelen zich vaak comfortabeler om in een kleinere groep het woord te nemen. Daarnaast zorgt het voor gerichte samenwerking op specifieke onderwerpen of opdrachten en draagt het bij aan efficiënt vergaderen.

Break-outruimtes zijn aparte, kleinere ‘sub-vergaderingen’ binnen je hoofdvergadering. Als host kun je deze ruimtes beheren en je kunt zelf ook de ruimtes bezoeken om de deelnemers te ondersteunen, even in te checken of te kijken hoe het met een opdracht staat. Zodra de aparte sessie voorbij is, kun je de deelnemers met één klik weer terugbrengen naar de hoofdvergadering.

Voor wie interessant?

Deze tip is vooral handig voor collega’s die regelmatig trainingen, workshops of brainstormsessies organiseren. Het helpt niet alleen om de aandacht erbij te houden tijdens langere vergaderingen, maar geeft deelnemers ook de mogelijkheid om opdrachten in een kleinere groep uit te werken, wat leidt tot een beter resultaat.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een break-out ruimte aanmaakt, lichten we stap voor stap toe.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je soms moeite om je Google Docs overzichtelijk te houden? Wil je snel en eenvoudig koppen, opsommingen of checklists maken? Met een paar simpele tekens kun je direct de juiste opmaak toepassen. 

Waarom is dit handig?

Google Docs herkent nu speciale tekens, ook wel Markdown genoemd. Dit betekent dat je niet meer handmatig naar de opmaakbalk hoeft te gaan om een kop of lijst te maken. Je typt gewoon de juiste tekens in en Google Docs doet de rest! Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je document er altijd netjes uitziet.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal voor iedereen die veel verslagen, protocollen of andere tekstdocumenten opstelt. Denk aan notulen van een overleg of het schrijven van een nieuw beleidsdocument. Het helpt je om snel en consistent koppen te gebruiken en zorgt voor een logische structuur. Dit maakt het document niet alleen voor jou, maar ook voor je collega’s makkelijker leesbaar.

Wat levert het op?

✅ Structuur
✅ Overzichtelijke documenten
✅ Betere leesbaarheid

Interessant! Maar hoe?

Zo kun je de opmaak direct toepassen:

Koppen:

• Voor een grote kop, type # gevolgd door een spatie.
• Voor een kleinere kop, type ## gevolgd door een spatie.
• Voor een nog kleinere kop, type ### gevolgd door een spatie.

Opsommingen:

• Gebruik of gevolgd door een spatie voor een punt.

Checklists:

• Gebruik [ ] gevolgd door een spatie voor een aankruisvakje.

Doorhalen:

• Gebruik ~ vóór en ná de tekst die je wilt doorhalen, bijvoorbeeld:
  ~dit is doorgestreepte tekst~.

Zien hoe je dit in de praktijk toepast? Bekijk dan deze uitleg over Markdown gebruiken in Google Documenten.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!