Op 16 oktober openden we de deuren van Adapta voor onze jaarlijkse IAM User Group. Een dag vol eerlijke gesprekken, scherpe inzichten en een diepe duik in ons eigen product: IAM Adapta. Het doel? Samen met zowel gebruikers als geïnteresseerden terug- én vooruitblikken, en de route naar maximale meerwaarde uit IAM verder uitstippelen.

IAM Adapta?

IAM Adapta is een softwareoplossing die (nieuwe) zorgcollega’s automatisch een account verstrekt, zodat ze overal kunnen inloggen (SSO) en automatisch de juiste rechten in alle benodigde applicaties krijgen en behouden. De kern ligt in het gebruik van:

👉 HR als bron van waarheid: Door het HR-systeem (zoals AFAS) te gebruiken als basis en ‘persona’s’ (profielen) op te stellen, wordt de set digitale faciliteiten per groep collega’s bepaald.

👉 SCIM 2.0: Deze internationale en meest gebruikte standaard (System for Cross-domain Identity Management) maakt het mogelijk om accounts met rechten aan te maken, te updaten en te verwijderen in het hele applicatielandschap.

IAM Adapta bouwt voort op je bestaande Identity Provider (Google Workspace) en maakt slim gebruik van SCIM en SSO (zoals SAML, OIDC, FIDO 2). Het resultaat? Een reductie in complexiteit, lagere kosten en meer grip op de digitale identiteit.

En gelukkig maken al veel zorgorganisaties daar gebruik van.  We doken samen met Zorgcentra de Betuwe, Zorgfederatie Oldenzaal, Prisma, ZuidZorg en Buurtzorg in de materie. 

Terugblik en de kansen in de roadmap

We hebben de belangrijkste updates van het afgelopen jaar gedeeld, die IAM Adapta krachtiger en gebruiksvriendelijker hebben gemaakt. De focus lag onder meer op:

👉 Medimo noodtoedienlijsten: Onze nieuwste feature voor het downloaden van alle Medimo TDL’s via de BI-Light koppeling, die vervolgens in een aparte Google Drive worden geplaatst en automatisch gedeeld kunnen worden met teams.

👉 Toegang & autorisatie via EasySecure: Fysieke toegang op dezelfde wijze als digitale toegang, met specifieke toegangsrechten voor functies en teams.

👉 Het meldingcentrum: Het centrale overzicht van meldingen binnen IAM Adapta. Het houdt automatisch bij wat nog openstaat en wat opgelost is, zodat je altijd actuele statusinformatie hebt.

👉 IAM Adapta zelfservice plugin: Waarbij IAM Adapta gebruikers ook door IAM aangemaakt kunnen worden, momenteel in productie met groepen.

Vervolgens gaven we een blik op de Roadmap, waarin de volgende ontwikkelingen centraal staan:

1️⃣ Uitbreiding Google Plugin  met Admin Rollen en Custom Attributen.

2️⃣ Drive Inventarisatie om in kaart te brengen welke documenten intern en extern worden gedeeld, zodat organisaties grip krijgen op toegang en eenvoudig kunnen opschonen waar nodig.

3️⃣ KeyCloak voor Single Sign-On (SSO) met meerdere Identity Providers. Met andere woorden: de sleutel tot toegang voor externen.

Waardevolle inzichten om verder mee te gaan

We sloten af met een waardevolle discussie over deze nieuwe punten, die ons meerdere inzichten gaf! 

Drive inventarisatie
De inventarisatie, die overzichten van ‘extern delen’ en ‘laatste toegang’ geeft, is enorm handig. De praktijk leert echter dat organisaties nog niet zover zijn met het classificeren van documenten. Hier ligt een grote kans! We zagen dat organisaties verschillend omgaan met wat er gedeeld mag worden, sommigen gebruiken al labels, anderen nog niet.

“Misschien is het een goed idee dat Adapta maandelijks een inzicht naar ons stuurt om te laten zien hoeveel bestanden/linkjes er extern (dus buiten de organisatie) zijn gedeeld.”, werd er geopperd. Een waardevol inzicht, we nemen het mee!

