Tip van de Week: Vind die ene e-mail met geavanceerde Gmail-zoekopdrachten

Willem van der Velden

Raak je weleens gefrustreerd door het eindeloos scrollen en zoeken naar specifieke e-mails? Gmail biedt slimme zoekoperatoren en geavanceerde zoekfuncties die je helpen razendsnel de juiste berichten te vinden!

Wist je dat…..

….De zoekbalk van Gmail veel krachtiger is dan je misschien denkt? Met speciale zoekoperatoren en geavanceerde zoekopties kun je supersnel precies die ene e-mail vinden die je zoekt, zonder urenlang te zoeken door je volledige mailbox. Of het nu gaat om e-mails met bijlagen, berichten van een specifieke afzender, of e-mails binnen een bepaalde tijdsperiode – deze zoektrucs maken je e-mailbeheer een stuk efficiënter.

Hier zijn enkele krachtige Gmail-zoekoperatoren die je direct kunt toepassen:

  • from:naam@bedrijf.nl: Toont alle e-mails van een specifieke afzender
  • to:naam@bedrijf.nl: Toont alle e-mails die je naar een specifiek e-mailadres hebt gestuurd
  • has:attachment: Vindt alleen e-mails met bijlagen
  • before:2024/01/01: Zoekt e-mails van vóór een specifieke datum
  • after:2024/01/01: Zoekt e-mails na een specifieke datum
  • subject:projectvoorstel: Zoekt e-mails met een specifiek onderwerp
  • in:sent: Doorzoekt alleen je verzonden berichten
  • in:inbox: Doorzoekt alleen je inbox

Praktijkvoorbeeld: Stel, je bent betrokken bij een project voor een nieuw intranet en zoekt alle e-mails met offertes van de laatste twee maanden. Met de operator has:attachment after:2024/09/01 subject:offerte vind je precies die e-mails in een paar seconden.

Hoe gebruik je deze zoekoperatoren?

  • Klik op de zoekbalk bovenaan je Gmail
  • Typ de gewenste zoekoperator
  • Druk op Enter
  • Gmail toont direct de gefilterde resultaten

Slimme tip: Ontdek de geavanceerde zoekfunctie!

Wist je dat Gmail een handige ‘Geavanceerd zoeken’ knop heeft die het samenstellen van complexe zoekopdrachten nog eenvoudiger maakt? Naast de hierboven genoemde zoekoperatoren kun je via deze functie heel precies filteren zonder dat je de exacte zoekoperatoren uit het hoofd hoeft te leren.

Voor wie?

Deze tip is ideaal voor iedereen die dagelijks met e-mail werkt: van medewerkers in de ondersteuning en projectmanagers tot verpleegkundigen en stagiaires. Stel je voor dat je direct alle e-mails van je projectmanager met offertes kunt vinden, of in één keer alle documenten met bijlagen kunt opsporen.

Interessant! Maar hoe?

Hoe gebruik je ‘Geavanceerd zoeken’? Klik op onderstaande link voor de uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 


Tip van de Week: De zichtbaarheid van afspraken aanpassen in Google Agenda

Charlotte Tomassen

Wil jij ook weleens je afspraakdetails in je agenda niet leesbaar maken voor je collega’s? Dan is deze tip echt voor jou!

Wist je dat…..

….Vaak heb je je agenda gedeeld en kunnen veel collega’s je agenda en afspraken inzien. Maar wist je dat je deze zichtbaarheid ook per afspraak kunt aanpassen? Handig wanneer je bijvoorbeeld afwezig bent vanwege een privé afspraak, een verrassing organiseert voor een collega, of het een vertrouwelijk onderwerp betreft.

Je hebt hierin 3 mogelijkheden:

  • Standaard zichtbaarheid: Afspraken in je agenda zijn zichtbaar voor iedereen, tenzij dit door de beheerder anders is ingesteld, bijvoorbeeld “status bezet”.
  • Openbaar Als je je agenda openbaar deelt, zijn je afspraken uit Gmail zichtbaar voor iedereen aan wie je agenda wordt getoond.
  • Privé Afspraken uit Gmail zijn zichtbaar voor jou en voor specifieke mensen die wijzigingen kunnen aanbrengen in je agenda. Voor mensen aan wie je agenda alleen wordt getoond, staat bij elke afspraak uit Gmail de status Bezet.

Voor wie?

Deze tip is handig voor iedereen die weleens een verrassing organiseert voor een collega, bijvoorbeeld voor een jubilea in het zorgteam.

Interessant! Maar hoe?

De zichtbaarheid van afspraken aanpassen in Google Agenda, lichten we stap voor stap toe. Klik op de link voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 


Tip van de Week: Werktijden en werklocaties toevoegen aan Google Agenda

Martijn Boer

Krijg jij regelmatig uitnodigingen voor afspraken op tijden waarop je niet werkzaam bent of uitnodigingen voor een afspraak op een andere locatie dan je die dag aanwezig bent?
Dit is uiteraard niet handig! Deze tip kan je dit helpen te voorkomen door aan te geven waar en wanneer je beschikbaar bent.

