Heb je na elk overleg moeite om de belangrijkste besluiten en actiepunten te onthouden? Mis je weleens een cruciaal detail van een bespreking? Met Google Documenten maak je moeiteloos professionele notulen die iedereen makkelijk kan inzien en die altijd up-to-date zijn. Weg met onleesbare krabbels en verspreide informatie!

Met Google Documenten maak je eenvoudig digitale notulen voor al je overleggen. Je kunt tijdens de meeting direct typen, actiepunten toevoegen, besluiten vastleggen en zelfs de notulen live met anderen delen. Het biedt een gestructureerde manier om informatie vast te leggen en zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde, actuele versie van de notulen. Een bijzonder handige functie is de mogelijkheid om direct vergaderingsnotulen in te voegen die automatisch details uit je Google Agenda halen.

Waarom is dit handig?

Overzicht en structuur: Je legt alle belangrijke informatie, besluiten en actiepunten gestructureerd vast, waardoor je na het overleg direct een helder overzicht hebt.

Snelle start: Met de speciale @-functie voor notulen worden datum, deelnemers en agendapunten automatisch ingevuld, wat je veel tijd bespaart.

Realtime samenwerking: Meerdere personen kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken, notities toevoegen en aanvullen, wat ideaal is voor teamoverleggen.

Altijd toegankelijk: Je notulen zijn veilig opgeslagen in de cloud en overal en altijd toegankelijk via elk apparaat met internettoegang (computer, tablet, smartphone).

Geen informatieverlies: Belangrijke details gaan niet verloren, omdat alles direct digitaal wordt vastgelegd.

Eenvoudig delen: Deel notulen eenvoudig met deelnemers en afwezigen, zodat iedereen op de hoogte is van de uitkomsten en actiepunten.

Zoekfunctionaliteit: Vind specifieke informatie snel terug met de zoekfunctie, zelfs maanden later.

Voor wie interessant?

Deze tip is interessant voor iedereen die regelmatig deelneemt aan of verantwoordelijk is voor het notuleren van overleggen, zoals zorgmanagers, teamleiders, coördinatoren en verpleegkundigen. Eigenlijk voor iedereen die gestructureerd wil werken en ervoor wil zorgen dat informatie na een overleg helder en toegankelijk is.

Wat levert het op?

✅ Structuur
✅ Duidelijke taken & informatie
✅ Meer aandacht

Interessant! Maar hoe?

1. Open Google Documenten:

• Ga naar docs.google.com in je webbrowser.
  Of klik op het Docs-icoontje (blauw vel papier met lijntjes) in de Google apps launcher (het negenpuntjes-raster) in Gmail, Google Drive, of Google Agenda.

2. Maak een nieuw document aan of start direct met notuleren:

• Als je al in een leeg Google Document bent, typ je simpelweg @notulen. Er verschijnt dan een pop-up met je aankomende vergaderingen uit Google Agenda. Selecteer de vergadering waarvoor je notulen wilt maken. Google Documenten voegt dan automatisch de datum, deelnemers en agendapunten in.

3. Geef je notulen een titel:

• Typ bovenaan de pagina (waar ‘Naamloos document’ staat) een duidelijke titel, bijvoorbeeld “Notulen Teamoverleg [Datum]” of “Bespreking Cliënt X – [Datum]”.

4.  Voeg structuur toe:

• Als je de @notulen-functie hebt gebruikt, staat de basisinformatie (datum, deelnemers, agenda) er al. Vul deze eventueel aan met afwezigen, voorzitter en notulist.
• Gebruik koppen (Kop 1, Kop 2) voor agendapunten. Ga naar het menu ‘Opmaak’ > ‘Alineastijlen’ of selecteer een stijl in de werkbalk bovenaan. Dit maakt je notulen overzichtelijk en zorgt dat je later makkelijk door het document kunt navigeren via de inhoudsopgave.
• Maak voor actiepunten een opsomming of nummering. Je kunt zelfs de taak aan een persoon toewijzen en een deadline noemen.