KeyCloak: de sleutel tot toegang voor externen

De grootste uitdaging die KeyCloak in één klap kan oplossen, is de toegang voor externen die geen inloggegevens hebben. De kern is: op basis van wie jij bent (in plaats van waar jij werkt) toegang krijgen op een organisatie. Het maakt flexibiliteit mogelijk, wat essentieel is voor een sector die steeds meer met een flexibele schil  werkt.

Interesse gewekt? Binnenkort zullen we hierover een sessie organiseren. Laat ons graag weten als je interesse hebt om erbij te zijn! 

Proactieve offboarding van custom-users
 
Een heel concreet feature-request kwam naar voren uit de gesprekken tijdens de lunch: de wens om proactief te signaleren wanneer de einddatum van een ‘custom-user’ nadert. Zo kunnen organisaties tijdig signaleren welke accounts binnenkort aflopen en waar nodig verlengen — voordat iemand plots niet meer kan inloggen. De suggestie om dit te koppelen aan het Meldingencentrum, of via een automatisch Looker-rapport met een overzicht van aflopende contracten, is een mogelijke  feature die we verder gaan verkennen.

IAM is nog lang niet uitontwikkeld. We zijn dankbaar voor zo’n actieve gebruikersgroep. Samen hebben we kennis gedeeld, van elkaar geleerd en laten zien hoe IAM in de praktijk wordt ingezet. Door alle features te benoemen, werden nieuwe kansen ontdekt om écht aan de slag te gaan en werkprocessen te verlichten.

Dat is precies waarom we dit doen: leren, verbeteren, scherp blijven en vooral technologie inzetten die het werkbare leven van de zorgprofessional leuker, beter en makkelijker maakt. 

Nieuwschierig wat IAM Adapta voor jouw organisatie kan betekenen? 
Neem gerust contact met ons op!

 

Ben je het zat om na een drukke ochtendronde te zoeken naar die ene losse notitie met de taken die nog gedaan moeten worden? Wil je een slimme en mobiele manier om snel taken te noteren en overzicht te houden? Kijk dan eens naar Google Keep!

Google Keep is een notitie-app die perfect is voor het bijhouden van korte, praktische takenlijsten. Het grote voordeel is dat het overal toegankelijk is (via je telefoon, tablet of Chromebook) en dat je takenlijsten eenvoudig kunt aanmaken én afstrepen met vinkjes.

Waarom is dit handig?

Je noteert snel een taak en vinkt deze af wanneer hij voltooid is. Dit houdt overzicht zonder losse briefjes die je kwijt kunt raken en zorgt ervoor dat je altijd de meest actuele to-do lijst bij de hand hebt, ongeacht waar je bent. Het is ook mogelijk om gesproken berichten of foto’s toe te voegen aan je notities.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal voor iedereen in de zorg die onderweg taken moet noteren en snel moet kunnen schakelen.

Praktijkvoorbeeld

Denk bijvoorbeeld aan een wijkverpleegkundige die bezig is met haar ochtendronde. Terwijl ze bij cliënten is, komen er taken in haar op die nog moeten gebeuren, zoals medicatie klaarzetten of de familie van een cliënt bellen. In plaats van dit op verschillende briefjes te schrijven (en deze te vergeten of kwijt te raken), opent ze de Google Keep-app op haar telefoon en voegt de taken direct toe aan haar ‘Dagtaken’-lijst. Later, wanneer ze tijd heeft om de taken af te werken, opent ze de lijst en vinkt ze de voltooide taken af. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces en dat er niets vergeten wordt.

Wat levert het op?

✅ Geen handgeschreven lijstjes

✅ Duidelijk overzicht

✅ Altijd bij de hand

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een takenlijst aanmaakt in Google Keep, lichten we hier toe. Klik op onderstaande link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je soms het gevoel dat je de belangrijkste e-mails mist in je volle inbox? Raakt essentiële communicatie van artsen, managers of andere belangrijke collega’s soms ondergesneeuwd? 

Met de slimme filters in Gmail kun je ervoor zorgen dat deze mails automatisch als ‘belangrijk’ worden gemarkeerd, zodat je ze altijd snel ziet!

Waarom is dit handig?

