Heb je een foto gemaakt met je werktelefoon voor een dossier of een collega, en moet je die daarna nog omslachtig via de mail of een kabeltje naar je computer zien te krijgen?

Dat kan veel sneller! Wellicht ben je al bekend met de documenten scannen direct in Drive, zie onze eerdere tip. Dit kan dus ook met foto’s!

Waarom is dit handig?

Door de Drive-app te gebruiken, staat je foto direct in de juiste map op je computer. Het bespaart je simpelweg een hoop handmatige tussenstappen. Je hoeft niet meer te zoeken in de fotogalerij van je werktelefoon en je hoeft niets naar jezelf te sturen. De foto ‘vliegt’ als het ware direct naar de plek waar jij of jouw collega’s erbij kunnen. Dat scheelt tijd en zorgt voor een opgeruimde werktelefoon, zonder honderden losse foto’s.

Voor wie is dit interessant?

Dit is onmisbaar voor elke zorgcollega die wel eens iets visueel moet vastleggen.

Stel: je bent bij een cliënt en ziet een huiduitslag of een wond die je wilt laten beoordelen door de arts. In plaats van de foto op je telefoon te laten staan, staat hij direct in het gezamenlijke mapje. Zo kan de collega van de volgende dienst de foto direct op de computer bekijken.

Een praktijkvoorbeeld:

Stel dat je met je team een nieuw zorgprotocol voor wondverzorging opstelt. Gedurende de week vullen verschillende collega’s informatie aan. In plaats van vijf losse documenten in de map, werk je in één bestand. Hebben jullie op dinsdag een definitieve knoop doorgehakt? Geef die versie dan de naam “Definitieve werkwijze april 2026”.

Mocht er later per ongeluk iets belangrijks worden gewist door een collega, dan is er geen paniek. Je klikt op de naam die je hebt opgeslagen en je ziet direct de juiste informatie weer terug. Dit geeft rust en zekerheid.

Hoe pas ik dit toe?

Je doet dit in een paar simpele klikken:

1. Open de Google Drive app (het gekleurde driehoekje) op je werktelefoon.

2. Ga naar de map waar de foto moet komen (bijvoorbeeld de map van jouw team).

3. Klik op de grote plus (+) rechtsonder in je scherm.

4. Klik op ‘Camera’ om een foto te maken (of kies ‘Scannen’ voor documenten, zoals in onze eerdere tip!).

5. Maak de foto en klik op het vinkje. Je bent klaar: de foto staat nu direct veilig in de map op de computer.

Bekijk de uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Worstel jij ook weleens met bestandsnamen zoals “Projectplan_V2_DEF_v3”? Ben je de draad kwijt in welk document de laatste aanpassingen staan?

Het is zonde van je tijd om te moeten zoeken naar de juiste versie. In Google Drive hoef je gelukkig geen kopieën meer te maken van je bestanden. Met de functie ‘Versiegeschiedenis’ houd je alles overzichtelijk in één document en kun je belangrijke momenten zelfs een eigen naam geven.

Waarom is dit handig?

Wellicht ben je al bekend met de versiegeschiedenis uit een van onze eerdere tips. Google Drive bewaart automatisch versies van een document, sheet of presentatie zodat deze eventueel later kan worden hersteld. Indien je regelmatig een bestand bewerkt en/of wanneer een bestand langer meegaat, ontstaan er uiteraard meerdere versies. Soms raak je dan het overzicht kwijt en wordt het steeds minder eenvoudig om een specifieke versie terug te vinden.

Maar wist je dat je een specifieke versie van een document ook een naam kunt geven? Denk aan: “Versie na overleg teamvergadering 20 april” of “Concept voor goedkeuring teamleider”.

Hierdoor hoef je niet door een lange lijst met tijdstippen te spitten om te zien wanneer er iets belangrijks is aangepast. Je ziet in één oogopslag welke versie de juiste is, zonder dat je Drive volstroomt met losse bestanden.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is met name interessant voor iedereen die met enige regelmaat een andere, eerdere of latere versie van een bestand eenvoudiger zou willen kunnen terugvinden (en eventueel herstellen).

Een praktijkvoorbeeld:

Stel dat je met je team een nieuw zorgprotocol voor wondverzorging opstelt. Gedurende de week vullen verschillende collega’s informatie aan. In plaats van vijf losse documenten in de map, werk je in één bestand. Hebben jullie op dinsdag een definitieve knoop doorgehakt? Geef die versie dan de naam “Definitieve werkwijze april 2026”.

Mocht er later per ongeluk iets belangrijks worden gewist door een collega, dan is er geen paniek. Je klikt op de naam die je hebt opgeslagen en je ziet direct de juiste informatie weer terug. Dit geeft rust en zekerheid.

Hoe pas ik dit toe?

Je kunt belangrijke versies heel eenvoudig een naam geven zodat je ze later makkelijk terugvindt:

1. Open het bestand (bijvoorbeeld een Google Document of Spreadsheet).

2. Ga bovenin naar Bestand > Versiegeschiedenis > Naam geven aan huidige versie.

3. Typ een duidelijke naam en klik op Opslaan.

Wil je alle versies terugzien? Ga dan naar Bestand > Versiegeschiedenis > Versiegeschiedenis bekijken. Rechts in het menu zie je nu jouw benoemde versies tussen de automatische back-ups staan.

