Zorg zonder administratieve rompslomp binnen 5 stappen

Ons huidige zorgstelsel werkt bureaucratie in de hand. Gelukkig kunnen zorgorganisaties zelf al veel doen om administratieve rompslomp te voorkomen. Wij geven alvast 5 tips. 

 

Tip 1: steekproefsgewijs controles toepassen

Stel, wijkverpleegster Anne maakt de overstap naar een ander zorgteam. Dit wordt braaf vastgelegd in het HR-systeem. Vervolgens moeten a; de huidige manager, b; de nieuwe manager en c; afdeling personeelszaken deze mutatie goedkeuren. Dit kost meestal een aantal dagen omdat iedereen op elkaar moet wachten om te kunnen accorderen.

Of, diezelfde Anne gaat meer uren draaien. Ook dit moet weer administratief langs alle poortjes, met maar al te vaak nog een schriftelijke bevestiging naar Anne. Dat is echt niet nodig. De nieuwe uren vindt Anne gewoon op haar loonstrook die geldt als een bevestiging van gemaakte afspraken.

Het steekproefsgewijs checken van wijzingen werkt vaak beter. Want bij 99% van de collega’s gaat een administratieve wijziging doorvoeren supermakkelijk en hoeft men niet iedere stap na te gaan. Beter is het om energie te steken in de 1% aan collega’s die het nog niet lukt om zonder problemen een mutatie zelf goed door te voeren.

Tip 2: Schrap ‘exotische’ codevarianten bij urenregistratie

De zorgverzekeringswet verplicht organisaties gemaakte uren te registreren, zodat we de geleverde zorg in rekening kunnen brengen. Gelukkig maakt de branche hier al stappen. Bijvoorbeeld als het gaat om het aantal codes voor het verantwoorden van uren. Vage producten als ‘verpleging speciaal’ en ‘verzorging extra’ hebben tegenwoordig gewoon een code en een integraal tarief gekregen.

Aan de salariskant, bij het registreren en opgeven van gewerkte uren, zijn er nog veel zelfverzonnen codevarianten binnen zorginstellingen. Komen deze omschrijvingen u ook bekend voor: ‘leerling-uren’, ‘OR-uren’ en ‘overleg-extern’?

Terwijl CAO-technisch gezien deze vier varianten voldoende zijn: ‘bereikbaarheid’, ‘vakantie’, ‘verlof’ en ‘aan het werk’.

Worden deze vier consequent toegepast, dan wordt urenregistratie een appeltje-eitje. Het kost de zorgprofessional dan nog maar een paar minuten per week. Dus, al die zelfbedachte extra codes? Weg ermee. Geen enkele autoriteit vraagt erom.

Tip 3: ‘Portalitus’ is te genezen

Voor elke kwaal is er wel een portaal.
In de zorg heerst een overdaad aan portals en app. En met een beetje pech hebben de zorgprofessionals voor iedere portal ook nog aparte inloggegevens en wachtwoorden nodig. Die schrijven ze dan weer op in hun agenda, of op een geeltje. Al die rondslingerende gegevens kunnen weer gevolgen hebben voor de veiligheid van bijvoorbeeld persoonsgegevens.

Voorkom ‘portalitus’ en gebruik de integrale mogelijkheden die een platform als dat van AFAS (meest gebruikt in de HR- en salarisadministratie binnen de zorg) bijvoorbeeld biedt. Met dit platform gebeurt de uitwisseling van documenten zoals arbeidscontracten en het boeken en accorderen van uren allemaal binnen hetzelfde pakket. Geen dubbel werk dus. En allemaal makkelijk binnen één systeem te controleren.

Tip 4: weg met de overload aan eigen protocollen

Het team van Adapta ziet bij veel zorginstellingen eigengemaakte protocollen die ook weer onderhouden moeten worden. Omslachtig, omdat zorgprofessionals onderling vaak al afgestemd hebben hoe om te gaan met protocollen en instrumenten. Onze tip? Kijk eens naar de mogelijkheden van Vilans, een kennisorganisatie voor langdurige zorg. Zij ontsluiten protocollen in de ICT-systemen van de zorgorganisatie.

Tip 5: haal randzaken weg bij de zorgprofessionals

Deze laatste tip is misschien wel de belangrijkste. De zorgprofessional wil alle tijd besteden aan het helpen van cliënten. Alle administratie die niet direct met het bieden van zorg te maken heeft kunnen zorginstellingen bij hen weghouden. Bijvoorbeeld door dit te beleggen bij de ondersteunende teams of binnen IT te ontsluiten.
Om dit te bereiken is wel een bepaalde mindset nodig bij het management, middenkader of serviceteam: wat gaan wij vandaag doen om ervoor te zorgen dat onze zorgprofessionals zo goed mogelijk hun werk kunnen doen? En hoe maken wij hun werk beter, leuker en makkelijker?

Adapta helpt

Met deze 5 tips willen wij je alvast op weg helpen.
Wil je weten hoe je administratieve processen binnen jouw zorginstelling beter kunt stroomlijnen en organiseren?

Bel ons dan via 085 – 06 06 119. We horen graag wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.