Filters in Gmail zijn een krachtige manier om je inbox te organiseren zonder dat je er handmatig iets voor hoeft te doen. Je stelt één keer een regel in, en Gmail past die regel direct toe op alle binnenkomende e-mails die aan jouw voorwaarden voldoen.

Voor jou als zorgprofessional is dit ideaal om ervoor te zorgen dat dringende of cruciale informatie, bijvoorbeeld van een leidinggevende, een arts of een specifieke afdeling, direct de aandacht krijgt die het verdient. Je kunt de filter zo instellen dat deze mails automatisch:

• een label krijgen (‘Belangrijk’, ‘Artsen-overleg’, etc.);
• worden gemarkeerd als ‘Belangrijk’ (met een speciaal icoontje);
• worden doorgestuurd of overgeslagen als je dat wilt.

Dit voorkomt dat je tijd verspilt met zoeken naar die ene cruciale mail en zorgt ervoor dat je efficiënter en met meer focus kunt werken.

Voor wie interessant?

Deze tip is ontzettend handig voor iedereen die veel communiceert en snel moet reageren op specifieke berichten.

• Verpleegkundigen en Zorgmanagers: Je kunt automatisch alle e-mails van het managementteam of de roosterplanning markeren, zodat je direct weet wanneer er een belangrijke update is over je dienst of een beleidswijziging.
• Ondersteunend personeel: Als je het contactpunt bent voor specifieke artsen of externe leveranciers, kan je hun mails direct filteren en ze een label geven zodat je ze in één oogopslag kunt groeperen en opvolgen.

Praktijkvoorbeeld:

Je stelt een filter in dat alle mails van de domeinnaam van het ziekenhuis of de praktijk, met als afzender “Dr. Jansen” of “Roosterplanning”, automatisch een rood label krijgen en als belangrijk worden gemarkeerd. Zo springen ze er direct uit in je overvolle inbox!

Wat levert het op?

✅ Een georganiseerde mailbox

✅ Focus op wat belangrijk is

✅ Raak geen belangrijke mail kwijt

Interessant! Maar hoe?

Het aanmaken van een filter is eenvoudig! Je doet dit zo:

1. Open Gmail en klik op de pijl omlaag aan de rechterkant van de zoekbalk bovenaan (of klik op het tandwiel > ‘Alle instellingen bekijken’ > het tabblad ‘Filters en geblokkeerde adressen’).

2. Voer in het veld “Van” de naam of het e-mailadres in van de persoon wiens mails je wilt filteren (bijvoorbeeld: arts.jansen@ziekenhuis.nl).

3. Klik op Filter maken rechts onderaan.

4. Kies vervolgens welke actie Gmail moet uitvoeren. Vink aan: Het label toepassen: en kies of maak een label aan (bijv. ‘CRUCIAAL’).

5. Vink eventueel ook Markeren als belangrijk aan.

6. Klik op Filter maken.

Je kunt ook direct een mail van de betreffende persoon openen, op de drie puntjes (‘Meer’) klikken en dan kiezen voor ‘Berichten zoals deze filteren’.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Zit je vaak met lange(re) teksten in je spreadsheet die je eigenlijk kort en bondig wilt weergeven? Denk aan uitgebreide verslagen, patiëntnotities (liever in het ECD natuurlijk!) of projectstatussen die je snel wilt kunnen scannen? Met AI-extensies in Google Sheets kun je nu binnen enkele seconden slimme samenvattingen maken van je teksten!

Met AI-extensies zoals SheetGPT en SheetAI kun je lange(re) tekstblokken in cellen automatisch laten samenvatten door kunstmatige intelligentie. Dit is vooral handig wanneer je snel de hoofdpunten wilt begrijpen zonder elke cel volledig door te lezen, of wanneer je overzichtelijke rapporten wilt maken van uitgebreide data.

Helaas heb je nu nog een extensie hiervoor nodig. Gemini ondersteund deze functie nog niet in het Nederlands.

Waarom is dit handig?

Deze functie bespaart tijd bij het verwerken van grote hoeveelheden tekstuele informatie in Google Sheets. In plaats van handmatig door lange teksten te spitten, krijg je binnen enkele seconden de kern van de informatie. Het helpt ook om complexe informatie toegankelijker te maken voor collega’s die niet alle details hoeven te weten.