Wist je dat…..

….Je door het toevoegen van je werktijden en locaties wordt het voor anderen makkelijker te zien waar en wanneer je beschikbaar en aanwezig bent, bijvoorbeeld voor de ondersteuning, die regelmatig op locatie werkt. Hiermee kan je helpen te voorkomen dat je uitnodigingen krijgt buiten jouw aangegeven werktijden of op locaties waarop je de betreffende dag niet aanwezig zal zijn. Handig om te voorkomen dat je afspraken steeds moet afzeggen of verplaatsen.

Voor wie?

Deze tip is vooral interessant als je vaak uitnodigingen ontvangt buiten je werktijden, werkt op onregelmatige tijden en/of steeds op wisselende locaties. Door de tijden en locaties toe te voegen aan jouw agenda, wordt voor collega’s (en eventueel externe contacten) inzichtelijk of je daadwerkelijk beschikbaar bent of aanwezig bent op de locatie, zodat ze hier ook rekening mee kunnen houden met het versturen van uitnodigingen. Ideaal wanneer je ondersteuning biedt op zorglocaties.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je werktijden en locatie toevoegt aan je agenda, lichten we stap voor stap toe. Klik op het plaatje of onderstaande button voor een uitgebreide uitleg.

Bekijk hier de volledige uitleg

Extra tip! 

Werklocaties direct toevoegen in je agenda? Bekijk de extra tip hoe je dit doet!

Bekijk hier de extra tip!

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 


Beter, makkelijker en leuker: een nieuwe IT-strategie voor ziekenhuizen

Matthias van Alphen

Bijna alle ziekenhuizen in Nederland draaien op Microsoft-varianten die verouderd zijn. Zo ontstaat veel ‘IT voor IT’: plak- en pleisterwerk moet de boel bij elkaar houden. Dat geeft enorme veiligheidsrisico’s en maakt het werk er niet gemakkelijker op. Bovendien stopt Microsoft de ondersteuning in oktober 2025, onder het motto ‘alles in de Cloud’. Daarom is dit volgens Matthias van Alphen hét moment om de IT-strategie te heroverwegen.

Matthias van Alphen is een man met een missie. Hij wil de zorg beter, makkelijker en leuker maken. Daarvoor heeft hij Adapta opgericht, een organisatie die zich volledig focust op technologie voor de zorg. Maar hoe kan het beter? “Door makkelijk online samen te werken”, zegt Van Alphen. “Daarin moeten bestuurders – en vooral ziekenhuisbestuurders – een bewuste keuze maken tussen Microsoft en Google.”

Alternatief bekijken

Jarenlang heeft hij een directiefunctie gehad in de ouderenzorg. Matthias van Alphen was eindverantwoordelijke voor de wijkzorg bij Amstelring en dus ook voor de ICT. Hij werkte er altijd met Microsoft, totdat hij tegen ‘iets pietluttigs’ opliep dat veel geld zou kosten. Toen richtte hij zijn blik op Google-applicaties. Matthias van Alphen: “Dat was het moment dat het kwartje viel. Als je ziet wat het scheelt aan beheer, kosten en gemak, dan vind ik dat elke zorgbestuurder bijna verplicht is om op zijn minst naar een alternatief te kijken.” Het beviel Matthias van Alphen zo goed dat hij besloot om zelf een bedrijf op te richten om daarbij te helpen.

Ruimte voor innovatie

Iedereen die wel eens een computer opstart in een ziekenhuis herkent het probleem: inloggen duurt heeeeel lang. Mensen gaan ondertussen koffie halen. Dat komt doordat de IT-infrastructuur niet alleen verouderd is, maar ook heel veel onderhoud vergt. Matthias van Alphen: “Meestal zitten zo’n twintig IT’ers het kaartenhuis omhoog te houden. Dat onderhoud kost zoveel tijd en energie, dat er helemaal geen ruimte is voor échte innovatie. En dat is toch waar het in een ziekenhuis om draait.”

Bokswedstrijd

Er is op dit moment in Nederland maar enkele ziekenhuizen die hun architectuur hebben gemoderniseerd, zegt Van Alphen. De rest zit op legacy-varianten van Microsoft. Ondanks de aankondiging van de tech-gigant is er maar weinig urgentiebesef binnen de ziekenhuiszorg. Bovendien richten de meeste ziekenhuizen automatisch zich op een overstap naar de Microsoft-cloud. “Ze denken dat het bijna hetzelfde is, dus een kleine stap, maar dat is onzin”, aldus Matthias van Alphen. “Een organisatie moet dan ook een complete migratie uitvoeren, gebruikers gaan trainen en data overzetten. Daar komt bij dat Microsoft in toenemende mate onder druk staat vanwege grote beveiligingsincidenten, terwijl Google een nagenoeg leeg A4 heeft als het om grote incidenten gaat. En er zijn compleet andere contractvoorwaarden. Je kunt dus net zo goed naar een alternatief als Google Workspace kijken.” Als CIO’s of CMIO’s gaan vergelijken, dan kan Van Alphen de uitkomst al voorspellen. In een blog beschrijft hij het duel Microsoft-Google als een bokswedstrijd waarin Google acht knock-outs uitdeelt. De grootste klap? Google wint het ruim op kosten.