Bekijk de uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Word je overspoeld door e-mails en wil je alleen gestoord worden voor wat er écht toe doet?

Heb je aan het bed of tijdens een overleg ook last van een telefoon die constant trilt door onbelangrijke nieuwsbrieven of updates? Door Gmail slim in te stellen, zorg je ervoor dat je alleen meldingen krijgt voor e-mails die voor jouw zorgproces essentieel zijn.

Waarom is dit handig?

Gmail heeft een ingebouwde intelligentie die leert welke e-mails voor jou belangrijk zijn (gekenmerkt door het gele labeltje). Door dit eerst in de webversie te verfijnen en vervolgens je Android- of iPhone-instellingen aan te passen, creëer je een digitale filter. Dit lost de “meldingen-moeheid” op en zorgt ervoor dat je focus blijft waar die moet zijn: bij de cliënt of de patiënt.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is onmisbaar voor zorgverleners op de werkvloer en teamleiders.

Praktijkvoorbeeld:
Je bent bezig met een wondverzorging en je telefoon trilt. Is het een belangrijke update van een arts over een opname, of is het een algemene mededeling over het kerstpakket? Door alleen meldingen voor “Belangrijk” aan te zetten, weet je dat als je telefoon trilt, je direct actie moet ondernemen. De rest bekijk je wel op een rustig moment achter de computer.

Hoe pas ik dit toe?

Het instellen van deze ‘focus-modus’ doe je in twee stappen:

• Stap 1: Leer Gmail wat belangrijk is (via Computer)
• Stap 2: Stel je Android-telefoon of iPhone in om alleen meldingen te krijgen voor belangrijke e-mails

Wil je toch een visuele uitleg? Klik op onderstaande link voor de video!

Bekijk de uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je ook genoeg van die eindeloze mailwisselingen over één zorgplan? Wil je direct de aandacht van een collega bij een specifiek onderdeel van een verslag?

Met @-verwijzingen in Google Docs kun je direct in het document communiceren en taken toewijzen. Door het @-symbool te typen in een Google Doc, roep je een menu op waarmee je direct een collega, een datum of zelfs een ander document kunt koppelen.

Waarom is dit handig?

Wanneer je een collega noemt met hun naam, krijgt diegene daar direct een melding van. Je hoeft dus niet meer apart te mailen dat er iets voor hen klaarstaat in het zorgplan; Google Docs regelt dit voor je. Dit zorgt voor een centrale plek waar alle communicatie over de cliënt samenkomt, zonder dat belangrijke informatie verloren gaat in een overvolle mailbox.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is met name interessant voor zorgprofessionals die nauw samenwerken in multidisciplinaire teams. Denk aan een begeleider die een nieuw zorgplan opstelt en direct input nodig heeft van een gedragsdeskundige. In plaats van een mail te sturen, typ je @naam bij de specifieke paragraaf en stel je je vraag.

Drie voorbeelden uit de dagelijkse zorgpraktijk:

• Directe vragen stellen: Bij het schrijven van een dagrapportage kun je een @-verwijzing gebruiken naar de teamleider of een behandelaar om direct om advies te vragen over een specifieke observatie.
• Taken toewijzen: Moet er nog een handtekening worden gezet of een medicatielijst worden gecontroleerd? Wijs dit als taak toe via de @-verwijzing zodat je collega dit op hun eigen takenlijst ziet verschijnen.
• Snel informatie koppelen: Typ @ gevolgd door de naam van een vorig verslag of een protocol. Zo heb je alle relevante informatie direct bij de hand zonder te hoeven zoeken in andere mappen.

Hoe pas ik dit toe?

Het gebruik van @-verwijzingen is heel eenvoudig. Je hoeft niet door ingewikkelde menu’s te zoeken; je begint gewoon met typen.

1. Open een Google Document (bijvoorbeeld een zorgplan of verslag).

2. Typ het symbool @ op de plek waar je iemand wilt noemen of iets wilt toevoegen.

3. Begin de naam van je collega te typen. Er verschijnt direct een lijstje met suggesties. Selecteer de juiste collega.

4. Kies wat je wilt doen: Je kunt de collega alleen noemen, of je kunt direct een ’taak’ aanmaken zodat het in hun persoonlijke takenlijst komt te staan.

5. Bestanden koppelen: Wil je naar een ander document verwijzen? Typ @ en daarna de titel van dat document. Je kunt er dan direct op klikken om het te openen.

Tip: Als je een collega voor het eerst vermeldt in een document, vraagt Google Docs je soms of je dat document met hen wilt delen. Klik op ‘Delen’ zodat je collega ook echt in het document kan kijken!

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Zoek jij je soms een ongeluk naar Gmail, Drive of Agenda in dat menu met al die bolletjes? Dan is deze tip voor jou.