5. Mail je notulen:

Wil je de notulen direct vanuit Google Documenten versturen of delen? Dat is zo geregeld!

• Via e-mail: Klik rechtsboven op het blauwe envelop-icoontje. Er opent dan automatisch een e-mailconcept in Gmail met de link naar je notulen al in de body. Voeg de ontvangers toe, schrijf een korte boodschap en verstuur!
• Via Drive: Natuurlijk kun je de notulen ook altijd delen via Google Drive. Dit is handig als je al een gedeelde map hebt voor je team. Klik rechtsboven op de groene knop ‘Delen’ om specifieke personen toe te voegen met lees- of bewerkrechten, of om de link te kopiëren en ergens anders te plakken. Alle wijzigingen die je in het document aanbrengt, zijn direct zichtbaar voor iedereen met wie je het document hebt gedeeld.

Optionele handige functies:

• Opmerkingen toevoegen: Selecteer een stuk tekst en klik op het ‘Opmerking toevoegen’-icoontje (plusje in een tekstballonnetje) om een vraag te stellen of een suggestie te doen. Handig voor discussiepunten.

Toch behoefte aan een visuele uitleg? We leggen het ook met een video uit!

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Wil je tijdens een grote vergadering deelnemers opsplitsen in kleinere groepen? Of organiseer je een workshop en wil je de deelnemers laten brainstormen in subgroepen? Dat kan eenvoudig met break-outruimtes in Google Meet. Deze functie maakt het mogelijk om deelnemers tijdelijk te verdelen over aparte, kleinere sessies, zodat ze gericht kunnen samenwerken of discussiëren, om daarna weer terug te keren naar de hoofdvergadering.

Waarom is dit handig?

Soms zijn grotere groepen lastig te managen, zeker bij workshops, trainingen of brainstormsessies. Door deelnemers in kleinere groepen te verdelen, moedig je betrokkenheid aan. Deelnemers voelen zich vaak comfortabeler om in een kleinere groep het woord te nemen. Daarnaast zorgt het voor gerichte samenwerking op specifieke onderwerpen of opdrachten en draagt het bij aan efficiënt vergaderen.

Break-outruimtes zijn aparte, kleinere ‘sub-vergaderingen’ binnen je hoofdvergadering. Als host kun je deze ruimtes beheren en je kunt zelf ook de ruimtes bezoeken om de deelnemers te ondersteunen, even in te checken of te kijken hoe het met een opdracht staat. Zodra de aparte sessie voorbij is, kun je de deelnemers met één klik weer terugbrengen naar de hoofdvergadering.

Voor wie interessant?

Deze tip is vooral handig voor collega’s die regelmatig trainingen, workshops of brainstormsessies organiseren. Het helpt niet alleen om de aandacht erbij te houden tijdens langere vergaderingen, maar geeft deelnemers ook de mogelijkheid om opdrachten in een kleinere groep uit te werken, wat leidt tot een beter resultaat.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een break-out ruimte aanmaakt, lichten we stap voor stap toe.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je soms moeite om je Google Docs overzichtelijk te houden? Wil je snel en eenvoudig koppen, opsommingen of checklists maken? Met een paar simpele tekens kun je direct de juiste opmaak toepassen. 

Waarom is dit handig?

Google Docs herkent nu speciale tekens, ook wel Markdown genoemd. Dit betekent dat je niet meer handmatig naar de opmaakbalk hoeft te gaan om een kop of lijst te maken. Je typt gewoon de juiste tekens in en Google Docs doet de rest! Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je document er altijd netjes uitziet.

Voor wie interessant?

Deze tip is ideaal voor iedereen die veel verslagen, protocollen of andere tekstdocumenten opstelt. Denk aan notulen van een overleg of het schrijven van een nieuw beleidsdocument. Het helpt je om snel en consistent koppen te gebruiken en zorgt voor een logische structuur. Dit maakt het document niet alleen voor jou, maar ook voor je collega’s makkelijker leesbaar.

Wat levert het op?

