Kost het plannen van een afspraak met collega’s je vaak veel tijd? En wil je een duidelijk overzicht van elkaars beschikbaarheid zonder elke keer te hoeven vragen? Door je Google Agenda te delen, krijg je direct inzicht en plan je afspraken in een handomdraai!

Herkenbaar?

Het delen van je Google Agenda zorgt ervoor dat collega’s (of zelfs externe partijen) je beschikbaarheid kunnen zien, waardoor het plannen van vergaderingen of overlegmomenten veel eenvoudiger wordt. Google Agenda biedt verschillende toegangsniveaus, van alleen het zien van je beschikbaarheid tot het volledig kunnen bewerken van afspraken.

Waarom is dit handig?

Dit is ontzettend handig om efficiëntie te verhogen en miscommunicatie te voorkomen. Je behoudt altijd zelf de controle over wie wat mag zien en doen. Dit lost het probleem op van eindeloos heen en weer mailen over een geschikt tijdstip en zorgt voor een transparante en gestroomlijnde samenwerking.

Voor wie interessant?

Deze tip is met name interessant voor teamleiders, zorgcoördinatoren en iedereen die een overzicht moet houden van de beschikbaarheid van het team. Denk bijvoorbeeld aan een teamleider die snel wil zien wanneer een verpleegkundige beschikbaar is voor een werkoverleg, zonder dat deze persoon zijn of haar agenda fysiek hoeft te laten zien. Ook is het nuttig voor zorgplanners die roosters moeten maken en inzicht nodig hebben in de beschikbaarheid van het personeel. Bovendien kan het bijdragen aan een betere balans tussen werk en privé, omdat iedereen op de hoogte is van de geplande afspraken en afwezigheid.

Wat levert het op?

✅ Efficiënter plannen

✅ Houdt overzicht op de planning

✅ Transparantie

Interessant! Maar hoe?

Hoe je jouw agenda deelt met je collega’s, leggen we stap voor stap uit:

• Open je agenda via calendar.google.com
• Klik rechts van je persoonlijke agenda op de 3 puntjes: Instellingen en delen.
• Klik links op: Gedeelt met
• Klik onder Gedeelt met onder je eigen mailadres op: Mensen en groepen toevoegen.
• Voeg het e-mailadres van de persoon of Google-groep toe.

Visuele uitleg

Toch liever de stappen in een handleiding? Klik op onderstaande link voor een stap-voor-stap uitleg!

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Voelt jouw mailbox soms als een eindeloze takenlijst? En raak je het overzicht kwijt van welke mails nog actie vereisen? Maak van die e-mails dan direct een taak in Google Tasks. Zo raak je geen taken meer kwijt en maak je je mailbox overzichtelijker.

Herkenbaar?

Google Tasks is een handige, simpele tool om taken aan te maken en af te vinken. Door een e-mail in Gmail direct om te zetten in een taak, kun je die e-mail archiveren of verplaatsen zonder dat je de taak vergeet. Bovendien kun je de taak extra context geven, zoals een vervaldatum en notities. Zo verlaag je het risico op overvolle mailboxen en weet je altijd wat je prioriteiten zijn.

Waarom is dit handig?

Door taken aan te maken vanuit Gmail zorg je voor een duidelijk overzicht van taken die je moet doen, en een opgeruimde mailbox. Hierdoor creëer je rust in je hoofd, inbox en een goede planning.

Voor wie interessant?

Deze tip is met name interessant voor zorgprofessionals die veel per mail communiceren over bijvoorbeeld een cliënt of project. Het is heel eenvoudig om uit de overvolle mailbox de belangrijkste acties eruit te pikken en een taak aan te maken met een deadline. Zo kun je de rest van de mails archiveren en houd je de mailbox overzichtelijk. Bijvoorbeeld een mail van een collega over een specifieke casus die je nog moet oppakken: maak er direct een taak van en archiveer de mail. Zo vergeet je het niet en houd je je mailbox netjes.

Wat levert het op?

✅ Duidelijke takenlijst

✅ Strakke planning

✅ Opgeruimde mailbox

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een taak aanmaakt vanuit Gmail, leggen we stap voor stap uit.

1. Open Gmail op je computer.

2. Open een e-mail.

3. Klik bovenaan op Toevoegen aan Tasks

• • Als je Toevoegen aan Tasks  niet kunt vinden, klik je op de 3 puntjes  -> Toevoegen aan Tasks.

Tip: Je kunt ook een e-mail naar het zijvenster van Gmail slepen:

1. Klik in Gmail aan de rechterkant op Tasks.

• • Als je Tasks niet kunt vinden in Gmail, klik je rechtsonder op ‘Zijvenster tonen’.

2. Sleep de e-mail naar het zijvenster.

Visuele uitleg

Toch liever de stappen in een handleiding? Klik op onderstaande link voor een stap-voor-stap uitleg!

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Vraag jij je weleens af waar al je tijd naartoe gaat tijdens een drukke werkweek? Of wil je in één oogopslag zien hoeveel tijd je besteedt aan verschillende type afspraken? Met kleurlabels in Google Agenda kun je niet alleen je afspraken visueel organiseren, maar ook waardevolle inzichten krijgen in hoe je je tijd verdeelt. Zo krijg je controle over je planning en kun je bewustere keuzes maken!

Herkenbaar?

