Het was al een tijdje mogelijk om afspraken via Gmail te plannen met collega’s door beschikbare tijden voor te stellen, sinds kort is dit vernieuwd en nog makkelijker geworden door Gemini. Je hoeft hiervoor nog minder te doen.

Gemini is de slimme assistent van Google die je helpt met allerlei taken in Google Workspace, waaronder het plannen van afspraken.

Wat is er nieuw?

Wanneer je een e-mail schrijft of beantwoordt waarin je een afspraak wilt maken, verschijnt er nu een handige “Help mij met plannen”-optie waarmee je Gemini kan vragen om hulp:

👉 Gemini kijkt in jouw Google Agenda: De assistent zoekt naar momenten in jouw agenda dat je vrij bent.

 

👉 Gemini stelt beschikbare tijden voor: Op basis van de context van je e-mail (bijvoorbeeld als je vraagt om een meeting van 30 minuten) en je beschikbaarheid, maakt  Gemini een lijstje met geschikte tijden.

👉 Geen gedoe met handmatig controleren: Je hoeft niet meer zelf je agenda te openen en de tijden over te typen in je mail.

 

👉 De ontvanger kiest: Je stuurt de voorgestelde tijden in je e-mail. Zodra de ontvanger één van de opties kiest, wordt de afspraak automatisch in beide agenda’s gezet!

Dit bespaart jou en je collega’s enorm veel tijd en maakt het plannen van een 1-op-1 afspraak soepel en snel.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal als je vaak 1-op-1 afspraken plant.

Praktijkvoorbeelden:

• Als zorgprofessional die met patiënten of cliënten contact heeft:
  Moet je een vervolgafspraak maken? Stuur in de e-mail direct een paar beschikbare momenten mee, zodat de patiënt meteen kan reageren en de afspraak vaststaat. Zo is er snel duidelijkheid!
• Als je samenwerkt met een collega van een andere afdeling:
  Moeten jullie even kort overleggen over een gezamenlijk project? Door Gemini te laten helpen met plannen, voorkom je een lange mailwisseling en staat de afspraak er in een paar klikken in.

Wat levert het op?

✅ Tijdbesparing

✅ Gemak

✅ Geen onnodig heen-en-weer mailen

Interessant! Maar hoe?

Onderstaand de stappen om deze handige functie te gebruiken. Let op: dit werkt vooralsnog vooral voor 1-op-1 afspraken.

1. Ga naar Gmail op je computer.

2. Stel een nieuwe e-mail op of beantwoord een e-mail waarin je een afspraak wilt plannen.

3. Kijk onderaan je e-mailbericht en klik op de knop ‘Help me met plannen’ (soms zit deze knop onder de drie puntjes ‘Meer opties’).

4. Gemini zoekt nu in je Google Agenda en stelt een lijst met tijden voor waarop je vrij bent.

5. Je kunt de details en opties bewerken door op het pennetje te klikken.

6. Verstuur de e-mail. De ontvanger kan nu direct een tijd kiezen en de afspraak wordt automatisch toegevoegd aan jullie agenda’s!

Je kunt dit per afspraak handmatig doen (rechtermuisknop op de afspraak), maar voor herhalende afspraken is het ook mogelijk deze in een keer allemaal aan te passen. We leggen stap voor stap uit hoe je dit doet. Klik op het plaatje of de button voor een uitgebreide uitleg.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

In één oogopslag overzicht in je zorgagenda met kleurcodes. Zie je in je agenda door de bomen het bos niet meer? Wil je direct zien wanneer je aan het bed staat en wanneer je administratie moet doen?

Een agenda vol eenvormige blokken kan onrustig ogen, waardoor je niet snel ziet wat de dag je brengt. Google Agenda biedt de mogelijkheid om specifieke kleuren toe te wijzen aan afspraken. Hierdoor creëer je rust in je planning, door bijvoorbeeld visueel onderscheid te maken tussen cliënttijd en overleg.

Waarom is dit handig?

Door slim gebruik te maken van kleuren in je agenda, hoef je niet meer te lezen wat er staat om te begrijpen wat voor soort afspraak het is. Het helpt je om mentaal snel te schakelen tussen verschillende taken en zorgt voor een realistischer beeld van je werkdruk.

Voor wie interessant?

Deze tip is onmisbaar voor zorgteams, wijkverpleegkundigen en ambulant begeleiders met een gevarieerd takenpakket.