Voor wie interessant?

Deze tip is waardevol voor iedereen die regelmatig werkt met uitgebreide tekstuele data in spreadsheets:

Zorgcoördinatoren die dagverslagen of incidentmeldingen snel willen samenvatten voor rapportages aan het management.

Kwaliteitsmedewerkers die evaluaties en feedback van verschillende afdelingen overzichtelijk willen presenteren.

Projectleiders die uitgebreide projectupdates kort willen weergeven voor team-updates.

Praktijkvoorbeeld:

Je hebt een spreadsheet met uitgebreide updates van verschillende projecten. In plaats van elke cel volledig te lezen, laat je AI een korte samenvatting maken zoals: “Voortgang project X, status loopt achter, acties zijn ondernomen. Geen reden tot uitstellen” Perfect voor je project update rapportage!

Wat levert het op?

✅ Tijdsbesparing bij tekstverwerking

✅ Overzichtelijkere rapporten en presentaties

✅ Sneller inzicht in grote hoeveelheden informatie

✅ Meer focus op de werkelijk belangrijke details

Interessant! Maar hoe?

Het is eenvoudiger dan je denkt! Volg deze stappen:

Stap 1: Installeer een AI-extensie

• Ga naar de Google Workspace Marketplace
• Zoek naar “SheetAI” of “SheetGPT”
• Klik op “Installeren” en volg de instructies

Stap 2: Open je Google Sheets document

• Ga naar de cel waar je de samenvatting wilt plaatsen
• Deze moet naast of onder de cel staan met de lange tekst

Stap 3: Gebruik de AI-functie

• Voor SheetGPT: typ =GPT(“Vat deze tekst kort samen: “, A1) (vervang A1 door je tekstcel)
• Voor SheetAI: typ =SHEETAI_SUMMARIZE(A1, 30, “beknopt”) voor een samenvatting van 30 woorden

Stap 4: Druk op Enter

• De AI genereert automatisch een samenvatting
• Pas indien nodig de lengte of stijl aan door de parameters te wijzigen

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je weleens een bestand gedeeld met iemand, om er later achter te komen dat die persoon nog steeds toegang heeft terwijl dat niet meer de bedoeling is?

Wil je voorkomen dat je handmatig de toegang moet intrekken voor documenten die slechts tijdelijk beschikbaar moeten zijn? Met de vervaldatum-functie in Google Drive kun je dit eenvoudig instellen. Dit zorgt voor meer veiligheid en gemak, en je hoeft je geen zorgen meer te maken over langdurige toegang.

De vervaldatum-functie geeft je de mogelijkheid om de toegang tot een bestand of map automatisch te laten vervallen na een bepaalde periode. Je kunt per gebruiker instellen hoe lang het gedeelde bestand toegankelijk blijft, of het nu een dag, een week of een maand is. Na de ingestelde datum wordt de toegang van de gebruiker automatisch omgezet naar ‘Geen toegang’. De gebruiker wordt hiervan per e-mail op de hoogte gesteld.

Waarom is dit handig?

Het grootste voordeel hiervan is dat je de controle behoudt over je bestanden, zonder dat je er handmatig naar hoeft om te kijken. Dit is essentieel voor documenten die gevoelige informatie bevatten of die slechts voor een specifieke periode gedeeld mogen worden. Het vermindert het risico op ongeautoriseerde toegang op de lange termijn en bespaart je tijd en moeite.

Voor wie interessant?

Deze tip is met name handig voor iedereen die regelmatig bestanden deelt, zoals:

• Verpleegkundigen: Om tijdelijk toegang te verlenen tot tijdelijke protocollen of richtlijnen.
• Artsen en specialisten: Een externe consultant of gastspecialist krijgt tijdelijk toegang tot een specifiek patiëntendossier voor een eenmalige second opinion.
• Projectmanagers: Voor het delen van tijdelijke projectdocumenten met externe partijen of freelancers.
• HR-afdelingen: Voor het delen van vertrouwelijke documenten, zoals contracten of kandidaatprofielen, die na een bepaalde tijd niet meer toegankelijk hoeven te zijn.