Hackathon

In het buitenland draaien talloze ziekenhuizen op Google. In Nederland heerst er koudwatervrees. Ziekenhuizen blijven nog weg omdat Google Cloud geen ‘proven technology’ is en onbekend maakt onbemind. Maar zo onbekend is Google niet, betoogt Van Alphen. “Mensen werken thuis met de zoekmachine, met Gmail of met YouTube. Dus je hebt niet veel adoptieproblemen.” Een ander belangrijk argument om bij Microsoft te blijven is het gebruik van het Imprivata, de single sign-on om overal bij je werkdocumenten te kunnen. Die zou alleen maar werken op Microsoft, maar onlangs heeft Adapta via een hackathon aangetoond dat het ook heel goed op Google Chrome kan. Matthias van Alphen: “In een ziekenhuis hebben we Citrix laten draaien in een virtuele omgeving met ChromeOS van Google. En daarbinnen draaiden het EPD en Imprivata. Het bleek niet alleen veilig, maar ook veel sneller te werken. Omdat het internetcomputers zijn, worden de apparaten automatisch geüpdatet naar de laatste versie. Ondertussen kun je gewoon doorwerken.”

Overstap

Inmiddels zijn meerdere ziekenhuizen zich serieus aan het oriënteren, zegt Van Alphen. “Voor de eerste ziekenhuizen kan een overstap naar Google financieel heel aantrekkelijk zijn. Tegelijkertijd is Microsoft er alles aan gelegen dat er geen ziekenhuis overgaat. Als bestuurder kun je dit spel heel slim spelen. Dus dit is hét moment.”

Wil je hier even over sparren? Neem gerust contact met ons op!


Tip van de Week: Een gepersonaliseerde handtekening in een gedeelde mailbox

Tim Koorevaar

Met een gepersonaliseerde handtekening in een gedeelde mailbox kun je ervoor zorgen dat de ontvanger ziet dat de mail van jou komt, zonder dat je de voordelen van een gedeelde mailbox verliest.

Wist je dat…..

….In een gedeelde mailbox is standaard vaak één gezamenlijke handtekening ingesteld. Dit kan handig zijn, maar soms wil je laten zien dat jij als specifieke afzender achter een mail staat. Denk bijvoorbeeld aan een direct contactmoment of een situatie waarbij je jouw rol wilt benadrukken.

Met een gepersonaliseerde handtekening kun je jouw naam, functie en eventueel een directe contactmogelijkheid toevoegen, zodat je een persoonlijke touch toevoegt aan de communicatie, zelfs vanuit een gedeelde mailbox. Wel zo persoonlijk!

Voor wie?

Deze tip is met name interessant voor collega’s die veel werken met gedeelde mailboxen. Denk bijvoorbeeld aan zorgverleners die een mail beantwoorden namens het team, maar toch willen laten zien dat de boodschap persoonlijk van hen komt.

Ook receptionisten, die vaak via een gezamenlijke mailbox communiceren kunnen baat hebben bij een persoonlijke handtekening. Zo kunnen ze duidelijk maken wie de afzender is en de voordelen van een gedeelde mailbox blijven behouden.

Interessant! Maar hoe?

Hoe je een persoonlijke handtekening in een gedeelde mailbox instelt en gebruikt, lichten we stap voor stap toe. Klik hiervoor link.

Bekijk hier de volledige uitleg

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze tip? Ons support team staat voor je klaar!
Stuur gerust een mail naar support@adapta.nl.

Wekelijks een tip in de mailbox

Handig?  Via onze Tip van de Week nieuwsbrief sturen we je wekelijks onze beste tips toe.  Handig voor jou én je collega’s. Via deze pagina kan je jezelf hiervoor aanmelden.

 

 

 


Community event Data Loss Prevention (DLP) in Google Workspace gemist?

Ben je verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging binnen een zorgorganisatie die gebruik maakt van Google Workspace? Dan was deze eerste meetup van onze Adapta Workspace Community iets voor jou! Adapta nodigde IT-managers, informatiebeveiligers en beheerders uit voor een exclusieve sessie waarin we de kracht van Data Loss Prevention (DLP) in Google Workspace bespraken. Ontdek hoe je met DLP-tools gevoelige gezondheidsinformatie kunt beschermen en tegelijkertijd kunt voldoen aan de strenge eisen van de NEN 7510-norm.

Gelukkig hebben we de video nog!

Via onderstaande formulier kun je de video opvragen.

De Adapta Workspace Community 

Dit event is onderdeel van de Adapta Workspace Community. Een besloten groep, speciaal voor IT-professionals binnen de zorg die werken met Google, waar we een unieke plek bieden om met gelijkgestemden te sparren, ideeën uit te wisselen en kennis te delen. Of je nu al werkt met Google Workspace of de mogelijkheden verkent, in onze community ontdek je de beste strategieën voor optimalisatie, veiligheid en efficiëntie in jouw organisatie.