Praktijkvoorbeeld: Gebruik vaste kleurcodes voor verschillende type taken. Bijvoorbeeld:

• • 🟢 Groen: Cliëntbezoeken en patiëntenzorg.
  • 🔵 Blauw: MDO’s, teamoverleg en intervisie.
  • 🟡 Geel: Administratie en reistijd.
  • 🟣 Paars: Scholing en opleiding.

Zo zie je in één oogopslag hoe jouw dag is ingedeeld, zonder elke afspraak apart te hoeven openen. Dit is overigens niet alleen handig voor jezelf. Wanneer je met het gehele team dezelfde kleurcodes afspreekt, heb je direct een mooi overzicht in de team agenda.

Wat levert het op?

✅ Rust

✅ Overzicht

✅ Structuur

Interessant! Maar hoe?

Je kunt dit per afspraak handmatig doen (rechtermuisknop op de afspraak), maar voor herhalende afspraken is het ook mogelijk deze in een keer allemaal aan te passen. We leggen stap voor stap uit hoe je dit doet. Klik op het plaatje of de button voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je vaak het gevoel dat je steeds dezelfde informatie moet typen in Google Documenten, zoals een standaard intakeformulier, een overzicht van veelgestelde vragen, of een specifieke notitie voor een cliëntdossier? Wil je een manier om je eigen, veelgebruikte teksten en structuren snel in te voegen? Met Aangepaste Bouwstenen (Custom Building Blocks) in Google Documenten kun je je eigen herbruikbare inhoudsblokken maken en invoegen, wat je enorm veel tijd bespaart!

Aangepaste bouwstenen zijn jouw persoonlijke, vooraf gedefinieerde stukjes tekst, tabellen of opmaak die je zelf hebt opgeslagen. In plaats van steeds opnieuw te typen of te kopiëren en plakken, sla je eenmalig een veelgebruikt fragment op als een ‘bouwsteen’. Denk aan een standaard begroeting, een veelvoorkomende diagnosebeschrijving, een checklist voor een procedure, of de contactgegevens van een afdeling. Zodra je deze hebt opgeslagen, kun je ze met een paar klikken in elk nieuw document invoegen.

Waarom is dit handig?

Dit is handig omdat:

• Maximale tijdsbesparing: Je creëert je eigen bibliotheek van veelgebruikte teksten, wat het opstellen van documenten aanzienlijk versnelt.
• Volledige consistentie: Het zorgt ervoor dat belangrijke informatie, formuleringen en opmaak altijd uniform zijn, ongeacht wie het document opstelt. Dit is cruciaal in de zorg voor eenduidige communicatie.
• Minder fouten: Door goedgekeurde en opgeslagen teksten te gebruiken, minimaliseer je de kans op typefouten of het vergeten van belangrijke details.
• Persoonlijke efficiëntie: Je past de tool volledig aan jouw eigen werkstroom en behoeften aan, waardoor je productiviteit direct toeneemt.

Voor wie interessant?

Deze functie is ideaal voor elke zorgprofessional die regelmatig met Google Documenten werkt en behoefte heeft aan een snellere, consistentere en foutloze manier om documenten op te stellen.

• Voor verpleegkundigen: Maak een aangepaste bouwsteen voor “Dagelijkse observatienotities” met standaardvelden voor vitale functies, medicatie en bijzonderheden. In plaats van deze structuur elke dienst te typen, voeg je deze in een handomdraai in.
• Voor therapeuten/begeleiders: Sla een bouwsteen op voor “Sessieverslag” met vaste rubrieken zoals ‘Doel van de sessie’, ‘Besproken onderwerpen’, ‘Conclusies’ en ‘Actiepunten voor cliënt’. Dit zorgt voor een gestructureerde en complete verslaglegging.
• Voor administratieve medewerkers: Creëer bouwstenen voor standaardantwoorden op veelgestelde vragen over afspraken, verwijzingen of procedures. Zo beantwoord je vragen sneller en altijd met de juiste informatie.
• Voor teamleiders: Een bouwsteen voor “Agenda Teamoverleg” met vaste punten zoals ‘Opening’, ‘Actiepunten vorig overleg’, ‘Rondvraag’ en ‘Afsluiting’. Dit bespaart tijd bij de voorbereiding van elk overleg.

Interessant! Maar hoe?