Google heeft het app-menu namelijk vernieuwd. Je kunt jouw belangrijkste apps nu heel overzichtelijk in een apart ‘Favorieten’-vak zetten, zodat je nooit meer hoeft te zoeken naar jouw meestgebruikte apps. Dit zorgt voor gemak en scheelt weer tijd!

Waarom is dit handig?

Misschien wist je al dat je icoontjes kon slepen, maar Google maakt het nu nog makkelijker en netter. Als je nu op het menu klikt (de 9 puntjes), zie je bovenin een apart blok genaamd ‘Je favorieten’. Dit staat los van de rest van de apps.

Met het nieuwe potlood-icoontje kun je heel simpel instellen welke apps in dit favorieten-lijstje moeten staan. Zo blijven apps die je mogelijk zelden gebruikt (zoals Google Ads, Google Translate en Google Vids) netjes onderaan staan en vervuilen ze je werkplek niet.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is perfect voor iedere collega in de zorg die gewoon snel bij zijn of haar bestanden wil, zonder gedoe.

Praktijkvoorbeeld:

Stel, je begint je dienst en wilt snel je mail checken, het overdrachtsdocument openen in Google Drive en daarna direct naar de agenda voor je afspraken of teamoverleg. Het kost onnodig tijd als je telkens tussen alle apps moet zoeken.

Door Gmail, Drive, Agenda en eventueel het ECD (via een snelkoppeling) als favoriet in te stellen, heb je deze direct bovenaan in beeld zodra je op de 9 puntjes klikt. Zo werk je sneller, houd je meer overzicht en kun je je aandacht richten op de zorg in plaats van op het zoeken naar de juiste applicatie.

Hoe pas ik dit toe?

Het instellen van je nieuwe favorieten-balk is zo gepiept:

1. Klik rechtsboven in je scherm op de 9 puntjes (Google-apps).

2. Je ziet nu het vak ‘Je favorieten’. Klik rechtsboven in dat vak op het potlood-icoontje.

3. Sleep de apps die je dagelijks gebruikt (bijv. Gmail, Drive, Agenda) in het bovenste vak.

4. Sleep apps die je niet nodig hebt naar het onderste gedeelte.

5. Klik op Gereed.

Wil je toch een visuele uitleg? Klik op onderstaande link voor de video!

Bekijk de video.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Wil je voorkomen dat belangrijke PDF-bestanden verloren gaan in je map met downloads? Zou je ze liever direct op de juiste plek in Google Drive bewaren?

Heb je soms een PDF geopend in je browser en moet je die dan eerst downloaden om hem daarna weer te uploaden naar de Drive? Dat kan veel sneller! Je kunt PDF-bestanden nu rechtstreeks vanuit Chrome opslaan in Google Drive.

Waarom is dit handig?

Wanneer je een PDF-bestand opent in de Chrome-browser, hoef je deze niet meer eerst op je computer op te slaan. Met één druk op de knop verplaats je het document direct naar een speciale map in je Google Drive. Dit scheelt tijd, houdt je computer opgeruimd en zorgt ervoor dat jij en je collega’s direct bij het bestand kunnen.

Let op: Om deze handige knop te zien, is het belangrijk dat jouw Chrome-browser up-to-date is. Dit is ook essentieel voor de veiligheid van de cliëntgegevens waar je mee werkt. Je controleert dit door in Chrome rechtsboven op de drie puntjes te klikken > Help > Over Google Chrome.

Voor wie is dit interessant?

Deze tip is ideaal voor de zorgprofessional die veel met protocollen, instructies of externe rapportages werkt. Denk aan:

• Snel protocollen delen: Je opent een nieuwe landelijke richtlijn of een wondverzorgingsprotocol op een website. In plaats van deze op te slaan op een lokale computer waar niemand erbij kan, zet je hem direct in de gedeelde Drive van je team. Zo beschikt elke collega direct over de juiste informatie.
• Nascholing en certificaten: Heb je net een online cursus afgerond en verschijnt je certificaat als PDF? Sla deze direct op in je persoonlijke Drive-map ‘Scholing’. Zo raak je jouw bewijs van bekwaamheid nooit meer kwijt tussen de wirwar van je download-bestanden.
• Informatie voor cliënten: Vind je een handige folder of informatiesheet voor een cliënt op de website van een kenniscentrum? Sla deze direct op in de Drive, zodat je deze de volgende keer tijdens het spreekuur of een huisbezoek direct vanaf je tablet of laptop kunt laten zien.

Ook voor collega’s van de administratie die facturen of declaraties direct in de cloud willen opslaan, is dit een uitkomst.

Hoe pas ik dit toe?

Het opslaan van een PDF direct naar Google Drive doe je voortaan zo:

• Open een PDF-bestand op je computer in de Chrome-browser.
• Klik bovenaan het venster direct op het Google Drive-icoontje.
• Kies je werkaccount en klik op Opslaan.
• Wil je het bestand direct bekijken of verplaatsen? Klik dan op Openen in Drive.

Het bestand staat dan netjes in de map ‘Opgeslagen vanuit Chrome’.

Wil je toch een visuele uitleg? Klik op onderstaande link voor de video!

Bekijk de video.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!