Stel je voor dat je een projectverslag deelt met een externe consultant. Je wilt dat hij het rapport kan inzien en bewerken, maar slechts tot de deadline van volgende week. Door een vervaldatum in te stellen, weet je zeker dat de toegang na die deadline automatisch wordt ingetrokken. Zo hoef je het niet te onthouden en ben je ervan verzekerd dat de informatie alleen toegankelijk is zolang dat nodig is.

Hoe kun je dit toepassen?

Het instellen van een vervaldatum voor een gedeeld bestand is een fluitje van een cent:

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map in Google Drive.

2. Kies Delen en klik vervolgens nogmaals op Delen.

3. Er verschijnt een venster waarin je de personen ziet met wie het bestand is gedeeld.

4. Klik op het dropdownmenu naast de naam van de gebruiker (bijvoorbeeld ‘Bewerker’ of ‘Lezer’).

5. Selecteer de optie Vervaldatum instellen.

6. Kies de gewenste datum waarop de toegang moet vervallen. Je kunt de vervaldatum ook handmatig wijzigen of verwijderen als dat nodig is.

7. Klik op Opslaan.

Toch liever een visuele uitleg? Klik dan op onderstaande link voor een stap voor stap uitleg.

Bekijk de instructie

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Je hebt een Google Form gebruikt om informatie te verzamelen. De reacties stromen binnen. Yes! …. En nu? Gemini kan je helpen om snel inzichten uit enquêtes en registraties te halen. 

Binnen zorgorganisaties kan veel informatie verzameld via Google Forms. Denk aan:

1. Cliënttevredenheidsvragenlijsten na een thuiszorgbezoek.
2. Medewerkerstevredenheidsonderzoekenin een verpleeghuis of woonlocatie.
3. Registraties van scholingen en trainingen voor zorgprofessionals.
4. Feedbackformulieren na een intake of digitaal consult.

Het is altijd fijn om de reacties binnen te zien komen, maar daarna komt de volgende uitdaging: hoe maak je er overzichtelijke inzichten van, zonder uren te besteden in Google Sheets?

Daar komt Gemini in beeld.

Gemini analyseert jouw verzamelde data, zoals jij dat wilt

De antwoorden die via jouw Google Form zijn binnengekomen, worden verzameld in Google Sheets. In Google Sheets zit een handige functionaliteit, waarbij je met Gemini  direct kunt aangeven wat je graag wilt weten uit de resultaten, bijvoorbeeld:

“Wat zijn de belangrijkste verbeterpunten die cliënten noemen?”

“Laat de gemiddelde tevredenheid per wijkteam zien.”

“Maak een grafiek die de verschillen tussen locaties zichtbaar maakt.”

Zo kan een teamleider snel zien waar cliënten tevreden over zijn, of een HR-adviseur direct inzicht krijgen in de opleidingsbehoefte van medewerkers. Ook kwaliteitsmedewerkers besparen veel tijd doordat ze trends en signalen sneller boven water krijgen voor hun rapportages.

Waarom is dit handig?

De Gemini functionaliteit bespaart je op deze manier een hoop tijd! Je vraagt aan Gemini wat je graag uit de resultaten wilt weten, et voila, het antwoord staat er binnen seconden. Daarnaast geef je makkelijk aan hoe je dit wilt weergeven, bijvoorbeeld in een grafiek of een tabel.

Voor wie interessant?

Deze tip is vooral erg handig voor zorgprofessionals die wel graag data of reviews verzamelen, maar niet zo sterk zijn (of weinig tijd hebben) in de analyse daarvan. Denk hierbij aan:

1. Teamleiders in de wijkzorg: snel overzicht van feedback uit cliëntvragenlijsten.
2. HR- en opleidingscoördinatoren: analyseren van medewerkerstevredenheid of scholingsregistraties.
3. Kwaliteitsmedewerkers: trends en patronen in cliënt- en medewerkerdata zichtbaar maken voor audits en verbeterplannen.

Met Gemini wordt het analyseren van de antwoorden geen lastige en tijdrovende klus meer, maar een slimme ondersteuning om sneller te leren en betere zorg te leveren.

Probeer het eens uit!

Klik hier om te zien hoe je de Gemini functionaliteit gebruikt om je Google Form resultaten te analyseren.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!