Het maken en invoegen van je eigen bouwstenen is verrassend eenvoudig:

1. Een aangepaste bouwsteen maken:

• Stap 1: Bereid je tekst voor. Typ of plak de tekst, tabel, of opmaak die je wilt opslaan als een bouwsteen in een Google Document. Zorg ervoor dat het precies zo is zoals je het wilt hebben.
• Stap 2: Selecteer de inhoud. Markeer de complete tekst of het element dat je wilt opslaan.
• Stap 3: Sla op als bouwsteen.
  • Klik in het menu bovenaan op Invoegen.
  • Ga met je muis over Building Blocks.
  • Klik op Nieuwe aangepaste bouwsteen (New custom building block).
• Stap 4: Geef een naam. Er verschijnt een pop-up. Geef je bouwsteen een duidelijke, herkenbare naam (bijvoorbeeld “Standaard Intake Zorg”, “Notitie Medicatie”, “Afsluiting Rapport”).
• Stap 5: Creëer. Klik op Maken (Create). Je aangepaste bouwsteen is nu opgeslagen!

2. Een aangepaste bouwsteen invoegen:

• Optie 1: Via de ‘@-snelkoppeling’ (aanbevolen voor snelheid):
  • Open een Google Document waar je de bouwsteen wilt invoegen.
  • Typ een @-teken (apenstaartje) in je document.
  • Begin met typen van de naam van je aangepaste bouwsteen (bijvoorbeeld “Standaard Intake”).
  • Er verschijnt een lijst met suggesties. Klik op de naam van jouw bouwsteen of gebruik de pijltjestoetsen en druk op ‘Enter’.
  • De bouwsteen wordt direct ingevoegd.
• Optie 2: Via het ‘Invoegen’-menu:
  • Klik in het menu bovenaan op Invoegen.
  • Ga met je muis over Building Blocks.
  • Ga met je muis over Aangepast (Custom).
  • Selecteer de gewenste bouwsteen uit de lijst.

3. Je aangepaste bouwstenen beheren:

• Je kunt je aangepaste bouwstenen bewerken of verwijderen via Invoegen > Building Blocks > Aangepaste bouwstenen beheren (Manage custom building blocks). Hier kun je de naam aanpassen of de bouwsteen definitief verwijderen.

Begin vandaag nog met het creëren van je eigen aangepaste bouwstenen voor de teksten die je het meest gebruikt. Je zult merken hoe snel je documenten kunt opstellen en hoe consistent je communicatie wordt!

Toch liever een visuele uitleg? Klik op de link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Raak je soms het overzicht kwijt in lange e-mailketens over één project of cliënt? Wil je dat alle communicatie en bestanden van je team op één plek staan? Dat je niet meer hoeft te wisselen tussen je mail, chat en je bestanden?

Google Chat biedt de mogelijkheid om een ‘Ruimte’ aan te maken. Dit is een centrale plek waar je met een groep collega’s kunt chatten, bestanden kunt delen en zelfs taken kunt verdelen. Zo kun je alles op één plek organiseren. Dat scheelt een hoop zoekwerk!

Waarom is dit handig?

Het vervangt de lange e-mailgesprekken en zorgt ervoor dat alle informatie over één onderwerp (zoals een team, project of cliënt) bij elkaar staat. Zo heb je altijd één plek voor alle communicatie en bestanden en is iedereen in het team direct op de hoogte.

Voor wie interessant?

Deze tip is handig voor iedereen die in een team of projectgroep werkt.

Praktijkvoorbeeld

Denk aan een vast zorgteam op een afdeling dat snel korte updates moet delen, of een projectgroep die een nieuw protocol opstelt. In plaats van losse e-mails te sturen met updates, plaats je een bericht in de Ruimte. Of je deelt het concept-protocol (een Google Doc) direct in de Ruimte en bespreekt het daar. Dit is niet alleen overzichtelijk voor jezelf, maar ook voor de collega’s die je toevoegt.

Wat levert het op?

✅ Geen onnodig lang zoekwerk

✅ Alle informatie op één plek

✅ Laagdrempelige communicatie

Interessant! Maar hoe?

1. Open Gmail of de aparte Google Chat-app.

2. Klik links in het menu op de knop Ruimtes.

3. Klik op het plus-teken (+) naast ‘Ruimtes’ en kies Een ruimte maken.

4. Geef de ruimte een duidelijke naam (bijvoorbeeld “Team Woonzorg A” of “Project Nieuw Protocol”).

5. Voeg de e-mailadressen van je collega’s toe die je wilt uitnodigen.

6. Je kunt eventueel een beschrijving toevoegen, zodat iedereen weet waar de ruimte voor dient.

7. Klik op Maken.

8. De ruimte is nu aangemaakt! Je kunt direct beginnen met chatten. Onderaan vind je knoppen om bestanden te delen (via het paperclip-icoon) en bovenaan vind je tabbladen voor Bestanden en Taken die in deze ruimte zijn gedeeld.

Toch liever een visuele uitleg? Klik op het onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!