Kleurlabels in Google Agenda zijn meer dan alleen een visuele verbetering van je agenda. Door verschillende kleuren toe te kennen aan verschillende typen afspraken krijg je direct inzicht in hoe je agenda eruitziet en waar je tijd naartoe gaat. Denk bijvoorbeeld aan:

• Vergaderingen
• Projectwerk
• Administratie
• Persoonlijke tijd

Waarom is dit handig?

Het echte voordeel zit in de Tijdsinzichten-functie van Google Agenda. Deze analyseert automatisch je gelabelde afspraken en toont je overzichtelijke grafieken van je tijdverdeling. Je kunt bijvoorbeeld zien dat je 40% van je tijd besteedt aan vergaderingen, 30% aan projectwerk en 20% aan administratie. Deze inzichten helpen je om je planning te optimaliseren. Het is aan jou welke labels je wil toevoegen en welke naam je de labels geeft.

Daarnaast zorgen kleurlabels voor een rustigere en beter overzichtelijker agenda. In plaats van een chaos van afspraken zie je direct patronen en kun je snel onderscheid maken tussen verschillende typen activiteiten. Dit helpt bij het plannen van je dag en het bewaken van je werk-privé balans.

Voor wie interessant?

Deze tip is perfect voor iedereen die meer grip wil krijgen op hun tijdmanagement en zichzelf soms afvraagt ‘waar gaat mijn tijd naartoe’?

Dit is met name interessant voor zorgprofessionals zoals verpleegkundigen, artsen en psychologen die hun tijd verdelen over verschillende werkzaamheden, zoals:

• Verpleegkundigen die tijd besteden aan directe patiëntenzorg (kleur groen), overleggen met artsen (kleur blauw) en administratie (kleur rood). Door dit inzicht kan de verpleegkundige zien of de verhouding tussen de taken klopt.
• Artsen die een mix hebben van patiëntgesprekken (kleur oranje), administratie (kleur rood) en teamoverleg (kleur paars). Dit helpt bij het optimaliseren van de werkweek en het bewaken van de werk-privébalans.
• Psychologen die tijd besteden aan therapiesessies (kleur geel), administratie (kleur rood) en intervisie (kleur blauw). Door de kleurlabels weet de psycholoog precies hoeveel tijd er in de week beschikbaar is voor nieuwe patiënten, en kan hij/zij gerichter plannen.

Wat levert het op?

✅ Inzicht in je tijdsbesteding

✅ Grip op je planning

✅ Een overzichtelijkere agenda

Interessant! Maar hoe?

Hoe je labels toevoegt aan je Google agenda, leggen we stap voor stap uit. Klik op onderstaande link voor de handleiding!

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!

Wist je dat je een Google Meet-vergadering al vóór de start volledig kunt voorbereiden?
Door direct in Google Agenda de hostbeheeropties in te stellen, bepaal jij wie de sessie mag starten, presenteren of deelnemen — nog voordat de vergadering begint. Zo houd je de regie in handen vanaf het eerste moment.

Herkenbaar?

Je hebt een Google Agenda-afspraak gepland, maar je sluit zelf later aan. Ondertussen moeten de andere deelnemers wachten tot jij de meeting start. Of: meerdere deelnemers willen presenteren of hun scherm delen, maar dat kan alleen als jij het toestaat.

De oplossing:
Zet Hostbeheer aan in Google Meet! Zo kun je vooraf instellen dat anderen alvast de vergadering kunnen starten en dat alle deelnemers hun scherm kunnen delen of presenteren, zonder dat jij er eerst bij hoeft te zijn.

Waarom is dit handig?

Hostbeheer geeft jou als organisator van een Google Meet-sessie extra opties. Je kunt bijvoorbeeld bepalen wie de microfoon kan gebruiken, wie zijn scherm mag delen, en wie alleen mag meekijken. Het is superhandig als:

• Je later aansluit: Voorkom dat collega’s moeten wachten totdat jij er bent. Met Hostbeheer kunnen zij de Meet al in en zelfs beginnen, zonder jou. Dit is ideaal als je bijvoorbeeld tussen patiëntafspraken door even snel een overleg inplant.
• Je wilt dat anderen presenteren: Geef specifieke collega’s de mogelijkheid om te presenteren of hun scherm te delen, zonder dat iedereen dat kan. Denk aan een multidisciplinair overleg waarbij alleen de specialist de resultaten presenteert.
• Je een grote groep hebt: Bij grotere sessies, zoals een teamoverleg met veel deelnemers, kun je instellen dat de meeste mensen alleen mogen kijken, terwijl een paar collega’s wel actief kunnen meedoen. Dit zorgt voor een rustige en gestroomlijnde vergadering, wat de aandacht voor belangrijke informatie bevordert.

Voor wie interessant?

Deze tip is vooral handig voor jou als je regelmatig Google Meet-sessies organiseert in de zorg, zoals:

• Zorgcoördinatoren: Als je een Meet opzet voor een teamoverleg of een casusbespreking, maar je bent zelf niet direct beschikbaar aan het begin.
• Specialisten of teamleiders: Wanneer je een presentatie geeft aan een grotere groep collega’s en je wilt de controle houden over wie kan spreken of presenteren. Denk aan een instructie over nieuwe richtlijnen.

Wat levert het op?

✅ Soepelere vergadering

✅ Controle en efficiëntie

✅ Flexibiliteit

Interessant! Maar hoe?

Hoe je Hostbeheer aanzet, leggen we stap voor stap uit. Klik op onderstaande link voor een stap-voor-stap uitleg!

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden. Eerder gemailde tips kun je hier terugvinden!