✅ Structuur
✅ Overzichtelijke documenten
✅ Betere leesbaarheid

Interessant! Maar hoe?

Zo kun je de opmaak direct toepassen:

Koppen:

• Voor een grote kop, type # gevolgd door een spatie.
• Voor een kleinere kop, type ## gevolgd door een spatie.
• Voor een nog kleinere kop, type ### gevolgd door een spatie.

Opsommingen:

• Gebruik of gevolgd door een spatie voor een punt.

Checklists:

• Gebruik [ ] gevolgd door een spatie voor een aankruisvakje.

Doorhalen:

• Gebruik ~ vóór en ná de tekst die je wilt doorhalen, bijvoorbeeld:
  ~dit is doorgestreepte tekst~.

Zien hoe je dit in de praktijk toepast? Bekijk dan deze uitleg over Markdown gebruiken in Google Documenten.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Heb je een afspraak die elke week op een vaste dag terugkomt? Of een overleg dat je iedere twee weken op een dinsdag hebt? Je hoeft niet meer handmatig elke afspraak in te plannen. Met Google Agenda kun je een terugkerende afspraak eenvoudig instellen. Dat scheelt een hoop tijd!

Herkenbaar?

Google Agenda biedt de mogelijkheid om een afspraak te herhalen. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks, maar je kunt het ook aanpassen naar je eigen wensen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een afspraak elke twee weken op een dinsdag terugkomt, of elke maand op de 15e. De afspraak verschijnt dan automatisch in je agenda op de dagen die je hebt gekozen, zonder dat je deze elke keer opnieuw hoeft in te voeren.

Waarom is dit handig?

Dit zorgt ervoor dat je agenda altijd up-to-date is en je geen belangrijke afspraken meer mist. Het is ook handig voor de collega’s die je uitnodigt, want zo weet iedereen waar ze aan toe zijn. Het zorgt er ook voor dat iedereen automatisch op de hoogte blijft.

Voor wie interessant?

Deze tip is handig voor iedereen die regelmatig terugkerende overleggen heeft. Denk aan een wekelijks teamoverleg, een tweewekelijkse afstemming met een andere afdeling of een maandelijkse vergadering over projectvoortgang. In plaats van elke keer een nieuwe afspraak in te plannen, zet je het één keer goed vast en de rest regelt Google Agenda voor je. Dit is niet alleen handig voor jezelf, maar ook voor de collega’s die je uitnodigt. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn en wordt iedereen automatisch op de hoogte gehouden.

Wat levert het op?

✅ Je bespaart tijd

✅ Je mist geen afspraken meer

✅ Overzichtelijke agenda

Interessant! Maar hoe?

Hoe je dit doet, leggen we stap voor stap uit.

1. Open Google Agenda via je webbrowser.

2. Klik linksboven op de knop Maken.

3. Geef de afspraak een titel en voeg eventueel andere details toe.

4. Onder de datum en tijd zie je de optie ‘Niet herhaald‘. Klik hierop.

5. Nu verschijnt er een lijst met herhalingsopties. Als je de afspraak dagelijks, wekelijks of maandelijks wilt laten terugkomen, kun je hier een keuze maken. Voor een specifieke herhaling klik je op Aangepast.

6. In het venster ‘Aangepaste herhaling‘ kun je precies instellen hoe vaak de afspraak moet terugkomen. Je kunt kiezen voor:

• • Herhalen elke: Hier bepaal je de frequentie (bijvoorbeeld elke 2 weken).
  • Op: Hier vink je aan op welke dag(en) van de week de afspraak moet plaatsvinden (bijvoorbeeld elke dinsdag en donderdag).
  • Eindigt: Hier kun je aangeven wanneer de herhaling moet stoppen: nooit, op een specifieke datum of na een bepaald aantal keren.

7. Klik op Klaar en vervolgens op Opslaan.

Google Agenda plant de afspraak nu automatisch in op de dagen die je hebt gekozen.

Visuele uitleg

Toch liever de stappen in een handleiding? Klik op onderstaande link voor een stap-voor-stap uitleg!

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!